Алгоритм взаємодії замовника з ДАСУ, АМКУ, ДКСУ та правоохоронними органами

Аналіз ефективності використання публічних коштів - той процес, який відбувається постійно та до якого залучена не мала кількість різних суб'єктів. Зокрема, це контролюючі та правоохоронні органи в межах своїх повноважень та покладених на них завдань. Замовнику ж, зі свого боку, варто чітко розуміти хто, на якому етапі та з якими питаннями може до нього звертатися, а також алгоритм дій в такому разі.

Державна аудиторська служба України (ДАСУ)

Правові засади діяльності ДАСУ визначені в Законі України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю» від 26.01.1993 № 2939 (далі – Закон № 2939) та Положенні про державну аудиторську службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 № 43.

Контроль за дотриманням законодавства у сфері закупівель здійснюється ДАСУ  відповідно до Закону № 2939 шляхом проведення:

• моніторингу закупівлі;
• проведення перевірки закупівель;
• державного фінансового аудиту;
• інспектування (ревізія).

Детально зупинимося на заходах контролю, при яких замовник та ДАСУ взаємодіють найчастіше саме в частині закупівель: моніторинг та перевірка.

Взаємодія замовника та ДАСУ в ході моніторингу

Нормативне регулювання. Стаття 8 Закону

Форма взаємодії. Моніторинг, як аналіз дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель під час проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та протягом його дії з метою запобігання порушенням законодавства у сфері публічних закупівель 

Алгоритм взаємодії протягом здійснення моніторингу. Посадова особа ДАСУ має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. 

Переважно кожен моніторинг супроводжується запитом та такий запит може  бути не один, тому варто переглянути сповіщення електронного майданчика щодо закупівлі. Строк надання замовником відповіді на запит становить 3 робочі дні з дня оприлюднення запиту.

Замовник наділений правом також оприлюднити пояснення з власної ініціативи стосовно закупівлі, яка моніториться.

Алгоритм взаємодії після оприлюднення висновку. За результатами моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю складає та підписує висновок про результати моніторингу процедури закупівлі. 

Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення такого висновку замовник має обрати одну із зазначених дій:

• оприлюднення інформації та/або документів, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку,
• оприлюднення аргументованого заперечення до висновку,
• оприлюднення інформації про причини неможливості усунення виявлених порушень.

Далі, у разі підтвердження ДАСУ  факту усунення замовником порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, про що цей аудитором зазначає в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення замовником відповідної інформації в електронній системі закупівель та  службова (посадова) особа замовника та/або уповноважена особа замовника не притягається до адміністративної відповідальності за порушення законодавства у сфері закупівель з порушень, що були усунуті замовником відповідно до висновку.

У разі незгоди замовника з інформацією, викладеною у висновку, він має право оскаржити висновок до суду протягом 10 робочих днів з дня його оприлюднення, про що зазначається в електронній системі закупівель протягом наступного робочого дня з дня оскарження висновку до суду. Замовник зазначає в електронній системі закупівель про відкриття провадження у справі протягом наступного робочого дня з дня отримання інформації про відкриття такого провадження та номер такого провадження.

Якщо замовник не усунув визначене у висновку порушення, що призвело до невиконання ним вимог, передбачених цим Законом, а також висновок не оскаржено до суду, орган державного фінансового контролю після закінчення строку на оскарження до суду, визначеного у частині десятій цієї статті, за результатами моніторингу вчиняє дії щодо притягнення до адміністративної відповідальності за порушення законодавства у сфері публічних закупівель.

Взаємодія замовника та ДАСУ в ході перевірки закупівлі

Нормативне регулювання. Порядок проведення перевірок закупівель Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами, затверджений Постановою Кабміну від 01.08.2013 № 631

Форма взаємодії. Документальна та фактична перевірка закупівлі

Алгоритм взаємодії. Під час документальної перевірки здійснюється контроль за дотриманням законодавства про закупівлі шляхом вивчення документів замовника. На письмову вимогу посадової особи органу державного фінансового контролю керівник замовника або уповноважена ним особа зобов’язані подати протягом трьох робочих днів з дня отримання вимоги, якщо інший строк не визначено вимогою (але не менше ніж один робочий день), в електронній або паперовій формі у трьох примірниках завірені копії усіх необхідних для перевірки документів і відомостей, що перебувають у володінні замовника, у тому числі тих, які не оприлюднено в електронній системі закупівель, що, зокрема, підтверджують факти виявлення порушень.

