Як завершити договір е/е в кінці року?

Question

Доброго дня!Маємо договір на електричну енергію.Договір діє до 31.12.2026 року.Обсяги фактичного споживання будуть меншими за очікувані обсяги споживання електричної енергії, відповідно буде змінена сума договору(меншою).В січні мені потрібно буде прозвітувати за виконання договору ( 20 робочих днів).Чи не буде порушенням , якщо не буде додаткової угоди на зменшення обсягів відповідно і суми(приведення договору у відповідність) і я прозвітую по фактично оплаченій сумі з Актів за рік(вона буде меншою).Як нам в кінці року правильно прорахувати фактично до кінця року кВт електричної енергії які нам буде потрібно, щоб проплатити.Чи не помилка здійсювати проплату згідно виставленого Акту за договором яки закінчився в 2026 році в січні 2027 року.Чи потрібно узгодити з постачальником наперед очікувані обсяги ,щоб нам виставили Акт в грудні, а потім до події завершення терміну дії договору зменшити обсяги і відповідно суму Додатковою угодою(привести договір до фактичного виконання), а тоді ж звітувати про виконання договору? Чи несе відповідальність УО за внесення фактично суми за споживання по Актах без Дод угоди , де договір приведений до відповідності. На підставі якого документу УО має робити звіт про виконання договору?Дякую.

Консультації TNDR. · Accepted Answer

після укладення договору відносити між сторонами регулюють умовами укладеного договору, зокрема в частині виконання зобов’язань обома сторонами.

При цьому, законодавство з публічних закупівель містить окремі вимоги до публікації звіту про виконаний договір.

Зокрема, абзац 1 пункту 4 Особливостей передбачає, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.

Отож, замовник повинен опублікувати звіт про виконаний договір у випадках, які передбачені даною нормою.

Зокрема, одним із таких випадків є закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами.

І тому у випадку, якщо договір не буде фактично виконаний, зокрема по договору будуть «певні залишки», в замовника відсутні підстави для звітування про виконання договору.

Отож, щоб в замовника були підстави для звітування про виконнаня договору, замовнику слід укласти додаткову угоду про зменшення обсягів закупівлі.

Як визначити фактичний обсяг електроенергії за грудень?

Фактичний обсяг споживання електроенергії слід визначати на підставі даних комерційного обліку та документів, передбачених договором і правилами розрахунків із постачальником.

Не варто визначати його лише прогнозно, оскільки фактичне споживання до 31 грудня може відрізнятися від очікуваного.

Доцільно заздалегідь узгодити з постачальником порядок отримання остаточних даних за грудень та оформлення акта приймання-передачі електричної енергії. Після підтвердження фактичного обсягу сторони зможуть визначити остаточну суму розрахунків і, за потреби, оформити зменшення обсягів закупівлі та суми договору.

Чи можна оплатити електроенергію в січні 2027 року за договором, строк дії якого закінчується 31 грудня 2026 року?

Це залежить насамперед від умов договору. Якщо ним передбачено, що договір діє до 31.12.2026, а в частині розрахунків — до повного виконання зобов’язань сторонами, оплата в січні за фактично спожиту в грудні електроенергію може здійснюватися відповідно до такого порядку розрахунків. Важливо також дотриматися бюджетних вимог і вимог Казначейства щодо реєстрації зобов’язань та проведення платежу.

Якщо ж договір передбачає припинення всіх зобов’язань 31.12.2026 і не містить положень про проведення розрахунків після цієї дати, слід заздалегідь з’ясувати з постачальником та органом Казначейства можливість і належний порядок завершення розрахунків. Сам факт отримання акта в січні не є автоматичною підставою для оплати за договором, який уже припинив дію.

Водночас не рекомендуємо просити постачальника виставляти акт за прогнозним обсягом грудневого споживання лише для того, щоб здійснити оплату до завершення року.

Це може призвести до переплати або розбіжностей між оплаченим і фактичним обсягом електроенергії.

Якщо розрахунок здійснюється за фактичними даними, остаточні документи мають відображати саме фактично поставлену електроенергію.

Коли укладати додаткову угоду та оприлюднювати звіт?

Якщо фактичні дані за грудень будуть доступні лише в січні, після їх підтвердження сторони можуть оформити додаткову угоду про зменшення обсягів закупівлі та суми договору, якщо на цей момент зобов’язання за договором ще не виконані сторонами в повному обсязі та для зміни є законні підстави.

Пункт 19 Особливостей передбачає можливість зміни істотних умов, зокрема, у разі зменшення обсягів закупівлі.

Звіт про виконання договору оприлюднюється після настання передбаченої пунктом 4 Особливостей підстави — зокрема, після повного виконання сторонами зобов’язань.

Строк оприлюднення визначається пунктом 12 частини першої статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі» та становить 20 робочих днів у відповідному випадку. Підставою для звітування мають бути умови договору, додаткові угоди (якщо укладалися) та документи, що підтверджують фактичне постачання й остаточні розрахунки.

Отже, щоб мінімізувати ризики, замовнику варто заздалегідь перевірити умови договору щодо розрахунків після завершення строку його дії, отримати від постачальника остаточні дані про фактичне споживання електроенергії, за потреби укласти додаткову угоду про зменшення обсягів і суми договору та лише після повного виконання зобов’язань оприлюднити звіт.

При цьому, відповідальність уповноваженої особи настав виключно у випадках, які передбачені статею 164-14 КУпАП.

Однак в зазначеній нормі не передбачено підстав для притягнення до адміністративної відповідальності у випадку звітування про виконання без укладення додаткової угоди.

Водночас більше про зазначене питання можна дізнатися в статті за посиланням:https://tndr.com.ua/article/yak-rozrahuvatisya-za-tovari-roboti-poslugi-do-kinczya-2023-roku-ta-shho-robiti-u-razi-nedopereplati/