Алгоритм закупівлі послуг з поточного ремонту 

При цьому, проєктну документацію та/або дефектний акт замовнику потрібно попередньо розробити, приміром, власними силами або на договірних засадах. 

Етап 2. Аналіз ринку, визначення очікуваної вартості предмета закупівлі 

Ще одним важливим етапом при здійсненні закупівлі є визначення очікуваної вартості закупівлі, від якої залежить вид закупівлі. 

За загальним правилом визначати очікувану вартість предмета закупівлі замовники можуть у відповідності до наказу Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» (далі-наказ № 275) та з дотриманням принципів здійснення закупівель, які визначені в статті 5 Закону України «Про публічні закупівлі». 

Однак визначення очікуваної вартості закупівлі послуг з поточного ремонту має свої особливості. Так, для таких типів об’єктів як лікарні, навчальні заклади, адміністративні будівлі законодавство не визначає обов’язкових вимог щодо визначення очікуваної вартості предмета закупівлі послуг з поточного ремонту. Тобто визначати очікувану вартість закупівлі послуг з поточного ремонту для наведених об’єктів замовники можуть згідно наказу № 275. 

Проте, здійснювати поточний ремонт автомобільних доріг загального користування та об’єктів благоустрою згідно законодавчих норм замовники повинні на підставі проектної документації або кошторисної документації, і, відповідно, на підставі цих документів визначати очікувану вартість послуг з поточного ремонту. 

Більше про визначення очікуваної вартості послуг з поточного ремонту читайте в статті Як визначити очікувану вартість поточного ремонту 

Що оформляємо? Якщо визначення очікуваної вартості поточного ремонту здійснювалось, приміром, на підставі запиту комерційних пропозицій, замовнику варто зберігати: 

• скріншот із сторінки електронної пошти про направлення електронного листа на офіційну адресу потенційного контрагента; 
• докази направлення поштовим зв’язком запиту цінових (комерційних) пропозицій; 
• отримання відмітки про вручення запиту цінових (комерційних) пропозицій нарочним. 

Етап 3. Оприлюднення річного плану або змін до нього 

Норма законодавства: Закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. (пункт 14 Особливостей)  

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану. (частина 1 статті 4 Закону)  

Річний план або зміни до нього мають містити наступну інформацію:  

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;  
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);  
• розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі;  
• код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);  
• вид закупівлі та орієнтовний початок проведення. (частина 2 статті 4 Закону)  

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. (абзац 2 пункту 14 Особливостей). 

Якщо вартість закупівлі не перевищує межі, які визначені в пункті 11 Особливостей 

Етап 4-1. Обрання та перевірка контрагента для укладення договору згідно пункту 11 Особливостей 

У випадку, якщо вартість предмета закупівлі послуг з поточного ремонту не буде перевищувати вартісні межі у 200 тис.грн. замовник може здійснити закупівлю на підставі пункту 11 Особливостей. 

Водночас укладаючи «прямий» договір згідно даної норми замовникам варто обрати потенційного контрагента та перевірити його на дотримання певних вимог законодавчих норм. 

Так, оцінити контрагентів замовники можуть, до прикладу, проаналізувавши комерційні пропозиції, які вони отримають від контрагентів. 

При аналізі комерційної пропозиції замовнику потрібно дотриматися принципів здійснення публічних закупівель. Зокрема, на підставі наданих цінових пропозицій обираємо ту, що має не тільки найнижчу ціну, але і враховує усі вимоги та потреби замовника. 

Також рекомендуємо зберігати отриманні від потенційних контрагентів комерційні пропозиції. 

Окрім цього, обираючи контрагента замовнику варто перевіряти контрагента, адже законодавство містить ряд заборон, які замовник повинен врахувати для успішного укладення будь-якого договору. 

Абзацом 2 пункту 2 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначено, що: 

замовникам забороняється здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг у громадян Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран (крім тих, що проживають на території України на законних підставах); юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран; юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі - активи), якої є Російська Федерація/Республіка Білорусь/Ісламська Республіка Іран, громадянин Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран (крім тих, що проживають на території України на законних підставах), або юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів. 

Де перевірити таку інформацію? 

Щоб перевірити зазначену інформацію замовник може звернутися до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР) про місцезнаходження, засновників та кінцевого бенефіціарного власника. 

