Попередній річний план доцільно розробляти, базуючись на потребах минулих періодів із врахуванням поточних завдань. Формування попереднього річного плану закупівель дозволить замовнику завчасно передбачити планові потреби у відповідних предметах закупівлі, а відповідно правильно визначити види закупівель та зменшити ризики виникнення порушень в частині відсутності планування закупівель.
При формуванні попереднього річного плану пропонуємо скористатися прикладом Попереднього річного плану.
Процес заповнення вищезгаданої таблиці щодо "допорогових закупівель" практично не відрізняється від ведення попереднього річного плану для закупівель, що будуть здійснюватися із використанням електронної системи закупівель. Відповідно на базі службових / доповідних записок чи інших джерел інформації (в залежності від затвердженого внутрішнього порядку обміну інформацією), уповноважена особа оцінює наявність відповідних потреб, які потрібно буде задовольнити у плановому порядку, після чого відображає дані у вигляді рядка (рядків) попереднього річного плану.
Наприклад: Від одного із відділів надійшла службова записка щодо необхідності придбання протягом року товарів "А", загальною вартістю 80 тис. гривень. Проаналізувавши потребу попередніх періодів та врахувавши поточні завдання виявлено, що придбавати одразу весь обсяг товарів "А" дещо недоцільно (наприклад, товар є сезонним і ціни значно коливаються впродовж року, тощо). Відповідно уповноважена особа вносить у попередній річний план одразу три рядка:
- товар "А" на 25 тис. гривень у січні;
- товар "А" на 35 тис. гривень у червні;
- товар "А" на 20 тис. гривень у листопаді.
Враховуючи, що вартісні межі товару "А" не перевищують вартісні межі, визначені у пункті 11 Особливостей для товарів, в кожній із вищегаданих закупівель замовник робить помітку "допорогова закупівля" або "закупівля без використання електронної системи закупівель". Відповідно у вказаних місяцях уповноважена особа планує укладення прямих договорів за визначеними сумами.
Звертаємо увагу, що вищезгадана форма попереднього річного плану є примірною та може корегуватись для зручності замовника.
