Чи варто вимагати кошторисні документи при закупівлі робіт/поточного ремонту від учасника?

Згідно абзацу 1 пункту 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.

Абзац 1 пункту 28 Особливостей передбачає, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.

Згідно зазначеної норми замовники, формуючи тендерну документацію, повинні враховувати норми Особливостей, а також статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон).

Водночас вимоги до формування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, згідно яких замовники, в основному, вимагають кошторисні документи, містяться в статтях 22 та 23 Закону.

Згідно пункту 3 частини 2 статті 22 Закону однією із складових тендерної документації є інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). 

Частина 1 статті 23 Закону передбачає, що технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, робіт або послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Характеристики товарів, робіт або послуг можуть містити опис конкретного технологічного процесу або технології виробництва чи порядку постачання товару (товарів), виконання необхідних робіт, надання послуги (послуг).

Таким чином, законодавство зобов'язує замовника визначити технічні та якісні характеристики предмета закупівлі при формуванні тендерної документації, однак не встановлює конкретного переліку документів, якими учасник повинен підтверджувати відповідність таким вимогам у разі закупівлі робіт або послуг з поточного ремонту.

Що передбачають кошторисні норми?

При з’ясуванні цього питання важливо проаналізувати положення кошторисних норм України «Настанова з визначення вартості будівництва», затверджених наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 01.11.2021 № 281 (далі — Настанова).

Зокрема, пункт 5.1 Настанови передбачає, що ціна пропозиції учасника процедури закупівлі (договірна ціна) розраховується на підставі нормативної потреби в трудових і матеріально-технічних ресурсах, необхідних для здійснення проектних рішень по об’єкту будівництва, та поточних цін на них або з використанням одиничних показників вартості робіт, обсяги та види яких передбачені затвердженою проектною документацією.

Для розрахунку ціни пропозиції учасника процедури закупівлі (договірної ціни) замовник надає відомість обсягів робіт, відомість ресурсів до неї без цін в частині Розділу ІIІ «Будівельні матеріали, вироби і комплекти» та (за наявності) Розділу ІV «Устаткування» або затверджену проектну документацію без кошторисної частини. За рішенням замовника відомість обсягів робіт може бути складена за міжнародною системою вимірювання, визначеною Замовником.

Для розрахунку ціни пропозиції учасника процедури закупівлі (договірної ціни) окремих видів капітальних ремонтів (див. пункт 3.10 цієї Настанови) замовник надає дефектний акт, форму якого наведено у додатку 29 цієї Настанови.

Отож, розглянуті норми визначають, що замовник повинен надати учаснику для розрахунку ціни пропозиції учасника процедури закупівлі (договірної ціни), зокрема передбачити таку інформацію в тендерній документації: відомість обсягів робіт, відомість ресурсів до неї без цін або затверджену проектну документацію.

Однак Настанова не містить вимоги щодо обов'язкового подання кошторисних документів у складі тендерної пропозиції.

Окрім цього, Запорізький окружний адміністративний суд у справі № 280/7201/23 від 02.11.2023 зазначив, що закон не містить вимоги щодо подання учасником у складі тендерної пропозиції розрахунку договірної ціни до проведення електронного аукціону.

Чи має право замовник вимагати кошторисні документи?

Як було з’ясовано вище, законодавство не передбачає обов’язку вимагати від учасників подання кошторисних документів під час подання тендерної пропозиції. Однак відсутність прямого законодавчого обов'язку не означає заборону встановлення такої вимоги.

Тому вбачається, що замовник має право включати до тендерної документації додаткові вимоги та документи, якщо вони пов'язані з предметом закупівлі, є обґрунтованими та не порушують принципів недискримінації учасників.

Тобто замовник може передбачити подання кошторисної документації у складі тендерної пропозиції, якщо вважає це необхідним для оцінки відповідності пропозиції технічним вимогам або для перевірки правильності формування ціни.

Водночас слід враховувати, що встановлення таких вимог створює для самого замовника додаткове навантаження під час розгляду тендерних пропозицій, адже аналіз кошторисної документації є одним із найскладніших етапів розгляду тендерних пропозицій.

При цьому далеко не кожна уповноважена особа володіє спеціальними знаннями у сфері ціноутворення в будівництві.

І, до прикладу, при закупівлі робіт найбільш частими порушеннями при розгляді тендерних пропозицій, які виявляють аудитори під час здійснення моніторингів, є помилки учасників в кошторисних документах – обсяги робіт не відповідають вимогам тендерної документації, перелік матеріальних ресурсів відрізняється від тих матеріальних ресурсів, які були визначені в тендерній документації тощо.

Зокрема, аудитори виявляють досить часто подібні порушення, як у наступному висновку, за результатами здійснення моніторингу закупівлі:

В свою чергу, з практичної точки зору більш доцільнішим підходом є вимога щодо надання повного комплекту кошторисної документації саме переможцем процедури закупівлі перед укладенням договору.

Такий підхід дозволяє:

• не ускладнювати процедуру розгляду тендерних пропозицій;
• уникнути необхідності аналізувати кошториси всіх учасників;
• отримати повний комплект документів для формування договірної ціни перед укладенням договору;
• зменшити ризики помилок під час оцінки тендерних пропозицій.

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Підсумки

1. Законодавство про публічні закупівлі та кошторисні норми не встановлюють обов'язку вимагати від учасників у складі тендерної пропозиції договірну ціну, локальні кошториси, підсумкові відомості ресурсів та інші кошторисні документи.
2. Замовник має право передбачити подання таких документів у тендерній документації, якщо вважає це необхідним для належного розгляду тендерних пропозицій.
3. Встановлення відповідних вимог нерідко ускладнює процедуру оцінки тендерних пропозицій та створює для замовника додаткові ризики, пов'язані з перевіркою правильності кошторисних розрахунків.
4. Доцільною є вимога щодо надання кошторисних документів лише переможцем процедури закупівлі перед укладенням договору, що дозволяє забезпечити як належну перевірку договірної ціни, так і ефективне проведення закупівлі.