З кожним днем до завершення року залишається все менше часу, а отже замовникам доцільно налагодити процес планування закупівель на наступний період (рік), а також подбати про успішне завершення наявних договорів. В той же час для забезпечення безперебійності задоволення потреби в окремих предметах закупівлі, замовник може розглянути можливість продовження строку дії наявного договору про закупівлю на термін, достатній для проведення процедури закупівлі.
Тож керуючись вимогами підпункту 8 пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: зміни умов у зв'язку із застосуванням положень частини 6 статті 41 Закону.
Аналізуючи норми частини 6 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.
А отже для можливості застосування підпункту 8 пункту 19 Особливостей повинно бути виконано наступні вимоги:
- продовжено дію саме договору про закупівлю у розумінні Закону із врахуванням Особливостей;
- на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року;
- в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році;
- видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку;
- після продовження дії договору про закупівлю повинна бути здійснена процедура закупівлі.
Базові аспекти кожної з таких вимог описані у матеріалі «Продовження строку дії договору про закупівлю до 20 %: аналіз умов застосування підстави». Окрім цього при застосуванні норм підпункту 8 пункту 19 Особливостей та частини 6 статті 41 Закону, замовникам доцільно притримуватись наступного алгоритму дій.
Крок 1. Перевіряємо чи є необхідність та можливість застосувати норми підпункту 8 пункту 19 Особливостей.
На даному етапі замовнику вкрай важливо оцінити ризики та переваги прийняття рішення щодо продовження строку дії договору про закупівлю. Адже для прикладу трапляються ситуації, коли для замовника вкрай необхідно забезпечити безперервне постачання необхідних товарів чи надання послуг, а продовження строку дії договору може частково вирішити ситуацію із переходом з року в рік. Проте ризиків у даній ситуації чимало: починаючи із можливості недотримання законодавчих вимог (наприклад, несвоєчасне укладення додаткової угоди або непроведення в подальшому процедури закупівлі) та завершуючи супутніми обставинами, які вплинуть на закупівлю після укладеної угоди (значне підвищення ціни на відповідний предмет закупівлі, тощо).
Якщо ж замовник оцінив можливі нюанси та приймає зважене рішення щодо внесення змін до договору про закупівлю відповідно до підпункту 8 пункту 19 Особливостей, то також доцільно переконатись чи передбачена можливість для внесення таких змін в умовах такого договору.
Крок 2. Звертаємось до іншої сторони договору про закупівлю щодо можливості продовження строку дії такого договору.
Аналізуючи частину 1 частину 626 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ), договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.
При цьому згідно частини 1 статті 654 ЦКУ, зміна або розірвання договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту.
Відповідно якщо сторонами укладено договір про закупівлю, шляхом погодження обох сторін, то вносити зміни до такого договору доцільно шляхом укладення додаткової угоди також за погодженням представників обох сторін. А тому в інтересах замовника завчасно звернутись до іншої сторони із пропозицією щодо внесення змін до договору про закупівлю та відповідно своєчасно оцінити ситуацію, адже постачальник товарів / надавач послуг може відмовитись від укладення додаткової угоди.
Крок 3. До завершення строку дії договору про закупівлю, укладаємо додаткову угоду на продовження строку дії договору, проте без зазначення конкретної суми.
Якщо представники іншої сторони договору про закупівлю погоджуються внести зміни, базуючись на підпункті 8 пункту 19 Особливостей, то сторони укладають додаткову угоду. Більш безпечним варіантом є укладення додаткової угоди до закінчення строку дії договору про закупівлю.
Бюджетні замовники на момент укладення такої додаткової угоди не матимуть затверджених кошторисів. А отже в першій додатковій угоді слід затвердити саме факт продовження строку дії договору про закупівлю без фіксації конкретної суми.
Крок 4. Подаємо першу додаткову угоду для реєстрації до органів Казначейства, базуючись на нормах пункту 2.9 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309).
Нагадуємо, що відповідно до пункту 2.9 Порядку№ 309, у разі змін умов бюджетних зобов’язань (додаткові договори, розірвання договору тощо) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 7 робочих днів з дати їх виникнення подати до органів Казначейства Реєстр та / або Реєстр фінансових зобов’язань і відповідні підтвердні документи щодо уточнення реквізитів та показників таких бюджетних зобов’язань.
А отже після укладення додаткової угоди до договору про закупівлю, замовник зобов’язаний подати до органів Казначейства відповідний реєстр та додаткову угоду на протязі 7 робочих днів з дати укладення такої додаткової угоди.
Крок 5. Після затвердження кошторисних призначень, укладаємо ще одну додаткову угоду, в якій фіксуємо конкретну суму, на яку збільшується договір про закупівлю.
У наступному році після того, як замовнику затверджено кошторисні призначення, сторони укладають другу додаткову угоду, якою фіксують відповідну суму, на яку буде збільшено договір про закупівлю. Проте дана сума не повинна перевищувати 20 % від суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році.
Крок 6. Подаємо другу додаткову угоду для реєстрації до органів Казначейства, базуючись на нормах пункту 2.9 Порядку № 309.
Підсумки
При застосуванні норм підпункту 8 пункту 19 Особливостей замовникам слід притримуватись наступного алгоритму:
- перевірити чи є потреба та чи передбачена в умовах договору про закупівлю можливість продовження строку дії такого договору у відповідності до підпункту 8 пункту 19 Особливостей;
- обговорити з представниками іншої сторони договору про закупівлю можливість внесення відповідних змін;
- укласти першу додаткову угоду щодо продовження строку дії договору про закупівлю, проте без фіксації конкретної суми;
- подати відповідні реєстр та додаткову угоду до органів Казначейства.
- після затвердження кошторисних призначень, укласти другу додаткову угоду до договору про закупівлю, в якій зафіксувати конкретну суму, на яку буде збільшено договір про закупівлю, після чого подати до органу Казначейства відповідний реєстр і саму додаткову угоду.
Звертаємо увагу, що вищезгаданий алгоритм більш ефективний для замовників, котрі здійснюють закупівлю за бюджетні кошти. Якщо мова йде про фінансування закупівлі з власного бюджету, то сторони можуть зафіксувати в одній додатковій угоді одразу всю необхідну інформацію.