Перевірка закупівель, як один із заходів контролю ДАСУ

Держава здійснює безперервний контроль прозорості та ефективності витрачання бюджетних коштів. Стосовно сфери публічних закупівель, то замовники зіштовхуються з різними формами такого контролю у вигляді моніторингу, перевірки, інспектування, аудиту Державною аудиторською службою чи Рахунковою палатою України.

Частиною 4 статті 7 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) визначено, що Рахункова палата, Антимонопольний комітет України, центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, здійснює контроль у сфері публічних закупівель у межах своїх повноважень, визначених Конституцією та законами України.

В даному матеріалі більш детально зупинимося на такому виді контролю як перевірка закупівель. Зрозуміємо, хто має право проводити перевірку та як діяти замовнику.

Відповідно до статті 1 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю» від 26.01.1993 № 2939 (далі – Закон № 2939) здійснення державного фінансового контролю забезпечує центральний орган виконавчої влади, уповноважений Кабінетом Міністрів України на реалізацію державної політики у сфері державного фінансового контролю.

Державна аудиторська служба України (далі - ДАСУ) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра фінансів та який реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю (пункту 1 Положення про державну аудиторську службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 № 43).

Одним із головних завдань ДАСУ є здійснення державного фінансового контролю за дотриманням законодавства про закупівлі.

Так, статтею 5 Закону № 2939 визначено, що контроль за дотриманням законодавства у сфері закупівель здійснюється шляхом проведення:

• моніторингу закупівлі;
• проведення перевірки закупівель;
• державного фінансового аудиту;
• інспектування.

Нагадаємо, що із особливостями проведення моніторингу можна ознайомитися у матеріалі  Моніторинг у публічних закупівлях.

Що таке перевірка закупівель?

Постановою Кабміну від 01.08.2013 № 631 затверджено Порядок проведення перевірок закупівель Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами (далі – Порядок № 631). Перевірка закупівель проводиться щодо замовника за наявності підстав, передбачених Порядком № 631.

До замовників, які здійснюють закупівлі відповідно до  Закону, належать:

1) органи державної влади (орган законодавчої, органи виконавчої, судової влади), та правоохоронні органи держави, органи влади Автономної Республіки Крим, органи місцевого самоврядування, об’єднання територіальних громад;

2) Пенсійний фонд України, цільові страхові фонди зі страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, медичного страхування та страхування на випадок безробіття (далі - органи соціального страхування);

3) юридичні особи, які є підприємствами, установами, організаціями (крім тих, які визначені у пунктах 1 і 2 частини 1 статті 2 Закону) та їх об’єднання, які забезпечують потреби держави або територіальної громади, якщо така діяльність не здійснюється на промисловій чи комерційній основі, за наявності однієї з таких ознак:

• юридична особа є розпорядником, одержувачем бюджетних коштів;
• органи державної влади чи органи місцевого самоврядування або інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі управління юридичної особи;
• у статутному капіталі юридичної особи державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 відсотків;

4) юридичні особи та / або суб’єкти господарювання, які здійснюють діяльність в одній або декількох окремих сферах господарювання, визначених частиною другою статті 2 Закону, та відповідають хоча б одній з таких ознак:

• органам державної влади, органам влади Автономної Республіки Крим, органам місцевого самоврядування або іншим замовникам належить частка у статутному капіталі юридичної особи та/або суб’єкта господарювання в розмірі більше ніж 50 відсотків або такі органи чи інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі юридичної особи та/або суб’єкта господарювання чи правом призначати більше половини складу виконавчого органу або наглядової ради юридичної особи та/або суб’єкта господарювання;
• наявність спеціальних або ексклюзивних прав - прав, наданих у межах повноважень органом державної влади або органом місцевого самоврядування на підставі будь-якого нормативно-правового акта та / або акта індивідуальної дії, що обмежують провадження діяльності у сферах, визначених цим Законом, однією чи кількома особами, що істотно впливає на здатність інших осіб провадити діяльність у зазначених сферах. Не вважаються спеціальними або ексклюзивними права, що надані за результатами конкурсів (тендерів, процедур закупівель), інформація про проведення яких разом з критеріями відбору попередньо оприлюднювалася та була наявна у публічному доступі, можливість участі у таких конкурсах (тендерах, процедурах закупівель) не була обмежена та якщо надання таких прав здійснювалося на основі об’єктивних критеріїв.

