Аудитори зобов’язали не допускати порушення в майбутньому: чи може бути складений протокол на уповноважену особу

Жоден закупівельник, який би досвідчений він не був, не застрахований від моніторингу закупівлі. Але, коли моніторинг все ж почався, важливо врахувати всі тонкощі законодавства, а також обов'язки та права не тільки замовника, але й контролюючого органу. Чому? Виявляється, навіть усунувши порушення уповноважена особа може отримати штраф. За яких умов можлива така ситуація та як діяти розберемо у статті.

Пункт 14 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлю» (далі – Закон) визначає моніторинг процедури закупівлі, як аналіз дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель під час проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та протягом його дії з метою запобігання порушенням законодавства у сфері публічних закупівель.

Разом з тим, згідно з пунктом 23 Особливостей Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі».

Моніторинг завершується складенням висновку про результати моніторингу процедури закупівлі (далі - висновок), який містить, зокрема опис порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, виявленого за результатами моніторингу процедури закупівлі та зобов’язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель.

Враховуючи норми частин 8 та 10 статті 8 Закону, після оприлюднення органом державного фінансового контролю висновку замовник вчиняє одну із зазначених дій:

Варіант № 1. Усуває порушення викладені у висновку.

або

Варіант № 2. Надає аргументовані заперечення до висновку.

або

Варіант № 3. Надає інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.

або

Варіант  № 4. Оскаржує висновок до суду.

Приклад 1. Закупівля UA-2022-01-21-016487-b, моніторинг UA-M-2023-02-28-000095

Встановлені порушення: в результаті проведеного моніторингу встановлено порушення в частині неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою адміністративну відповідальність за частиною 1 статті 164-14 КУпАП, а саме:

• замовник оприлюднив нову редакцію тендерної документації додатково до початкової редакції. Проте, разом з новою тендерною документацією в окремому документі перелік змін, що вносяться, не оприлюднив, чим порушив вимоги абзацу другого частини другої статті 24 Закону, пункту третього частини першої статті 10 Закону,
• під час оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору та Додаткових угод до Договору, Замовником допущено ряд порушень, зокрема, Додаткові угоди  та повідомлення про внесення змін до договору Замовник оприлюднив на 5-ий та 6-ий робочий день відповідно з дня укладення, чим порушив вимоги пункту одинадцятого частини першої статті 10 Закону;  Додаткову угоду № 5 Замовник оприлюднив не в повному обсязі, чим порушив вимоги пункту десятого частини першої статті 10 Закону,
• Замовник на 46-ий робочий день з дня закінчення строку дії договору про закупівлю оприлюднив звіт про виконання договору, чим порушив вимоги пункту дванадцятого частини першої статті 10 Закону.

А також ДАСУ встановило інші порушення, а саме: вимог наказу Мінекономіки від 13.04.2016 № 680 «Про затвердження примірної тендерної документації» в частині не завантаження окремими файлами додатків до тендерної документації. Примітка автора: положення наказу Мінекономіки від 13.04.2016 №680 «Про затвердження примірної тендерної документації» не є обов’язковими до застосування замовником, оскільки таких вимог не містить ні положення Закону, ні Особливостей, ні самого наказу. Не дотримання вимог зазначеного наказу не тягне з собою адміністративної відповідальності.

Зобов'язання: за результатами проведеного моніторингу аудитори зобов'язали замовника  “...здійснити заходи щодо недопущення в подальшому встановлених порушень вимог пунктів третього, десятого, одинадцятого та дванадцятого частини першої статті 10 Закону, абзацу другого частини другої статті 24 Закону, Наказу № 680 (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо) та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку, оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.”

Усунення замовником порушень: замовник, у строк протягом 5 робочих днів з дня оприлюднення органом державного фінансового контролю висновку, оприлюднив через електронну систему закупівель інформацію та документи, що свідчать про усунення порушення законодавства у сфері публічних закупівель, зокрема Наказ про установі за підписом керівника замовника, в якому уповноваженій особі вказано на недопущення порушень у сфері публічних закупівель в подальшому, зобов’язано приймати участь в тренінгах, семінарах щодо проведення закупівель, неухильно дотримуватися вимог законодавства. Крім цього, замовником укладено договір щодо використання бази знань закупівельника, який також завантажено у відповідь на виконання зобов'язань, встановлених у висновку.

Дії контролюючого органу: ДАСУ вчинено дії щодо притягнення до адміністративної відповідальності за порушення законодавства у сфері публічних закупівель за частиною 1 статті 164-14 КУпАП, про що зазначено в електронній системі закупівель та вказано номер протоколу.

За яких умов ДАСУ може притягнути до  адміністративної відповідальності у разі виявлених в ході моніторингу порушень?

Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення органом державного фінансового контролю висновку замовник оприлюднює через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень (абзац 2 частини 8 статті 8 Закону).

Частина 11 статті 8 Закону чітко визначає, у разі якщо замовник не усунув визначене у висновку порушення, що призвело до невиконання ним вимог, передбачених цим Законом, а також висновок не оскаржено до суду, орган державного фінансового контролю після закінчення строку на оскарження до суду, визначеного у частині десятій цієї статті, за результатами моніторингу вчиняє дії щодо притягнення до адміністративної відповідальності за порушення законодавства у сфері публічних закупівель. Номер протоколу зазначається в електронній системі закупівель наступного робочого дня з дня складання протоколу, а також зазначаються дата та номер відкриття провадження у справі протягом наступного робочого дня з дня отримання інформації про відкриття такого провадження (частина 11 статті 8 Закону).