У разі ж якщо виконавець послуг або його кінцевий бенефіціарний власник, член або учасник (акціонер), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків є громадянином Російської Федерації / Республіки Білорусь та проживає на території України на законних підставах, то варто перевірити та попросити у виконавця: 

• паспорт громадянина колишнього СРСР зразка 1974 року з відміткою про постійну чи тимчасову прописку на території України або зареєструваний на території України свій національний паспорт 

або  

• посвідку на постійне чи тимчасове проживання на території України 

або  

• військовий квиток, виданий іноземцю чи особі без громадянства, яка в установленому порядку уклала контракт про проходження військової служби у Збройних Силах України, Державній спеціальній службі транспорту або Національній гвардії України 

або  

• посвідчення біженця чи документ, що підтверджує надання притулку в Україні. 

У разі якщо юридична особа створена та зареєстрована відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь /Ісламської Республіки Іран, але активи такої юридичної особи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів, то варто перевірити та попросити у виконавця: 

• ухвалу слідчого судді або ухвала суду про передачу активів в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів; 

або  

• згоду самого власника активів про передачу активів, підпис якої нотаріально завірений в установленому законодавством порядку. 

Етап 4-2. Укладення договору 

Після обрання та перевірки контрагента та в разі, якщо вартість закупівлі не буде перевищувати  вартісні межі, які визначені в пункті 11 Особливостей (200 тис.грн.), замовник може укласти договір із суб’єктом, якого було обрано. 

Водночас договір згідно даної норми укладається у відповідності до положень Цивільного та Господарського кодексу України. 

Етап 4-3. Оприлюднення інформації в електронній системі закупівель 

Пункт 11 Особливостей передбачає, що для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3^--8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. 

У відповідності до даної норми замовник зобов’язаний в електронній системі оприлюднити виключно звіт про укладений договір. Натомість оприлюднювати сам договір обов’язку немає. 

При цьому, варто звернути увагу, що в разі, коли вартість річної потреби є меншою ніж 50 тис. грн замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, як це визначає абзац 2 пункту 11 Особливостей. 

Оприлюднити звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель відповідно до пункту 3-8  розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону замовник повинен протягом 10 робочих днів. 

Якщо вартість закупівлі перевищує межі, які визначені в пункті 10 Особливостей – проводимо закупівлю відкритих торгів 

Етап 5-1. Підготовка тендерної документації 

Норма законодавства: Тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей. (пункт 28 Особливостей)  

Коментар: у відповідності до приписів даного пункту Особливостей, замовник формуючи тендерну документацію повинен керуватися зазначеною нормою, а також враховувати вимоги статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі», в тій частині, яка не врегульована розглянутим пунктом Особливостей. 

При цьому, що врахувати замовникам при формуванні тендерної документації та проекту договору при закупівлі послуг з поточного ремонту можна ознайомитися в статті Що замовникам варто врахувати при складенні тендерної документації та проєкту договору про закупівлю при закупівлі послуг з поточного ремонту. 

Водночас замовники можуть використовувати уже готову тендерну документацію, приклад якої є в пакеті прикладів документів для проведення відкритих торгів. 

Етап 5-2. Оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації 

Норма законодавства: замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за сім днів, на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій. (пункт 24 Особливостей)  

Оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною другою статті 21 Закону з урахуванням цих особливостей. (пункт 26 Особливостей)  

Відповідно до абзаців 1 та 2 пункту 37 Особливостей за обґрунтованим рішенням замовника відкриті торги можуть бути проведені без застосування електронного аукціону. 

Документальне оформлення етапу. Замовник складає протокол уповноваженої особи про затвердження тендерної документації та оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів разом із тендерною документацією. 

Варто відмітити, що уповноважена особа може зробити один протокол, у якому розглянути такі питання: затвердження річного плану або змін до нього, оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель, затвердження тендерної документації. 

Етап 5-3. Порядок подання тендерних пропозицій 

Тендерні пропозиції подаються відповідно до порядку, визначеного статтею 26 Закону, крім положень частин першої, четвертої, шостої та сьомої статті 26 Закону. 

Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації. 

Тендерні пропозиції залишаються дійсними протягом зазначеного в тендерній документації строку, який у разі необхідності може бути продовжений (пунктом 31 Особливостей). 

Етап 5-4. Розгляд тендерних пропозицій 

Згідно пункту 36 Особливостей якщо була подана одна тендерна пропозиція, електронна система закупівель після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, визначених замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, розкриває всю інформацію, зазначену в тендерній пропозиції, крім інформації, визначеної пунктом 40 цих особливостей, не проводить оцінку такої тендерної пропозиції та визначає таку тендерну пропозицію найбільш економічно вигідною. Протокол розкриття тендерних пропозицій формується та оприлюднюється відповідно до частин третьої та четвертої статті 28 Закону. 

