Чи можна змінювати умови відкритих торгів при їх повторному проведенні

Закупівля не завжди завершується успішно і причини цьому можуть бути різні. Інколи учасники не якісно підготувалися та замовник змушений був всіх відхилити, або ж просто мав підстави відмінити торги. Попри це, потреба у закупівлі залишається. Та на моменті повторного оголошення процедури закупівлі замовник може зіштовхнутися із ситуацією, коли ціна вже не актуальна або ж вимоги необхідно змінити. Всі ці факти викликають занепокоєння уповноваженої особи, особливо на тлі постійних моніторингів ДАСУ  та перевірок з боку інших органів. 

Насправді, в даному випадку в замовника немає підстав для хвилювання. Але на окремі моменти все ж варто звернути увагу. 

Законодавство не містить будь-яких обмежень щодо проведення повторної закупівлі, в тому числі відкритих торгів, якщо вони не завершилися успішно з першого разу. Так як і не містить обмежень щодо зміни будь-яких вимог, обсягів, строків чи очікуваної вартості предмета закупівлі при повторному проведенні відкритих торгів.

Такого висновку можемо дійти аналізуючи норми Закону та Особливостей.

Передумовою здійснення будь-якої закупівлі є визначення потреби у товарах, роботах чи послугах.

Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Визначення поняття “потреба” можемо знайти у Словнику української мови.

Потреба - необхідність у кому -, чому -небудь,  що вимагає задоволення; потрібність. Коли є (буде) потреба; У разі потреби - якщо виникає (виникне) необхідність. Те, без чого не можна обійтись; вимоги, які необхідно задовольнити.

При цьому, замовникам добре відомо, що протягом року потреба може змінюватися.    

Згадаємо алгоритм проведення закупівлі в цілому:

Крок 1. Визначення потреби замовника у товарах, роботах та послугах.

Крок 2. Визначення предмета закупівлі.

Крок 3. Визначення очікуваної вартості.

Крок 4. Визначення виду закупівлі.

Крок 5. Здійснення закупівлі у порядку, передбаченому Законом з урахуванням Особливостей, залежно від вартісних меж предмета закупівлі.

Тож, якщо замовнику необхідно ще раз провести процедуру закупівлі, то вказані кроки фактично необхідно  проходити спочатку. 

ПРИКЛАД

На початок року замовник мав потребу у закупівлі пального в обсязі 5000 л. Відповідно на такі обсяги була визначена очікувана вартість та оголошені відкриті торги. Проте довелося відхилити всіх учасників, а із повторним оголошення замовник не поспішав. Надалі відповідальний підрозділ повідомив уповноважену особу про необхідність збільшення обсягів пального. Крім того, уповноважена особа проаналізувала ринкову ціну на товар, яка значно зросла.

Які дії уповноваженої особи? 

Все просто, оголосити нові відкриті торги з новими обсягами, тобто на нову потребу, та відповідно за актуальною ринковою ціною за одиницю. Та далі проводити такі торги за звичайним алгоритмом.

До речі, у статті описували всі етапи проведення відкритих торгів.

При цьому, врахуйте кожна запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закон. Тобто нова закупівля означає новий план.

Що є підтвердженням “зміненої” потреби (змінилися вимоги  / обсяги  / строки виконання договору тощо)? 

Рекомендуємо уповноваженій особі  розробити внутрішній документ (службову записку тощо), який буде регулювати взаємовідносини між відділами (департаментами, підрозділами тощо) та передбачити у ньому обов’язок подання інформацію про потребу на лише на наступний  рік, а й протягом року у разі необхідності. Звичайно такий документ має бути розроблений за погодженням керівника підприємства / установи / організації замовника та підписаний ним.

Тому,  цілком логічним підтвердженням змінених, до прикладу вимог до технічних характеристик предмета закупівлі, буде службова записка від відповідального підрозділу (особи).

Більше про взаємодію із внутрішнім замовником за посиланням.

Зміна очікуваної вартості: чи потрібно направляти нові запити цінових пропозицій?

Визначення поняття “очікувана вартість” можемо знайти в Наказі Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі», а саме:

• очікувана вартість - це розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / не включення до очікуваної вартості ПДВ та інших податків і зборів.

Нестабільні умови, в яких наразі перебуває економіка країни, призводять до росту чи скачків цін. Змінюються як ринкові ціни, так і затверджені тарифи. Тому “перерахувати” очікувану вартість протягом року саме на момент оголошення закупівлі є цілком правильним.

Крім того, змінами до Особливостей від 07.09.23 законодавець ще й уточнює, що кожна закупівля має здійснюватися з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель.

Одним із таких принципів є максимальна економія, ефективність та пропорційність.

Тож, замовник має вчинити всі залежні від нього дії, щоб під час кожної закупівлі дотримуватися всіх визначених принципів.

Тому рекомендуємо замовнику перед здійсненням такої закупівлі вчинити наступні дії:

1. Аналіз ринку станом на момент повторного оголошення відкритих торгів.

В даному випадку замовник можливо вже досліджував ринок, коли оголошував відкриті торги перший раз. Але оскільки пройшов час і, якщо уповноважена особа розуміє, що ціна значно змінилася (стосується і зменшення, і збільшення), тоді  доцільно здійснити такі дослідження повторно.

Нагадаємо, що можна здійснити пошук постачальників товарів / надавачів послуг / виконавців робіт у мережі Інтернет або шляхом аналізу місцевого ринку, де знаходиться замовник або моніторинг потенційних постачальників товарів у електронному каталозі, але найкращим варіантом є направлення запиту цінових пропозиції.

У такому запиті рекомендуємо зазначати конкретну інформація по закупівлю:

• предмет закупівлі: _________________________;
• кількість товару або обсяги надання послуг/робіт: _______________________;
• технічні характеристики предмета закупівлі (марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання): __________________________________; 
• графік поставок / надання послуг/ робіт: _________________________;
• умови постачання / надання послуг/ робіт:  __________________________; 
• умови оплати:  ____________________;
• гарантійний термін (у разі необхідності): ___________________.

Тобто такий запит оформлюється у письмовому вигляді та направляється потенційним постачальникам товарів / надавачам послуг / виконавцям робіт з використанням електронної пошти або поштовим відправленням із підтвердженням про вручення або нарочним із відміткою про отримання

Приклад запиту ціни пропозиції розміщений на платформі за посиланням.

2. На підставі отриманих цінових пропозицій обираємо ту, що має найнижчу ціну та враховує усі вимоги та потреби замовника.

Проте варто ще раз нагадати, що направлення замовником запитів ціни пропозиції має бути підтверджено документально. Тобто, якщо замовник буде обґрунтовувати свої дії щодо дотримання принципів публічних закупівель, то на підтвердження останній зможе надати: повідомлення про вручення листа, скіншот із сторінки направлення листа на електронну адресу, відмітка на запиті про отримання запиту тощо.   

Чому це важливо?

По-перше, для забезпечення принципів здійснення публічних закупівель. 

Крім того, “улюблене” питання аудиторів, яке зустрічається чи не в кожному  моніторингу “надати інформацію та відповідні документи на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.” Тобто, пояснень, що ви дослідити інформацію  в  мережі інтернет буде не достатньо. Так інформацію має бути зафіксована документально. 

Якщо ж під час підготовки повторного тендеру замовник розуміє, що очікувана варість  на конкретний предмет закупівлі є сталою, то вчиняти повторні дії щодо направлення нових цінових пропозицій немає необхідності.