Підстави для проведення перевірки закупівлі:

1. виникнення потреби у документальній та фактичній перевірці питань, які не можуть бути перевірені під час моніторингу процедури закупівлі, а саме:
2. укладення договору (договорів) до / без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель відповідно до вимог законодавства;
3. стану виконання умов договору, внесення змін до нього, в тому числі вимог щодо якості, кількості (обсягів) предмета закупівлі, ціни договору;
4. поділу предмета закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедур закупівель/спрощених закупівель у визначеному законодавством порядку.

Це не означає, що за кожним, наприклад, «прямим договором»  ДАСУ буде проводити перевірку. У будь-якому разі перевірка закупівель проводяться за письмовим рішенням керівника органу державного фінансового контролю або його заступника. Однак, саме за наявності вказаної вище  підстави аудитори  найчастіше розпочинають перевірку;

2) наявність доручення або рішення Кабінету Міністрів України, Мінфіну щодо проведення перевірки закупівель.

Вказану підставу застосовують виключно у випадку наявності доручення чи рішення Кабміну чи Мінфіну.

3) виявлення органом державного фінансового контролю вищого рівня під час перевірки (в порядку здійснення контролю за достовірністю висновків органу державного фінансового контролю нижчого рівня) актів перевірки закупівель / висновків про результати моніторингу процедури закупівлі невідповідності їх змісту вимогам законодавства. Перевірка закупівель може бути ініційована органом державного фінансового контролю вищого рівня, якщо розпочато дисциплінарне провадження стосовно посадових або службових осіб органу державного фінансового контролю нижчого рівня, які проводили перевірку закупівель, моніторинг процедури закупівлі або у разі повідомлення їм про підозру у вчиненні кримінального правопорушення.

Передбачена в цьому пункті підстава зумовлює проведення перевірки закупівель з урахуванням таких складових:

• здійснюється за ініціативи Держаудитслужби вищого рівня;
• розпочато службове розслідування щодо посадових (службових) осіб, які проводили перевірку закупівель, або вказаним особам повідомлено про підозру у вчиненні кримінального правопорушення.

Замовник не зможе заздалегідь дізнатися чи планує ДАСУ перевірку саме його закупівель, адже законодавством не встановлений обов'язок щодо повідомлення про початок  проведення перевірки закупівель.

Тож, щоб краще зрозуміти що ж чекати замовнику пропонуємо ознайомитися із процесом підготовки аудитора до контрольного заходу.

Спочатку аудитор повинен обрати підставу для проведення перевірки.

Приклад

Відділ освіти протягом червня-жовтня закуповує товари (полуницю на суму 51 тис. грн, горіхи на суму 38 тис. грн та буряк на суму 25 тис. грн). Загальна сума товарів становить 114 тис. грн.

В електронній системі закупівель оприлюднені три звіти про договір про закупівлю, укладених без використання електронної системи закупівель, окремо щодо кожного товару.

Крім того, замовник, пам'ятаючи про нові повноваження ДАСУ вирішив оприлюднити звіти  про виконання таких договорів.

Огляд нових підстав для здійснення моніторингу читайте у статті  «Зміни у процедурі моніторингу публічних закупівель».

Разом з тим, аналізуючи інформацію з Prozorro та норми чинного законодавства аудитор розуміє про можливе порушення в частині поділу предмета закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедур закупівель. Адже предмет закупівлі − товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі товару визначається у порядку, встановленому Уповноваженим органом за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника.

Товари, які закупив замовник належать до коду  ДК 021:2015: 03220000-9 — Овочі, фрукти та горіхи, виходячи з вартісних меж, повинні закуповуватися шляхом відкритих торгів з особливостями. Перевірити вказані закупівлі в аудитора немає правових підстав, договори «закриті» звітами про виконання.

З огляду на зазначене, аудитор ініціює перевірку на підставі абзацу 4 підпункту 1 пункту 4 Порядку № 631 (виникнення потреби у документальній та фактичній перевірці питань, які не можуть бути перевірені під час моніторингу процедури закупівлі, а саме: поділу предмета закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедур закупівель / спрощених закупівель у визначеному законодавством порядку).

