Відповідно до норм абзацу 1 пункту 11 Особливостей, у разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, додатково повинен містити визначену абзацом 7 пункту 9 цих особливостей інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг). Така інформація формується автоматично засобами електронної системи закупівель.
У разі відсутності технічної можливості, реалізованої засобами електронної системи закупівель, або у разі, коли постачальник товару (товарів), виконавець робіт, надавач послуги (послуг) є нерезидентом, замовник самостійно додає до звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, визначену абзацом 7 пункту 9 цих особливостей інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг).
Відповідно до вищезазначеного, до моменту появи технічної можливості автоматичного формування інформації про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів) / виконавця робіт / надавача послуги (послуг) в електронній системі закупівель, уповноваженій особі варто оприлюднювати відповідну інформацію власноруч. При цьому діяти слід таким чином, щоб інформація була відображена в сформованому електронною системою закупівель звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи закупівель.
Отож оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відбувається шляхом заповнення електронних полів та підвантаження документів разом із зазначення інформації про КБВ. У разі якщо замовник не вказав такої інформації у звіті, такі дії є порушення у сфері публічних закупівель "неоприлюднення інформації яка підлягала оприлюдненню". Як замовник може вийти із ситуації? Відповідь буде залежати від того які дії вчинив замовник в ЕСЗ та на якому етапі закупівля.
Якщо замовник оприлюднив звіт про укладання договору про закупівлі без використання ЕСЗ (але ще не оприлюднив звіт про виконання договору), то у такому випадку оприлюднити інформацію про КБВ замовник може через зміни до договору шляхом оприлюднення звіту з інформацією про КБВ.
Якщо замовник оприлюднив а ЕСЗ уже звіт про виконання договору (хоча такої законодавчої вимоги немає), то замовник технічно уже немає можливості оприлюднити інформацію про КБВ, звичайно замовник може підготувати протокол про технічну / механічну помилку, разом з тим підготовлений протокол не спростує порушення допущене замовником.
