Електронні документи: що варто знати замовникам?

Згідно з пунктом 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.

Відповідно до частини 3 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій / пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

У відповідності до зазначених норм вбачається, що учасники закупівельного процесу повинні враховувати норми законодавства, які регулюють правові відносини щодо застосування електронного документообігу, зокрема використання електронних документів.

Тому важливо розібратись із основними поняттями та правовими основами, які регулюють зазначену сферу.

Електронний документообіг

Відповідно до статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Згідно зі статтею 10 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Стаття 11 зазначеного Закону визначає, що електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Відповідно до статті 12 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Стаття 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Електронний документообіг на платіжному ринку здійснюється з урахуванням Закону України «Про платіжні послуги».

Відповідно до статті 16 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» суб’єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов’язки, які встановлено для них законодавством.

Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов’язки можуть встановлюватися цими суб’єктами на договірних засадах.

Стаття 15 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Захист інформації під час виконання платіжних операцій здійснюється з урахуванням вимог Закону України «Про платіжні послуги».

Що таке електронний документ?

Згідно із статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6 зазначеного Закону визначає, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Окрім цього, Колегія суддів Першої судової палати Касаційного кримінального суду Верховного Суду в справі № 498/582/18 зазначила, що характерною рисою електронного документа є відсутність жорсткої прив’язки до конкретного матеріального носія.

З огляду на викладене, електронний документ слід визначати як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, який має ті ж самі реквізити, що й паперовий, зокрема, які визначені в ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та на який накладено електронний підпис.

Що варто вважати оригіналом електронного документа?

Стаття 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Електронний підпис

Згідно зі статтею 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України «Про електронні довірчі послуги».

Важливість використання електронного підпису спричинена тим фактом, що, як ми зазначали вище, накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Пункт 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» визначає, що електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Водночас зазначений Закон виділяє наступні види електронних підписів:

• кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа;
• удосконалений електронний підпис - електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписувачем, і який дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис.

Відповідно учасники закупівельного процесу можуть використовувати зазначені види підписів, адже підпунктом 2 пункту 2 постанови Кабміну від 17.03.2022 № 300 визначено, що на період воєнного стану на території України та протягом шести місяців з дня його припинення чи скасування дозволяється використання електронних підписів чи печаток, що базуються на сертифікатах відкритого ключа, виданих кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг без відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису чи печатки, користувачами електронних довірчих послуг для здійснення електронної взаємодії, електронної ідентифікації та автентифікації фізичних, юридичних осіб і представників юридичних осіб у разі, коли законодавством передбачено використання виключно кваліфікованих електронних підписів чи печаток (засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки, кваліфікованих електронних довірчих послуг) або засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри, крім вчинення в електронній формі правочинів, що підлягають нотаріальному посвідченню та / або державній реєстрації у випадках, установлених законом, та випадках, пов’язаних з високим ризиком для інформаційної безпеки, що визначається власниками відповідних інформаційних та інформаційно-комунікаційних систем з урахуванням обмежень, установлених абзацом 2 частини 2статті 17 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Водночас чи може уповноважена особа в своїй діяльності використовувати удосконалений електронний підпис читайте в статті «Електронний підпис уповноваженої особи: вимоги та законодавчі обґрунтування».

При цьому, щоб визначити вид підпису доцільно звернутися до роз’яснень АМКУ, в якому АМКУ зазначав яким чином визначити належність електронного підпису до удосконаленого чи до кваліфікованого:

«Органом оскарження листом від 10.02.2021 №20-29/06-1616-пз було здійснено запит до МІНІСТЕРСТВА ЦИФРОВОЇ ТРАНСФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ щодо надання роз'яснення, зокрема, якщо при перевірці електронного цифрового підпису на сайті ЦЗО з'являється інформація, що тип носія – незахищений, тип підпису – удосконалений, чи може такий підпис вважатися кваліфікованим електронним підписом.

Листом від 16.02.2021 №1/06-3-1587 МІНІСТЕРСТВО ЦИФРОВОЇ ТРАНСФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ повідомило, зокрема, що якщо за результатами перевірки електронного підпису чи печатки на сайті ЦЗО з'являється інформація, що тип підпису «удосконалений», то такий підпис не може вважатись кваліфікований».

Який вигляд мають електронні види документів?

Електронним підписом можуть підписуватися будь-які документи: word, pdf та інші.

При цьому, при підписанні такі документи зберігаються в кількох форматах з наступними розширеннями:

• .xml;
• .pdf;
• .p7s;
• .asice;
• аsics.

Зокрема, дані типи форматів відображаються при підписанні документів на сайті https://czo.gov.ua:

Як перевірити електронний документ?

Як ми уже зазначали вище, стаття 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Та як здійснити перевірку такого електронного документа замовнику, зокрема електронного підпису, при розгляді тендерної пропозиції розглянемо далі.

Щоб перевірити електронний документ потрібно звернутися до сайту: https://czo.gov.ua.

Далі на сайті потрібно обрати – «Перевірити підпис»:

Наступний крок – завантажити сам документ:

При цьому, варто відмітити, що підписані файли можуть бути у вигляді:

• одного файлу – оригіналу, в якому присутнє розширення .p7s;
• двох файлів - файл-оригінал та файл підпис з розширення .p7s.

Два файли - файл-оригінал та файл підпис з розширення .p7s:

Після завантаження перевіряємо файл:

Після перевірки повинна відобразитися наступна інформація про підписувача, про якого дізнаєтесь прогорнувши файл нижче:

Один файл – оригінал, в якому присутнє розширення .p7s

Завантажуємо потрібний файл:

Після перевірки відображається наступна інформація про підписувача:

Як діяти, якщо електронний документ не відкривається?

При розгляді тендерних пропозицій в замовників досить часто трапляються ситуації, при яких, до прикладу, не вдається відкрити певний документ, який потрібно розглянути.

Відповідно уповноваженій особі доцільно звернутися до IT-фахівців, можливо, які працюють в установі, організації, підприємстві задля отримання допомоги, оскільки іноді робота з електронними документами потребує спеціальних знань.

Підсумки

1. Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, який має ті ж самі реквізити, що й паперовий, зокрема, які визначені в ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та на який накладено електронний підпис.

2. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги»

3. Обов’язковою умовою створення електронного документа є накладення електронного підпису, який може бути кваліфікованим або удосконаленим.