Далі, в ході підготовки до перевірки закупівель посадові особи ДАСУ складають у двох примірниках програму перевірки закупівель, в якій зазначаються

• найменування замовника;
• тема;
• період перевірки;
• питання, що підлягають перевірці відповідно до компетенції органу державного фінансового контролю.

Програма затверджується керівником органу державного фінансового контролю або його заступником.

Один примірник програми перевірки закупівель (змін до неї) видається керівникові замовника чи його заступникові під розписку на примірнику ДАСУ для ознайомлення.

Якщо керівник замовника чи його заступник відмовляється ставити підпис, про це аудитор зазначає у вступній частині акта перевірки.

Порада замовнику: перед підписанням програми перевірки радимо уважно ознайомитися з її змістом, чи ДАСУ не перевищує свої повноваження з розрізі кожного питання такої програми.

Так, відповідно до статті 10 Закону № 2939 Органу державного фінансового контролю надається право:

1) перевіряти в ході державного фінансового контролю грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси й інші документи, що підтверджують надходження і витрачання коштів та матеріальних цінностей, документи щодо проведення закупівель, проводити перевірки фактичної наявності цінностей (коштів, цінних паперів, сировини, матеріалів, готової продукції, устаткування тощо);

2) безперешкодного доступу в ході державного фінансового контролю на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать підприємствам, установам та організаціям, що контролюються; призупиняти в межах своїх повноважень бюджетні асигнування, зупиняти операції з бюджетними коштами в установленому законодавством порядку, а також застосовувати та ініціювати застосування відповідно до закону інших заходів впливу у разі виявлення порушень законодавства;

3) залучати на договірних засадах кваліфікованих фахівців відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок;

4) вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризацій основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків, у разі відмови у проведенні таких інвентаризацій - звернутися до суду щодо спонукання до проведення таких інвентаризацій, а до ухвалення відповідного рішення судом - у присутності понятих та представників зазначених підприємств, установ і організацій, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на термін не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного в протоколі. Порядок опечатування кас, касових приміщень, складів та архівів встановлюється Кабінетом Міністрів України;

5) одержувати від Національного банку України та його установ, банків та інших кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції та залишки коштів на рахунках об'єктів, що контролюються, а від інших підприємств і організацій, в тому числі недержавної форми власності, що мали правові відносини із зазначеними об'єктами - довідки і копії документів про операції та розрахунки з підприємствами, установами, організаціями. Одержання від банків інформації, що становить банківську таємницю, здійснюється у порядку та обсязі, встановлених Законом України «Про банки і банківську діяльність»;

6) одержувати від службових і матеріально відповідальних осіб об'єктів, що контролюються, письмові пояснення з питань, які виникають у ході здійснення державного фінансового контролю;

7) пред'являти керівникам та іншим особам підприємств, установ та організацій, що контролюються, обов'язкові до виконання вимоги щодо усунення виявлених порушень законодавства, вилучати в судовому порядку до бюджету виявлені ревізіями приховані і занижені валютні та інші платежі, ставити перед відповідними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування, якщо отримані підприємствами, установами та організаціями кошти і позички використовуються з порушенням чинного законодавства;

8) порушувати перед відповідними державними органами питання про визнання недійсними договорів, укладених із порушенням законодавства, у судовому порядку стягувати у дохід держави кошти, отримані підконтрольними установами за незаконними договорами, без установлених законом підстав та з порушенням законодавства;

9) накладати у випадках, передбачених законодавчими актами, на керівників та інших службових осіб підконтрольних установ, адміністративні стягнення;

10) звертатися до суду в інтересах держави, якщо підконтрольною установою не забезпечено виконання вимог щодо усунення виявлених під час здійснення державного фінансового контролю порушень законодавства з питань збереження і використання активів;

11) одержувати від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

12) проводити на підприємствах, в установах та організаціях зустрічні звірки з метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з’ясування їх реальності та повноти відображення в обліку підприємства, установи та організації, що контролюється;

13) при виявленні збитків, завданих державі чи підприємству, установі, організації, що контролюється, визначати їх розмір у встановленому законодавством порядку;

14) ініціювати проведення перевірок робочими групами центральних органів виконавчої влади;

15) порушувати перед керівниками відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій питання про притягнення до відповідальності осіб, винних у допущених порушеннях.

