Щодо ведення протоколів в паперовій формі

“3-1. Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги” і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.”.

Таким чином законодавець передбачив можливість формування протоколу безпосередньо в електронній системі закупівель — на підставі дій, які здійснює уповноважена особа. У цьому випадку документ автоматично оприлюднюється системою після накладення кваліфікованого електронного підпису і не потребує додаткового формування протоколу в паперовій формі. Таким чином, норма спрямована на спрощення документообігу та зменшення навантаження на уповноважену особу, однак не знімає з неї відповідальності за прийняті рішення.

Чому не варто відмовлятися від формування протоколів уповноваженою особою на користь електронних протоколів сформованих ЕСЗ?

Керуючись останнім абзацом частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

При оформленні протокольного рішення уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020) та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 №55 (далі – Типова інструкція № 55). Більш детально тематику оформлення протокольного рішення уповноваженої особи відображено у матеріалі Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати.

Аналізуючи вимоги вищезазначених нормативно-правових актів, протокол повинен містити такі реквізити, як:

1. Назва документа: протокольне рішення / протокол;

2. Назва установи / організації, де складається протокол;

3. Дата протоколу;

4. Номер протоколу;

5. Місце засідання / складення протоколу;

6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини:

6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа.

6.2. В основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті.

7. Підпис особи, яка складає протокол.

В той же час форма протоколу, який формує електронна система закупівель, дещо різниться від вимог до протоколу, затверджених законодавством. Розглянемо деякі із таких відмінностей:

• дата складання документа не завжди ідентична даті прийняття рішення.

Відповідно такого поля, як «дата складання документа» в автоматично сформованому електронною системою закупівель протоколі не буде – лише «дата підпису». Які ризики в такій ситуації виникають, що дата вчинення дії (складення протоколу електронною системою закупівель) може не відповідати фактичній даті прийняття рішення уповноваженою особою, наприклад: згідно вимог частини 1 статті 4 Закону, замовник повинен оприлюднити річний план закупівель або зміни до нього на протязі п’яти робочих днів з дня його затвердження. Відповідно замовник має можливість прийняти рішення щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього –19.09.2025р., а безпосередньо оприлюднити його, наприклад, – 23.09.2025р.

В такому разі протокол уповноваженої особи в паперовому вигляді буде затверджено датою його складання – 19.09.2025р. – у день прийняття уповноваженою особою відповідного рішення. А протокол за новим функціоналом сформовано із датою, коли на річний план чи зміни до нього накладено електронний підпис в електронній системі закупівель – 23.09.2025р.

• відсутня нумерація у протоколі, сформованому за новим функціоналом.

Реєстраційний індекс документа (номер протоколу) є обов’язковою складовою протокольного рішення, згідно вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Відповідно при оформленні протоколів у паперовому вигляді, уповноважена особа має можливість зазначити номер протоколу. Натомість замовник не має можливості вносити будь-які корективи та самостійно зазначити відсутній номер у протоколі, який формує електронна система згідно нового функціоналу.

• вираз «місце засідання / місце складання протоколу» не є ідентичним виразу «місцезнаходження замовника/організатора закупівлі».

Відповідно в протоколі, який формує електронна система, інформація щодо місця засідання / місця складання протоколу відсутня. Натомість єдине поле, що містить адресу в такому електронному протоколі носить назву «місцезнаходження замовника / організатора закупівлі», що не задовольняє вимоги, передбачені законодавчими нормами.

Вищезазначений перелік не є вичерпним, проте можемо дійти висновку, що заміняти протоколи, які формуються уповноваженою особою (паперові чи то електронні) на електронні, сформовані електронною системою закупівель, наразі не варто, так як такого роду дії призведуть до порушення законодавчих вимог.

Чи можливе одночасне формування паперового та електронного протоколу?

Відповідно до пункту 5 Типової інструкції № 55 проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

Тобто, нормативний акт який визначає вимоги до такої форми документу, як протокол, фактично забороняє одночасно вести і електронні, і паперові документи.

Які можливі варіанти дій уповноваженої особи:

для уникнення можливості допустити порушення пункту 5 Типової інструкції №55, оскільки електронна система закупівель формує протокол в електронній формі, то уповноважена особа також може перейти на електронний документообіг та формувати протоколи у вигляді електронного документа з накладенням кваліфікованого електронного підпису;

або

здійснювати подальше формування протоколів в паперовій формі, але розуміти, що це може бути порушенням пункту 5 Типової інструкції № 55, за яке не передбачена адміністративна відповідальність. Проте вбачається, що довести порушення пункту 5 Типової інструкції № 55 контролюючим органам може бути достатньо проблематично, оскільки протокол, який формується електронно системою закупівель на підставі дії уповноваженої особи фактично не є протоколом, так як не містить обов'язкових реквізитів такого документу. кументу.