Замовник розглядає таку тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин другої, п’ятої - дев’ятої, одинадцятої, дванадцятої, чотирнадцятої, шістнадцятої, абзаців другого і третього частини п’ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей. Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації. 

Якщо замовником встановлені інші, крім ціни, критерії оцінки відповідно до методики оцінки, після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, визначеного замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, в електронній системі закупівель автоматично визначаються показники інших критеріїв оцінки та приведена ціна, після чого розкривається інформація про приведену ціну. 

Якщо замовником застосовуються інші, крім ціни, критерії оцінки, у тендерній документації визначається їх вартісний еквівалент або питома вага таких критеріїв у загальній оцінці тендерних пропозицій. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою ніж 70 відсотків. 

Пункт 37 Особливостей передбачає, що замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин другої, п’ятої - дев’ятої, дванадцятої, шістнадцятої, абзацу першого частини чотирнадцятої, абзаців другого і третього частини п’ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей. 

Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації. 

Також пункт 41 Особливостей визначає, що розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин другої, дванадцятої, шістнадцятої, абзаців другого і третього частини п’ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей. 

Згідно з пунктом 42 Особливостей замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, наданої учасником/переможцем процедури закупівлі, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції. У разі отримання достовірної інформації про невідповідність учасника процедури закупівлі вимогам кваліфікаційних критеріїв, наявність підстав, визначених пунктом 47 цих особливостей, або факту зазначення у тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації, що є суттєвою під час визначення результатів відкритих торгів, замовник відхиляє тендерну пропозицію такого учасника процедури закупівлі. 

Окрім цього, при розгляді тендерних пропозицій важливим є врахування пункту 43 Особливостей, який передбачає, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. 

Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо. 

Замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних з виконанням рішення органу оскарження. 

Водночас згідно пункту 44 Особливостей замовник повинен відхилити тендерну пропозицію учасника при наявності підстав, які визначені в даній нормі. 

Знайти протоколи для документального оформлення зазначеного етапу замовник може в пакеті прикладів документів для проведення відкритих торгів. 

Етап №5-5. Укладання договору про закупівлю, його публікація та внесення змін до договору  

Відповідно до пункту 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктом 10 Особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей. 

Переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю. 

Забороняється укладення договорів про закупівлю, що передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення відкритих торгів/використання електронного каталогу, крім випадків, передбачених цими особливостями. 

Пункт 18 Особливостей визначає, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, у тому числі за результатами електронного аукціону, крім випадків: 

• визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті; 
• перерахунку ціни в бік зменшення ціни тендерної пропозиції переможця без зменшення обсягів закупівлі; 
• перерахунку ціни та обсягів товарів в бік зменшення за умови необхідності приведення обсягів товарів до кратності упаковки. 

Згідно з пунктом 49 Особливостей з метою забезпечення права на оскарження рішень замовника до органу оскарження договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через п’ять днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. 

Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів. У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється. 

Відповідно до статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього протягом трьох робочих днів з дня його укладення. 

Абзац 2 частини 1 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» визначає, що невід’ємними додатками до договору про закупівлю послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва є документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси. 

Відповідно до пунктів 10 та 11 частини 1 статті 11 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: 

• договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі (у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 цього Закону) - протягом трьох робочих днів з дня його укладення; 
• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси - протягом трьох робочих днів з дня: 

внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 цього Закону). 

Згідно пункту 19 Особливостей істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13) цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, які визначені в даній нормі. 

У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. 

Приклад самого договору можна знайти в пакеті прикладів документів для проведення відкритих торгів. 

Окрім цього, після укладення договору замовник повинен протягом 3 робочих днів з дня укладання договору про закупівлю оприлюднити його разом із усіма додатками в електронній системі закупівель у форматі PDF. Зокрема, одним із додатків при закупівлі послуг з поточного ремонту при публікації договору має бути додаток, який містить інформацію про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі. 

В свою чергу, вносячи зміни до договору про закупівлю замовникам потрібно враховувати приписи пункту 19 Особливостей в частині внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, а також публікації повідомлення про внесення змін до договору. 

Етап № 5-6. Звітування про виконання договору про закупівлю 

Згідно з абзацом 1 пункту 4 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного за результатами відкритих торгів, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону. 

У відповідності до даної норми замовник зобов’язаний опублікувати звіт про виконання договору про закупівлю у випадках, які визначені в пункті 4 Особливостей. 

При цьому, для публікації звіту про виконання договору про закупівлю згідно з пунктом 12 частини першої статті 10 Закону в замовника є 20 робочих днів із настання однієї з вище вказаних подій.