Чи потрібно додавати лист щодо відмови від укладення договору під час публікації протоколу у запиті пропозицій постачальників

Можливість здійснення закупівлі товару, шляхом оголошення запиту пропозицій постачальників, доступна замовнику керуючись: 

• пунктом 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) – при здійсненні закупівлі товарів, вартістю до 100 тис. гривень; 
• пунктом 10 Особливостей – при здійсненні закупівлі товарів, вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень; 
• пунктом 11-1 Особливостей – при здійсненні закупівлі лікарських засобів та медичних виробів, визначених переліком у Додатку 1 до Особливостей, вартість яких становить або перевищує 50 тис. гривень, що закуповуються категоріями замовників, визначеними пунктом 11-1 Особливостей; 
• пунктом 11-2 Особливостей – при здійсненні закупівель продуктів харчування, визначених переліком у Додатку 2 до Особливостей, вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень. 

При оголошенні запиту пропозицій постачальників, крім норм Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей, замовник має дотримуватись ще й вимог Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок № 822). 

Аналізуючи вимоги Порядку № 822, замовник має можливість відхилити виключно переможця закупівлі. Відповідно до пункту 64 Порядку № 822, замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник: 

1. не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку; 
2. письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників; 
3. пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь. 

Яким чином переможець закупівлі може відмовитись від підписання договору про закупівлю? 

Відповідно до пункту 2 Порядку №822, переможець відбору – постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі. При цьому під терміном «постачальник» слід розуміти учасника, якого внесено до переліку кваліфікованих постачальників та який має право доступу до електронного каталогу відповідно до вимог, установлених цим Порядком. 

На стадії підписання договору про закупівлю за результатами закупівлі, проведеної шляхом використання електронного каталогу, переможець має можливість: 

• підписати договір про закупівлю на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників та у визначені законодавством терміни; 
• не підписати договір про закупівлю на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників та у визначені законодавством терміни; 
• письмово відмовитись від підписання договору про закупівлю, повідомивши про це замовника у письмовому вигляді. 

Отож, можливість письмово відмовитись від підписання договору про закупівлю є правом переможця та в жодному разі не суперечить вимогам законодавчих норм. При цьому переможець закупівлі направляє до замовника офіційний лист відмову, що і стане підставою його відхилення, керуючись підпунктом 2 пункту 64 Порядку № 822: письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників. 

Дії замовника у разі отримання листа відмови від укладення договору про закупівлю 

При отриманні від переможця закупівлі письмової відмови від підписання договору про закупівлю, замовнику доцільно зафіксувати факт отримання такого документу у відповідності до внутрішнього розпорядку. Надалі уповноважена особа приймає рішення щодо відхилення переможця процедури закупівлі, як такого що письмово відмовився від укладення договору про закупівлю. Приклади протоколів щодо відхилення переможця закупівлі у відповідності до підпункту 2 пункту 64 Порядку № 822 можна віднайти за посиланнями: «Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 2 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)» та «Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 2 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис грн)». 

Звертаємо увагу, що згідно норм пункту 64 Порядку № 822, у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення та оприлюднює своє рішення (протокол). 

Відповідно причина відхилення переможця закупівлі запиту пропозицій постачальників в даному випадку напряму пов’язана із фактом отриманням замовником письмового звернення переможця закупівлі із відмовою від підписання договору про закупівлю. У той же час законодавчі норми містять вимогу щодо необхідності відображення в електронній системі закупівель саме причини такого відхилення, в той же час не містять жодних прямих вимог щодо необхідності оприлюднення скан-копії відповідних підтверджуючих документів. 

І все ж, керуючись принципом прозорості в публічних закупівлях, при оприлюдненні рішення про відхилення пропозиції переможця відбору, у відповідності до підпункту 2 пункту 64 Порядку № 822, замовник має право та технічну можливість за бажанням оприлюднити ще й скан-копію листа відмови від підписання договору про закупівлю, отриманого від переможця закупівлі, як документ-підтвердження причини такого відхилення. 

Підсумки 

Керуючись підпунктом 2 пункту 64 Порядку № 822, замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник: письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників. 

Також відповідно до вимог пункту 64 Порядку № 822, у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення. 

Незважаючи на відсутність прямої вимоги щодо необхідності відображення в електронній системі закупівель документального підтвердження підстави рішення про відхилення переможця закупівлі у відповідності до підпункту 2 пункту 64 Порядку № 822, замовник має право та технічну можливість за власним бажанням оприлюднити ще й документ, який підтверджує наявність причини для відхилення переможця закупівлі, у вигляді скан-копії листа відмови від підписання договору про закупівлю.