Частина 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із способів, який визначений Законом.
Водночас частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
У відповідності до зазначеної норми видається, що протокол є тим документом, в якому уповноважена особа відображає рішення, які приймаються нею під час здійснення закупівель.
Єдиною нормою, яка визначає вимоги до протоколу уповноваженої особи є частина 10 статті 11 Закону в якій визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Так, в даній нормі помічаємо, що протокол уповноваженої особи повинен містити:
- дату прийняття рішення уповноваженою особою;
- підпис уповноваженої особи.
Однак будь-яких інших вимог до такого протоколу законодавство з публічних закупівель не містить. Тому доцільно звернутися до інших нормативно-правових актів.
Складаючи протокол уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55.
В пункті 4.4. ДСТУ 4163:2020 зазначено, що документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:
- найменування юридичної особи (04);
- назва виду документа (09);
- дата документа (10);
- реєстраційний індекс документа (11);
- заголовок до тексту документа (19);
- текст документа (20);
- підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).
Окрім цього, складаючи протокол варто звернутись до пункту 5.13 ДСТУ 4163:2020 в якому визначено, що місце складення документа зазначають на всіх документах, крім листів.
Місце складання документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».
Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.
Відповідно на підставі зазначеної інформації, яка міститься в ДСТУ визначимо необхідні складові протоколу уповноваженої особи.
Реквізити, які повинен містити протокол:
1. Назва документа: (протокольне рішення/протокол);
2. Назва установи / організації, де складається протокол (наприклад: КОМУНАЛЬНЕ ПІДПРИЄМСТВО «К_____»);
3. Дата протоколу: (наприклад: 01.12.2025 р.):
4. Номер протоколу: (наприклад: № 1);
5. Місце засідання / складення протоколу (зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання / складення протоколу);
6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини:
6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа...................
Детальніше щодо вимог до складання протоколі у матеріалі тут.
Щодо автоматичного формування протоколі ЕСЗ. Як було вірна підмічено у інформації яка вказана у заявці на консультацію, що згадані протоколи має певні відмінності та не мають всі необхідних реквізитів, які визначенні ДСТУ 4163:2020 тощо. Тому, рекомендуємо продовжувати складати протоколи УО, здійснювати їх реєстрацію та оприлюднення (за умови необхідності).
Єдине УО має визначити у якій формі такі протоколи оформляти чи в паперовій формі чи у електронній. Оскільки, відповідно до пункту 5 Постанови №55 проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто, нормативний акт який визначає вимоги до такої форми документу, як протокол, фактично забороняє одночасно вести і електронні, і паперові документи. Тому, як варіант для уникнення можливості допустити порушення пункту 5 Постанови №55, якщо певний протокол вже формує ЕЗС, такий протокол УО формує в електронному вигляді (у формі документу із КЕП).