Відповідно до частини 9 статті 8 Закону у разі підтвердження органом державного фінансового контролю факту усунення замовником порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, про що цей орган зазначає в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення замовником відповідної інформації в електронній системі закупівель, службова (посадова) особа замовника та/або уповноважена особа замовника не притягається до адміністративної відповідальності за порушення законодавства у сфері закупівель з порушень, що були усунуті замовником відповідно до висновку.

В розглянутому Прикладі 1. аудитори чітко встановили спосіб усунення виявлених порушень “...здійснити заходи щодо недопущення в подальшому … (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо)”. Замовник поінформував аудиторів (розмістив відповідну інформацію) та надав документи (наказ та договір) про факт усунення виявлених порушень. При цьому, аудитори не підтвердили факт усунення замовником порушення в електронній системі та склали протокол. Хоча фактично не мали підстав для притягнення до адміністративної відповідальності за порушення законодавства у сфері публічних закупівель, адже замовник усунув визначене у висновку порушення та оприлюднив через електронну систему закупівель інформацію та  документи, що свідчать про усунення порушення (порушень).

Важливо! Доволі часто ДАСУ, не чекаючи виконання замовником зобов'язань, викладених у висновку, надсилають запит про надання персональних даних для подальшого складення протоколу про адміністративне правопорушення.

Тут замовнику варто бути уважним та не поспішати. 

Якщо за результатами моніторингу встановлено, зокрема, порушення які передбачають адміністративну відповідальність, при цьому висновок містить зобов'язання на зразок “здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) .. або “здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення …”, тобто виконати які не викликає особливих труднощів у замовника, тоді рекомендуємо дотримуватися наступного алгоритму дій:

Крок 1. Ознайомитися із висновком.

Крок 2. Прийняти рішення щодо висновку враховуючи законодавчі норми, відповідність висновку законодавству та його зобов'язальну частину.

Крок 3. Проінформувати ДАСУ через електронну систему закупівель про виконання висновку та контролювати відображення інформації та / або документів в електронній системі закупівель.

Крок 4. Спілкуватися з аудитором (замовнику доцільно додатково в телефонному режимі повідомити, що порушення ним усунуто, нагадати / попросити аудитора підтвердити факт усунення замовником порушень, тобто зазначити інформацію про виконання висновку в електронній системі закупівель).

Крок 5. Перевірити чи аудитор поставив відмітку “усунуто”.

Крок 6. У разі отримання запиту про надання персональних даних УО, тоді як замовник усунув порушення, підготувати лист до ДАСУ та зазначити, коли і як замовник усунув порушення, додавати скріни із ЕСЗ та документи, що свідчать про усунення.

Чому варто контактувати із працівниками ДАСУ в частині проведеного моніторингу? 

Приклад 2. Закупівля UA-2023-09-28-009387-a, моніторинг UA-M-2023-11-15-000012

Встановлені порушення: в результаті проведеного моніторингу встановлено порушення в частині порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою адміністративну відповідальність за частиною 1 статті 164-14 КУпАП, а саме: в порушення вимог абзацу 21 пункту 13 Особливостей Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. 

При цьому, у висновку аудитори ззначають, що під час проведення моніторингу на запити ДАСУ замовником оприлюднено обґрунтування підстави для здійснення закупівлі відповідно до підпункту 2 пункту 13 Особливостей, але на 63-й день після оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Зобов'язання: “...здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів”.

Усунення замовником порушень: замовник розмістив інформацію та документи щодо здійснення заходів, направлених на недопущення встановленого порушення у подальшому, а саме: згідно наказу по установі з уповноваженою особою з публічних закупівель розглянуті виявлені порушення та проведено роз’яснювальну роботу, зобов’язано не допускати в подальшому порушень законодавства у сфері публічних закупівель. 

Підтвердження ДАСУ фатку усунення порушень: відсутнє.

Інформація про притягнення до адміністративної відповідальності: відсутня.

Насправді в електронній системі закупівель значна кількість закупівель, щодо яких проведений моніторинг, виявлені порушення, які в тому числі передбачають адміністративну відповідальність та в зобов'язальний частині аудитори зазначають або не допускати порушення в подальшому, або ж притягнути осіб до дисциплінарної відповідальності. Проте, після усунення замовником порушень аудитори як не підтверджують факту усунення замовником порушення, так і не зазначають інформацію про складений протокол. Але за інформацією, наявною  в електронній системі закупівель, неможливо дійти висновку, що в кожному такому випадку ДАСУ не намагається притягнути уповноважену особу до відповідальності. Тож, якщо до моменту виконання зобов'язань, вказаних у висновку,  замовник отримав лист про надання персональних даних УО, варто підготувати відповідь та зазначити, коли і як замовник усунув порушення, додавати скріни із ЕСЗ та документи, що свідчать про усунення (наприклад, накази, доповідні записки тощо). І знову спілкуватися з аудитором та повідомляти йому вказану інформацію додатково, до моменту отримання ДАСУ офіційного листа від замовника.