Чи має учасник завантажувати документи тендерної пропозиції під час виправлення електронного підпису? Бонус: приклад листа-пояснення 

Процес підготовки та подання тендерної пропозиції доволі клопіткий для учасника процедури закупівлі, адже в даному випадку помилка може вартувати перемоги. Саме тому учаснику доцільно не лише правильно читати встановлені замовником у тендерній документації вимоги, але й знати яким чином виправити вже допущені у тендерній пропозиції помилки, коли настане така можливість. Отож в даному матеріалі розберемо доволі цікаве запитання, а саме: чи потрібно учасникам повторно завантажувати документи тендерної пропозиції у випадках, якщо виправлення невідповідностей вимагає виключно заміни електронного підпису. 

Чим зумовлена необхідність накладення електронного підпису на тендерну пропозицію учасника? 

У відповідності до пункту 31 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), тендерні пропозиції подаються відповідно до порядку, визначеного статтею 26 Закону, крім положень частин 1, 4, 6 та 7 статті 26 Закону. 

Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації. 

Також звертаючись до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю. 

Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку. 

Нагадуємо, що керуючись доводами, відображеними у матеріалі «КЕП чи УЕП: який вид електронного підпису найбезпечніше передбачати у вимогах тендерної документації», більш безпечним варіантом для замовника є встановлення вимоги щодо використання учасником саме кваліфікованого електронного підпису (КЕП) під ча накладення електронного підпису на тендерну пропозицію в цілому. 

Яких вимог тендерної документації щодо електронного підпису учасник може не дотриматись під час подання тендерної пропозиції? 

Під час подання тендерних пропозицій, від учасника вимагається: 

1. Накладення електронного підпису на тендерну пропозицію в цілому. Найбільш поширена помилка учасників в такому випадку виникає, коли замовник встановлює чіткі вимоги щодо накладення конкретного виду електронного підпису, а учасник ігнорує таку вимогу. 

Приклад: Замовником у тендерній документації встановлено таку вимогу: «Учасник під час подання тендерної пропозиції має накласти кваліфікований електронний підпис особи уповноваженої на тендерну пропозицію учасника». 

Відповідно якщо учасником під час формування та подання тендерної пропозиції накладено на неї удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, то в даному випадку замовник виявить невідповідність. Виконаною вимога буде лише у випадку накладення на тендерну пропозицію кваліфікованого електронного підпису (КЕП). 

2. Накладення електронного підпису на окремі документи. Звертаємо увагу, що з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» («Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» – назва закону в редакції Закону № 2801-IX від 01.12.2022), а також частини 5 статті 22 Закону, замовникам забороняється вимагати від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. 

Відповідно якщо мова йде про накладення електронного підпису на окремі документи, то законодавчі норми не містять вимог щодо накладення виключно кваліфікованого електронного підпису (КЕП), так як удосконалений електронний підпис також може базуватись на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. 

Яким чином учасник має змогу виправити помилку щодо невірно накладеного електронного підпису на етапі розгляду тендерних пропозицій? 

Звертаючись до норм Закону з урахуванням Особливостей, замовник за результатами розгляду тендерної пропозиції повинен прийняти рішення, в тому числі: 

• відхилити тендерну пропозицію у відповідності до пункту 44 або пункту 45 Особливостей; 
• оприлюднити в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, керуючись вимогами пункту 43 Особливостей; 
• визначити переможця закупівлі та оприлюднити в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю згідно норм пункту 49 Особливостей. 

Відповідно на етапі розгляду тендерних пропозицій, учасник з власної ініціативи не має можливості усунути наявні в тендерній пропозиції невідповідності, в тому числі у разі наявності чи відсутності електронного підпису, накладеного на тендерну пропозицію в цілому чи на окремий електронний документ. Виправити таку помилку можна виключно протягом 24-х годин з моменту оприлюднення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей. 

Звертаючись до положень пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. 

Отож якщо тендерною документацією вимагалось накладення електронного підпису на окремий документ, а учасником не виконано дану вимогу, то протягом 24-х годин з моменту оприлюднення замовником повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей учасник повинен підвантажити в електронну систему закупівель документ із накладеним на нього електронним підписом. 

Проте, якщо учасником накладено на тендерну пропозицію в цілому удосконалений електронний підпис (УЕП) замість кваліфікованого електронного підпису (КЕП), то виправити таку ситуацію можна виключно шляхом накладення на тендерну пропозицію кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Повторно завантажувати в електронну систему увесь перелік документів, що міститься у тендерній пропозиції не потрібно. В той же час рекомендуємо врахувати ускладнення, пов’язані із функціоналом електронної системи закупівель, з якими може стикнутися учасник. 

Відповідно до технічної реалізації електронних майданчиків, учасник під час виправлення невідповідностей не має можливості підвантажити в електронну систему закупівель виключно файл електронного підпису. Для того, щоб електронна система прийняла відповідні зміни, учаснику слід підвантажити до тендерної пропозиції хоча б один документ. Тож з метою можливості виправлення невідповідності щодо ненакладення на тендерну пропозицію кваліфікованого електронного підпису (КЕП), пропонуємо учасникам на даному етапі додатково підвантажити в електронну систему закупівель лист-пояснення довільної форми.