Підтвердження кваліфікаційного критерію шляхом надання лише довідки в довільній формі

Пунктом 28 Особливостей визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей. У тендерній документації зазначаються: один або кілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону з урахуванням положень цих особливостей та інформація про спосіб підтвердження відповідності учасників процедури закупівлі установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством;.....

Так, статтею 16 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) визначено кваліфікаційні критерії процедури закупівлі. Так, в зазначеній статті зазначено наступне. Замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям. Замовник установлює один або декілька з таких кваліфікаційних критеріїв:

• наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;
• наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
• наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів);
• наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.

Водночас Закон не містить будь-яких вимог до даних кваліфікаційних критеріїв, окрім визначення, що учасники повинні документально підтвердити інформацію про їх відповідність кваліфікаційним критеріям.

Разом з тим, що вважати таким документальним підтвердженням? Чи буде виконана дана норма Закону при вимозі надання учасниками в складі тендерних пропозицій виключно довідок в довільній формі. Далі з’ясуємо це питання.

Щоб дати відповідь на зазначене питання потрібно насамперед з’ясувати визначення поняття «документальне підтвердження». Так, поняття «документ» є досить широким і містить декілька значень.

Водночас національне законодавство містить декілька визначень цього поняття. Так, Закон України «Про інформацію» визначає документ як матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» містить наступне визначення поняття «документ» - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві.

Пунктом 3.3. ДСТУ 2731:2004. Національний стандарт України. Діловодство й архівна справа документ визначено як інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

З огляду на дані визначення поняття «документ», довідки  в довільній формі цілком підпадають під дане визначення. Тобто їх можна вважати документом.

Окрім цього, національне законодавство містить визначення поняття «офіційний документ». Так, у відповідності до Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» офіційний документ – це документ, складений, виданий, засвідчений із дотриманням визначених законодавством норм уповноваженою особою, якій законодавством надано право у зв’язку з її професійною чи службовою діяльністю складати, видавати, засвідчувати певні види документів, що підтверджує чи посвідчує певні події, явища або факти та містить передбачені законодавством реквізити і відомості.

Натомість з огляду на зазначене визначення, довідки в довільній формі не можна віднести до офіційних документів. Однак Закон не вимагає підтверджувати інформацію про кваліфікаційні критерії офіційними документами, тому тут слід керуватись саме поняттям «документ», яке ми розглянули вище.

При цьому, ще варто звернути увагу на конструкцію Закону щодо підтвердження інформації.

Якщо звернутись до Словника української мови, то дієслово «підтверджувати» він трактує як визнавати, засвідчувати правильність, достовірність, істинність чого-небудь (Словник української мови: в 11 томах. — Том 6, 1975. — Стор. 513).

В свою чергу, довідка в довільній формі ні в якому разі не засвідчує правильність, достовірність, істинність інформації про кваліфікаційні критерії. Натомість така довідка тільки інформує про наявність аналогічного договору, працівників чи матеріально-технічної бази та технологій, але не підтверджує такої інформації. Тому додатково до такої довідки замовники повинні вимагати від учасників подання документів (в тому числі офіційних) задля підтвердження інформації про кваліфікаційні критерії.

Отож, з огляду на все вищенаведене, замовники не можуть на підтвердження кваліфікаційних критеріїв вимагати від учасників надання в складі тендерної пропозиції виключно довідки в довільній формі, оскільки це не узгоджується із нормами Закону. Зазначеної позиції дотримується також суд.

Рішення Харківського окружного адміністративного суду по справі № 520/950/22 від 29.07.2022

Позиція суду: перевіркою відповідності умов тендерної документації вимогам законодавства встановлено, що тендерна документація замовника складена не у відповідності до Закону. Так, частиною 1 статті 16 Закону визначено, що замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям.

Проте, на підтвердження відповідності учасників кваліфікаційним критеріям замовник встановив вимогу щодо надання лише довідки в довільній формі про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій, довідки в довільній формі про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, а також інформації про досвід виконання аналогічного договору у вигляді довідки.

Вказана вимога не відповідає умовам Закону, оскільки в частині 1 статті 16 Закону зазначено про необхідність надання документально підтвердженої інформації, тож сама по собі довідка, в якій учасники повідомляють про наявність матеріально-технічної бази, досвід виконання аналогічного договору чи працівників, не може розглядатися як документально підтверджена інформація.

Враховуючи вищезазначене, тендерна документація складена з порушенням пункту 2 частини 2 статті 22 Закону в частині, що тендерна документація не містить інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасника установленим критеріям вимогам згідно Закону.

Таким чином, тендерна документація складена з порушенням пункту 2 частини 2 статті 22 Закону в частині, що тендерна документація не містить інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасника установленим критеріям і вимогам згідно Закону.

Отже, висновок, що неналежним підтвердження кваліфікаційних критеріїв є встановлення вимоги про надання лише довідки в довільній формі про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій, довідки в довільній формі про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, а також інформації про досвід виконання аналогічного договору базується на приписах пункту 28 Особливостей, статті 16 Закону, практики моніторингу ДАСУ та вищенаведеного рішення суду.