Важливою передумовою проведення відкритих торгів є належне формування тендерної документації та її подальша публікація в електронній системі закупівель.
Саме тендерна документація визначає основні умови проведення закупівлі, вимоги до предмета закупівлі, кваліфікаційні критерії до учасників, критерії оцінки тендерних пропозицій, а також умови виконання майбутнього договору.
Норми законодавства у сфері публічних закупівель чітко регламентують як процес підготовки тендерної документації, так і порядок її оприлюднення в електронній системі закупівель. Зокрема, норми Особливостей та Закону України «Про публічні закупівлі» визначає обов’язкові складові тендерної документації та особливості публікації тендерної документації в електронній системі закупівель.
Попри це, на практиці у замовників нерідко виникають запитання щодо технічних та організаційних аспектів публікації тендерної документації. Найпоширеніші серед них:
Ці питання є не лише технічними, а й такими, що впливають на забезпечення принципів публічних закупівель. Тому далі детально розглянемо, як правильно оприлюднювати тендерну документацію, щоб дотриматися вимог законодавства.
Згідно абзацу 1 пункту 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Абзац 1 пункту 28 Особливостей передбачає, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
Пункт 28 Особливостей передбачає, що перелік всіх документів та/або всієї інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік всіх документів та/або всієї інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі, оформлюються двома окремими додатками до тендерної документації. У зазначених переліках замовник розміщує посилання на відповідні вимоги тендерної документації, якщо включення таких вимог до переліків у повному обсязі ускладнило б їх сприйняття.
Згідно частини 1 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» тендерна документація безоплатно оприлюднюється замовником разом з оголошенням про проведення конкурентних процедур закупівель в електронній системі закупівель для загального доступу шляхом заповнення полів в електронній системі закупівель. Тендерна документація не є об’єктом авторського права та/або суміжних прав.
Згідно наведених законодавчих норм замовники повинні формувати тендерну документацію разом із додатками, в яких визначити вимоги до учасників та переможця закупівлі.
Разом з тим, нормами Закону та Особливостей не визначено вимог додатки до тендерної документації завантажувати в електронну систему закупівель окремими файлами.
Однак, така вимога була визначена наказом Мінекономіки № 680 від 13.04.2016, яким було затверджено примірну тендерну документацію та ДАСУ в окремих випадках встановлювало порушення в частині недотримання наказу.
Разом з тим, наказом Міністерства економіки України від 06 грудня № 27593 визнано таким, що втратив чинність, наказ Мінекономрозвитку від 13.04.2016 № 680 «Про затвердження примірної тендерної документації».
Зокрема, наказом Міністерства економіки України від 06 грудня № 27593 (далі-наказ №27593) затверджено примірну тендерну документацію (далі - Примірна тендерна документація).
Абзацом 1 Примірної тендерної документації визначено, що вона має рекомендаційний характер та може застосовуватись як зразок для замовників, містить вимоги, які не є обов’язковими для виконання та можуть використовуватися замовником як приклад викладення тендерної документації.
Водночас наказ №27593 також не містить вимог щодо оприлюднення додатків окремим файлами від тендерної документації.
Таким чином, згідно наведених норм варто дійти до висновку, що замовник може оприлюднювати тендерну документацію в електронній системі закупівель разом з усіма додатками як одним файлом, так і кожен додаток окремо.
В свою чергу, варто зазначити, що функціонал електронних майданчиків налаштований таким чином, що, незважаючи на відсутність законодавчої підстави, замовник повинен оприлюднити окремим файлом, окремо від тендерної документації – проект договору.
В якому форматі публікувати ТД?
Ще одним важливим питанням при публікації тендерної документації в електронній системі закупівель є формат, в якому необхідно публікувати тендерну документацію.
Щоб відповісти на це питання потрібно знову проаналізувати приписи закупівельного законодавства.
Єдиною нормою закупівельного законодавства, яка визначає вимоги щодо формату при публікації тендерної документації/змін до тендерної документації є абзац 4 пункту 54 Особливостей, який передбачає, що зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
Отож, у відповідності до зазначеної норми законодавство зобов’язує оприлюднювати в електронній системі закупівель зміни до тендерної документації у машинозчитувальному форматі.
Однак варто зазначити, що дані вимоги стосуються виключно оприлюднення змін до тендерної документації.
Натомість законодавство з публічних закупівель, зокрема норми Закону, Особливостей та наказу №27593, не містить жодних вимог щодо формату оприлюднення самої тендерної документації при публікації закупівлі відкритих торгів, як це має місце, наприклад, у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 цього Закону – у форматі PDF та машинозчитувальному форматі.
Таким чином, можна припустити, що замовники тендерну документацію можуть оприлюднювати у будь-якому форматі - машинозчитувальному форматі (DOC(X)) чи PDF.
Разом з тим, незважаючи на відсутність в законодавстві правового регулювання розглядуваного питання, замовникам доцільно формувати та оприлюднювати тендерну документацію у машинозчитувальному форматі (DOC(X)), оскільки зазначений формат дозволяє учасникам легко копіювати текст, таблиці, форми та технічні вимоги для підготовки учасниками своєї тендерної пропозиції.
Підсумки
1. Нормами закупівельного законодавства не визначено вимог додатки до тендерної документації оприлюднювати в електронну систему закупівель окремими файлами. Тому замовники можуть оприлюднювати тендерну документацію в електронній системі закупівель разом з усіма додатками як одним файлом, так і кожен додаток окремо.
Однак функціонал електронних майданчиків налаштований таким чином, що окрім тендерної документації замовник повинен оприлюднити окремим файлом – проект договору.
2. Закупівельне законодавство не містить вимог щодо формату, в якому повинна публікуватися в електронній системі закупівель тендерна документація - машинозчитувальний формат DOC(X) чи PDF.
Водночас замовникам доцільно публікувати тендерну документацію у машинозчитувальному форматі (DOC(X)).