Пунктом 24 Порядку № 631 визначено, що для здійснення на належному рівні контролю за дотриманням законодавства у сфері закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю мають право одержувати:

• від службових і матеріально відповідальних осіб замовників - письмові пояснення з питань, які виникають у ході проведення перевірки закупівель;
• від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб - підприємців - інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на орган державного фінансового контролю завдань;
• на письмовий запит в установленому законодавством про захист персональних даних порядку у керівника замовника, голови та членів тендерного комітету чи уповноваженої особи - їх персональні дані (дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків, серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті), адреса проживання (перебування), реєстрації) та інші дані, необхідні для складення протоколу про адміністративне правопорушення.

У разі відмови зазначених у цьому пункті осіб від надання письмових пояснень з питань, які виникають під час проведення перевірки закупівель, інформації, документів і матеріалів, необхідних для виконання покладених на орган державного фінансового контролю завдань, персональних та інших даних, необхідних для складення протоколу про адміністративне правопорушення, про цей факт зазначається в акті перевірки закупівель.

Для проведення перевірки закупівель на кожну посадову контролюючого органу та залученого кваліфікованого фахівця оформляється направлення у двох примірниках, яке підписує керівник органу ДАСУ або його заступник.

Крім того, до участі в перевірці закупівель (для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок) можуть залучатися на договірних засадах кваліфіковані фахівці відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій.

Перед початком перевірки закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю та залучені кваліфіковані фахівці повинні видати керівникові замовника чи його заступникові направлення під розписку на примірнику органу державного фінансового контролю. Якщо керівник замовника чи його заступник відмовляється ставити підпис, про це зазначається у вступній частині акта перевірки.

Порада замовнику: перевірте відповідність направлення вимогам  наказу Міністерства фінансів України від 30.12.2020  № 821, яким затверджена його форма (Зразок Направлення для посадових осіб органів державного фінансового контролю на проведення заходів державного фінансового контролю (ревізії, державного фінансового аудиту, перевірки закупівель). А також наявність направлення на кожну посадову особу ДАСУ / залученого фахівця.

Надайте аудиторам для підпису журнал реєстрації перевірок (у разі наявності такого журналу). З одного боку аудитори зобов’язані поставити підпис в журналі реєстрації перевірок замовника (у разі наявності такого журналу), проте факт ненадання замовником зазначеного журналу фіксується в акті перевірки.

Склад, кількість посадових осіб та строки проведення перевірки закупівель ДАСУ визначає з урахуванням обсягу передбачених програмою перевірки.  

Строки проведення перевірки

Перевірка проводиться в межах 20 робочих днів. Якщо ж щодо закупівлі здійснювався моніторинг -  така перевірка триває в межах 10 робочих днів.

Чинне законодавство не передбачає повідомлення замовника про початок проведення перевірки закупівель. Разом з тим, в направленні зазначається дата початку та закінчення контрольного заходу. Рекомендуємо переглянути чи вірно визначена кількість днів для проведення перевірки та контролювати строки протягом всього періоду її проведення.

При цьому, перевірка закупівель може бути зупинена. Передумов для зупинення перевірки всього дві:

• у разі необхідності проведення значної кількості зустрічних звірок, без завершення яких неможливе проведення на належному рівні перевірки,
• за обґрунтованим зверненням замовника.

У такому разі загальна тривалість перевірки становить не більш як 40 робочих днів з дня її початку, а в разі проведення перевірки закупівель, щодо яких проводився моніторинг - 20 робочих днів.     

Порада замовнику: якщо перевірка закупівель зупинена на строк понад три робочих дні ДАСУ повинна надіслати  письмове повідомлення про дату її зупинення: або особисто керівникові / головному бухгалтеру замовника під розписку, або через канцелярію, або ж рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. Фіксуйте факти неподання повідомлення про зупинення / надання в інших спосіб ніж визначено Порядком № 631 доповідною чи службовою запискою. У разі необхідності оскарження вимог ДАСУ до суду наявність таких фактів може стати корисною для замовника.

Зустрічна звірка

В межах контрольного заходу  ДАСУ перевіряє не лише замовника, але й контрагентів за договорами щодо яких така перевірка здійснюється. Так, зустрічні звірки ДАСУ проводить на підприємствах, в установах та організаціях з метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з’ясування їх реальності та повноти відображення в обліку замовника.