Під час проведення перевірки здійснюється і фактична перевірка  шляхом інвентаризації, обстеження та контрольного обміру закуплених (отриманих) замовником товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг та проведення інших дій відповідно до повноважень органу державного фінансового контролю. При цьому замовник забезпечує доступ на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать замовнику або використовуються ним.

Результати перевірки оформляються актом. Протягом трьох робочих днів після отримання акта перевірки замовник повертає примірники акта перевірки, підписані керівником замовника,  уповноваженою особою (особами) та головним бухгалтером.

Свій же примірник акту замовник отримує не пізніше наступного робочого дня після надходження до ДАСУ підписаних 1-го та 3-го примірників акту. 

Якщо замовник, не згоден із змістом акту, то підписує його із запереченнями / застереженнями  та протягом 5 робочих днів з дня повернення примірників  акта надсилає такі заперечення до ДАСУ. Якщо вжитими в період перевірки заходами не забезпечено повне усунення виявлених порушень, органом державного фінансового контролю у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після реєстрації акта, та у разі надходження заперечень до нього - не пізніше ніж 10 робочих днів після надсилання висновків на такі заперечення об’єкту контролю надсилається вимога щодо усунення виявлених  порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування.

Про усунення виявлених перевіркою фактів порушення законодавства замовник у строк, визначений вимогою про їх усунення, повинен інформувати відповідний орган державного фінансового контролю з поданням завірених копій первинних, розпорядчих та інших документів, що підтверджують усунення порушень (залежно від вимог прописаних аудиторами та встановлених порушень, наприклад додаткові угоди про розірвання договорів).

Державна казначейська служба України

Нормативне регулювання. Частина 2 статті 7 Закону, Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, який затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 

Форма взаємодії. Перевірка наявності документів до здійснення оплати за договором про закупівлю; реєстрація бюджетних зобов'язань

Алгоритм взаємодії.  У разі укладення договору чи договору про закупівлю замовник, який обслуговується в органах казначейства надає відповідний договір на реєстрацію у строки визначені Порядком  №309.

Разом з тим, до здійснення оплати за договором про закупівлю казначей перевіряє наявність річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель, що підтверджують проведення процедури закупівлі та за результатами якої укладено договір про закупівлю. 

Перевірка наявності документів, зазначених у пункті 1 частини 2  статті  Закону 7, проводиться шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель, тобто замовнику немає потреби додатково їх друкувати.

При поданні до органів Казначейства документів, що підтверджують взяття бюджетних та бюджетних фінансових зобов’язань за укладеними договорами про закупівлі товарів, робіт або послуг виникають суперечливі ситуації, коли казначеї відмовляють в реєстрації договорів.

При отриманні усної чи письмової відмови від взяття на облік органами Казначейства бюджетних зобов’язань щодо договору про закупівлю / договору, замовнику перш за все необхідно проаналізувати ситуацію, що склалася, та прийняти одне із відповідних рішень: 

• у разі виникнення непорозуміння з працівниками органу Казначейства, можна спробувати повторно надіслати реєстр бюджетних зобов’язань одночасно із відповідним листом-зверненням, в якому обґрунтувати власну позицію, базуючись на засадах законодавства;  
• якщо відмова казначея обгрунтована усунути такі порушення та повторно направити органам Казначейства реєстр бюджетних зобов’язань та договір про закупівлю; 
• у разі усної відмови від взяття на облік органами Казначейства бюджетних зобов’язань варто направити лист-звернення з проханням пояснити причину відмови; 
• у випадках коли усунути порушення немає змоги, розірвати такий договір про закупівлю та повторно провести процедуру закупівлі. 

Антимонопольний комітет України

Нормативне регулювання.  Стаття 18 Закону з урахуванням пунктів 55-67 Особливостей

Форма взаємодії. Оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника

Алгоритм взаємодії. Під час розгляду скарг Комісія з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних  має право запитувати і отримувати в електронному вигляді у замовників, учасників процедури закупівлі, контролюючих органів відповідні інформацію, документи та матеріали щодо проведення процедур закупівель. 

Замовники протягом двох робочих днів з дня отримання запиту Органу оскарження, але не пізніше дня, що передує дню розгляду скарги, повинні подати до органу оскарження шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель відповідні інформацію, документи та матеріали щодо проведення відкритих торгів.

Якщо скарга задоволена Органом оскарження замовник повинен виконати рішення не пізніше 30 днів з дня його прийняття. Поряд з цим замовник має право оскаржити рішення Органу оскарження до суду.