До прикладу, замовник укладає «прямий» договір на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей (відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом). ДАСУ ініціює перевірку стану виконання такого договору.

Як ми знаємо, використовуючи підставу підпункт 6 пункту 13 Особливостей предмет закупівлі, його технічні, кількісні та якісні характеристики, проект договору про закупівлю, а також вимоги до суб’єкта, з яким укладається договір про закупівлю, не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації (крім вимог, визначених пунктом 47 цих особливостей), та сума договору про закупівлю не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено через відсутність достатньої кількості учасників процедури закупівлі (учасника процедури закупівлі), з урахуванням прийнятного відсотка перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, якщо такий прийнятний відсоток був зазначений у тендерній документації.

Тобто,  якщо у відкритих торгах замовник просив, наприклад, підтвердити технічні характеристики умовним «Сертифікатом», то під час перевірки ДАСУ буде вимагати такий документ і в замовника, і перевірить наявність його в постачальника товару.

Порада замовнику: документи, передбачені вимогами законодавства щодо конкретної закупівлі, навіть якщо вони не підлягають оприлюдненню, повинні бути витребувані в постачальника. Рекомендуємо вести комунікацію із контрагентом в частині виконання  вимог замовника у письмовому виді, шляхом надсилання листів-запитів.

ДАСУ проводить документальну та / або фактичну перевірка питань, які зазначені у  програмі, а також аналізує інформацію щодо проведення процедур закупівель, розміщену в електронній системі закупівель, та інформацію, що міститься в державних реєстрах та базах даних, відкритих для доступу органу державного фінансового контролю.

Як для документальної, так і до фактичної перевірки ДАСУ має право залучати кваліфікованих фахівців відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій.

У разі відсутності бухгалтерського обліку в замовника, перешкоджання замовником проведенню перевірки закупівель (недопущення посадових осіб Держаудитслужби до проведення перевірки закупівель, неподання необхідних для перевірки закупівель документів, затримка у поданні документів та інше) Держаудитслужба складає акт про неможливість проведення перевірки закупівель та вчиняє відповідні дії, зокрема письмово інформує правоохоронні органи для вжиття заходів, передбачених законодавством. Також це є підставою для застосування до об’єкта контролю санкцій, передбачених законодавством, і для притягнення керівника об’єкта контролю до адміністративної відповідальності (пункт 19 Порядку № 631 та пункт 23 Порядку проведення інспектування, затверджено постановою КМУ від 20.04.2006 № 550 (далі – Порядок № 550)).

Документальна перевірка

Під час документальної перевірки здійснюється контроль за дотриманням законодавства про закупівлі шляхом вивчення документів замовника. У разі ведення документообігу з використанням електронних засобів замовник забезпечує безперешкодний доступ перевіряючих до електронних документів та у разі потреби подання їх завірених копій на паперовому носії.

На відміну від моніторингу, який проводиться онлайн через електронний кабінет аудитора, перевірка закупівель проводиться за місцезнаходженням замовника чи за місцем розташування об’єкта його права власності. При цьому, Порядком № 631 визначено, що аналіз інформації щодо проведення процедур закупівель, розміщеної в електронній системі закупівель, проводиться за місцезнаходженням органу ДАСУ або замовника. Тобто, під час перевірки аудитор не обов'язково всі 20 днів буде фізично знаходитися біля уповноваженої особи замовника.

Фактична перевірка

Здійснюється шляхом інвентаризації, обстеження та контрольного обміру закуплених (отриманих) замовником товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг та проведення інших дій відповідно до повноважень органу державного фінансового контролю. При цьому замовник забезпечує доступ на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать замовнику або використовуються ним.

Посадові особи органу державного фінансового контролю мають право вимагати від керівника замовника або його заступника створення належних умов для проведення фактичної перевірки за участю матеріально відповідальних осіб замовника, а в разі перевірки обсягу виконаних робіт - також представників суб’єкта господарювання - виконавця робіт.

Порада замовнику: всі вимоги / запити  аудитора повинні бути письмово оформлені. Перевіряючі можуть надати під розписку таку вимогу як безпосередньо уповноваженій особі / керівнику чи направити через канцелярію замовника. Перевіряйте чи дата в таких вимогах / запитах сходиться із датою їх вручення, адже зазвичай відповідальна особа замовника обмежена в часі підготовки та надання розгорнутої підтвердженої відповіді чи пояснення.