Національна поліція 

Нормативне регулювання. Положення про національну поліцію, що затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2015 № 877, Кримінальний процесуальний кодекс України  (в частині розслідування злочинів)

Форма взаємодії. Запит про надання інформації, документів і матеріалів, необхідних для виконання завдань

Алгоритм взаємодії. Національна поліція для виконання покладених на неї завдань (перелічені у пункті 4 Положення № 877) має право одержувати в установленому законодавством порядку від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб, а також громадян та їх об’єднань інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на неї завдань. 

Як правило органи Національної поліції створюють запит на інформацію в розумінні Закону України “Про доступ до публічної інформації”, тому замовникам слід надавати у строки, визначені статтею 20 цього закону:

• не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту; 
• до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних; 
• не пізніше 48 годин з дня отримання запиту, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян

Прокуратура

Нормативне регулювання. Стаття 23 Закону України «Про прокуратуру» та Кримінальний процесуальний кодекс України  (в частині розслідування злочинів)

Форма взаємодії. Запит про надання документів і матеріалів, необхідних для виконання завдань

Алгоритм взаємодії. Прокурор має право витребовувати за письмовим запитом, ознайомлюватися та безоплатно отримувати копії документів і матеріалів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, військових частин, державних та комунальних підприємств, установ і організацій, органів Пенсійного фонду України та фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, що знаходяться у цих суб’єктів, у порядку, визначеному законом.

Як правило органи Прокуратури створюють запит на інформацію в розумінні Закону України “Про доступ до публічної інформації”, тому замовникам слід надавати у строки, визначені статтею 20 цього закону:

• не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту; 
• до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних; 
• не пізніше 48 годин з дня отримання запиту, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян

Служба безпеки України

Нормативне регулювання. Стаття 25 Закону України «Про Службу безпеки України» та Кримінальний процесуальний кодекс України  (в частині розслідування злочинів)

Форма взаємодії. Запит про надання даних та відомостей

Алгоритм взаємодії. Для виконання покладених на співробітників СБУ обов'язків останні мають право одержувати на письмовий запит керівника відповідного органу Служби безпеки України від міністерств, державних комітетів, інших відомств, підприємств, установ, організацій, військових частин, громадян та їх об'єднань дані і відомості, необхідні для забезпечення державної безпеки України, а також користуватись з цією метою службовою документацією і звітністю.

Як правило органи СБУ створюють запит на інформацію в розумінні Закону України “Про доступ до публічної інформації”, тому замовникам слід надавати у строки, визначені статтею 20 цього закону:

• не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту; 
• до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних; 
• не пізніше 48 годин з дня отримання запиту, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян

Національне антикорупційне бюро України

Нормативне регулювання. Стаття 17 Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України»

Форма взаємодії. Запит про надання інформації 

Алгоритм взаємодії. НАБУ має право витребовувати за рішенням керівника структурного підрозділу Національного бюро та одержувати в установленому законом порядку у вказаному в запиті вигляді та формі від інших правоохоронних та державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій інформацію, необхідну для виконання обов’язків Національного бюро, у тому числі відомості про майно, доходи, видатки, фінансові зобов’язання осіб, які ними декларуються у встановленому законом порядку, відомості про використання коштів Державного бюджету України, розпорядження державним або комунальним майном.

У разі отримання замовником такого запиту відповідь необхідно надати невідкладно, але не більше ніж протягом трьох робочих днів. У разі неможливості надання інформації суб’єкт повинен так само невідкладно у письмовій формі повідомити про це Національне бюро з обґрунтуванням причин. Національне бюро за зверненням відповідного суб’єкта може продовжити строк надання інформації на строк не більше двох календарних днів.

Державне бюро розслідувань

Нормативне регулювання. Стаття 7 Закону України «Про Державне бюро розслідувань»

Форма взаємодії. Запит про надання інформації 

Алгоритм взаємодії. ДБР безоплатно одержують в порядку, передбаченому Кримінальним процесуальним кодексом України, за письмовими запитами Директора Державного бюро розслідувань, його уповноваженого заступника, директорів територіальних управлінь Державного бюро розслідувань або їхніх уповноважених заступників інформацію, необхідну у справах про кримінальні правопорушення, що знаходяться у провадженні Державного бюро розслідувань, у тому числі з автоматизованих інформаційних і довідкових систем, реєстрів та банків даних, держателем (адміністратором) яких є органи державної влади або органи місцевого самоврядування, у тому числі інформацію з обмеженим доступом. Використання цієї інформації здійснюється Державним бюро розслідувань з дотриманням законодавства про захист персональних даних. 

Суб’єкти, яким адресовано відповідний запит, зобов’язані протягом трьох днів, а в разі неможливості - не пізніше 10-денного строку, надати відповідну інформацію або повідомити про причини, що перешкоджають її наданню.