Зверніть увагу, що аудитор може в ході перевірки, не чекаючи її закінчення, рекомендувати замовнику усунути порушення. Виконання рекомендацій не є обов'язковим, замовник самостійно на даному етапі приймає рішення чи можливо усунення порушень, якщо він з ним погоджується.

Оформлення результатів перевірки закупівель

Результати перевірки оформляються актом, який повинен мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому аркуші акта перевірки, який оформляється на бланку органу державного фінансового контролю, зазначається назва документа (акт), дата і номер, місце складення (назва міста, села чи селища).

Акт складається у трьох примірниках:

1-й примірник - для ДАСУ;

2-й примірник - для замовника;

3-й примірник - для передачі правоохоронному органу (передається лише у випадках, передбачених законодавством, зазвичай зберігається в ДАСУ).

Акт перевірки закупівель підписує керівник замовника, уповноважена особа (особи), головний бухгалтер замовника, а у разі їх відсутності - інші уповноважені на виконання їх функцій особи та посадова особа органу державного фінансового контролю.

В частині складання акта перевірки закупівель, його підписання та реалізації результатів перевірки Порядок № 631 скеровує до пунктів 35, 38-47, абзацу 1 і 2 пункту 48, пунктів 49-52 Порядку  № 550).

Порада замовнику: перед підписанням акта перевірки рекомендуємо перевіряти чи дотримано ДАСУ вимог, встановлених вищевказаними пунктами Порядку № 550, зокрема щодо дотримання строків пред'явлення такого акта замовнику.

Зверніть увагу, що 1-й та 3-й примірники акту перевірки надаються замовнику для ознайомлення та підписання не пізніше 5 робочих днів після закінчення перевірки одним із таких способів:

• особисто під розписку керівнику або головному бухгалтеру;
• через канцелярію замовника;
• рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.

Протягом трьох робочих днів після отримання акта перевірки замовник повертає примірники акта перевірки, підписані керівником замовника,  уповноваженою особою (особами) та головним бухгалтером.

Свій же примірник акту замовник отримує не пізніше наступного робочого дня після надходження до ДАСУ підписаних 1-го та 3-го примірників акту.

Порада замовнику: якщо замовник, не згоден із змістом акту, то підписує його із запереченнями / застереженнями  та протягом 5 робочих днів з дня повернення примірників  акта надсилає такі заперечення до ДАСУ.

Чинним законодавством не передбачено вимог до оформлення заперечень (зауважень). Замовник може оформити такі заперечення (зауваження) у вигляді листа, при цьому рекомендуємо називати такий лист «ЗАПЕРЕЧЕННЯ (ЗАУВАЖЕННЯ)».

Якщо протягом визначеного строку заперечення (зауваження) не надійшли до ДАСУ, контролюючим органом вживаються заходи для реалізації результатів перевірки. Якщо ж заперечення (зауваження) надійшли з порушенням строку, то приймати їх чи ні вирішує керівник органу ДАСУ.

ДАСУ готує відповідь на заперечення у вигляді письмового висновку в строк не пізніше 15 робочих днів після отримання заперечень (зауважень). 

Якщо вжитими в період перевірки заходами не забезпечено повне усунення виявлених порушень, органом державного фінансового контролю у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після реєстрації акта, та у разі надходження заперечень до нього - не пізніше ніж 10 робочих днів після надсилання висновків на такі заперечення об’єкту контролю надсилається вимога щодо усунення виявлених  порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування.

Про усунення виявлених перевіркою фактів порушення законодавства замовник у строк, визначений вимогою про їх усунення, повинен інформувати відповідний орган державного фінансового контролю з поданням завірених копій первинних, розпорядчих та інших документів, що підтверджують усунення порушень (залежно від вимог прописаних аудиторами та встановлених порушень, наприклад додаткові угоди про розірвання договорів).

Про результати перевірки, якою виявлено порушення  інформуються органи управління замовника та за необхідності відповідні органи державної влади та органи місцевого самоврядування.

Вжиття заходів за результатами перевірки ДАСУ

За результатами проведеної перевірки у межах наданих прав органи державного фінансового контролю вживають заходів для забезпечення:

• притягнення до адміністративної, дисциплінарної та матеріальної відповідальності винних у допущенні порушень працівників об'єктів контролю;
• порушення перед відповідними державними органами питання про визнання недійсними договорів, укладених із порушенням законодавства;
• звернення до суду в інтересах держави щодо усунення виявлених порушень законодавства з питань збереження і використання активів, а також стягнення у дохід держави коштів, одержаних за незаконними договорами, без встановлених законом підстав або з порушенням вимог законодавства;
• застосування заходів впливу за порушення бюджетного законодавства.

Не обов'язково за результатами перевірки вживаються всі вказані заходи, а лише враховуючи виявлені порушення. Наприклад, за складання тендерної документації не у відповідності до закону уповноважену особу може бути притягнуто до адміністративної відповідальності, а в разі безпідставного внесення змін до договору про закупівлю до замовника може бути застосовано також і заходи впливу за порушення бюджетного законодавства.

А як бути, якщо замовник не погоджується із викладеними в акті порушеннями розглянемо далі.

Оскарження результатів перевірки закупівель

Пунктом 28 Порядку № 631 визначено, що результати перевірки закупівель можуть бути оскаржені замовником в передбаченому законом порядку.

Дії або бездіяльність посадових осіб органу державного фінансового контролю можуть бути оскаржені в судовому або адміністративному порядку, про що зазначено в статті 13 Закону № 2939.

Обов'язковою ознакою дій суб'єкта владних повноважень, які можуть бути оскаржені до суду, є те, що вони безпосередньо породжують певні правові наслідки для суб'єктів відповідних правовідносин і мають обов'язковий характер.

Акт перевірки - документ, який складається посадовою особою ДАСУ за результатами перевірки закупівель та відображає узагальнений опис виявлених порушень. При цьому, заперечення, зауваження до акта перевірки (за їх наявності) та висновки на них є невід’ємною частиною акта.

Акт перевірки є лише носієм доказової інформації та стверджує факт проведення перевірки за дотриманням вимог законодавства. Тобто, акт не породжує жодних правових наслідків чи обов'язків, а тому не має ознак рішень, оскарження яких здійснюється за нормами Кодексу адміністративного судочинства України.

Разом з тим, Законом № 2939 надано право ДАСУ пред'являти керівникам та іншим особам підприємств, установ та організацій, що контролюються, обов'язкові до виконання вимоги щодо усунення виявлених порушень законодавства, вилучати в судовому порядку до бюджету виявлені приховані і занижені валютні та інші платежі, ставити перед відповідними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування, якщо отримані підприємствами, установами та організаціями кошти і позички використовуються з порушенням чинного законодавства.

Законні вимоги ДАСУ є обов'язковими для виконання службовими особами об'єктів, що контролюються.

З огляду на зазначене, хоч акт перевірки не є документом, що створює правові наслідки для замовника, проте є документом, що фіксує певні факти і обставини, які стають підставою для вимоги контролюючого органу на адресу замовника або для здійснення ДАСУ самостійно заходів до усунення виявлених порушень законодавства шляхом звернення до суду в інтересах.

Вказана позиція узгоджується із правовою позицією Верховного суду (Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 20.06.2018 по справі № 826/5608/17, адміністративне провадження № К/9901/46948/18, ЄДРСРУ №74870586)

Так, у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після реєстрації акта перевірки, а у разі наявності заперечень – не пізніше, ніж 3 робочих днів після направлення висновків на такі заперечення, ДАСУ надсилає замовнику письмову вимогу щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування.

Отже, рекомендуємо за необхідності оскаржувати до суду саме вимоги про усунення порушень, а не акт перевірки.

Підсумки

Не дивлячись на той факт, що перевірка закупівель не зупиняють проведення процедури закупівлі / закупівлі, укладання відповідних договорів, ДАСУ має право ставити перед відповідними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування; порушувати перед відповідними державними органами питання про визнання недійсними договорів, укладених із порушенням законодавства, у судовому порядку стягувати у дохід держави кошти, отримані підконтрольними установами за незаконними договорами, без установлених законом підстав та з порушенням законодавства.

Важливо пам'ятати, що незалежно від контрольного заходу, проте враховуючи встановленні порушення, ДАСУ вживає в установленому порядку заходів щодо притягнення до відповідальності винних осіб.

Тому, здійснюйте закупівлі відповідально, незалежно від їх суми. 

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситкації на Clarity App