Чи потрібно замовнику готувати паперовий протокол, якщо він формується в ЕСЗ

Змінами, що внесені Постановою КМУ від 01.09.2025 №1067, яка набрала чинності 04.09.2025 Особливості було доповнено пунктом  3-1, а саме визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги” і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.

Керуючись останнім абзацом частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

При оформленні протокольного рішення уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55.

Аналізуючи вимоги вищезазначених нормативно-правових актів, протокол повинен містити такі реквізити, як: 

1. Назва документа: протокольне рішення / протокол; 

2. Назва установи / організації, де складається протокол; 

3. Дата протоколу; 

4. Номер протоколу; 

5. Місце засідання / складення протоколу; 

6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини: 

6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа. 

6.2. В основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті. 

7. Підпис особи, яка складає протокол. 

 Якщо проаналізувати протоколи, які наразі формує електронна система закупівель, то зрозуміємо, що  форма протоколу, який формує електронна система за новим функціоналом, дещо різниться від вимог до протоколу, затверджених законодавством. Із чим найчастіше може зустрітися замовник  - дата складання документа не завжди ідентична даті прийняття рішення (особливо у допорогах та договорах по виключеннях, коли замовник буде оприлюднювати РП вже маючи підписаний договір), відсутня нумерація у протоколі, сформованому ЕЗС, вираз «місце засідання / місце складання протоколу» не є ідентичним виразу «місцезнаходження замовника/організатора закупівлі».

Відповідно до пункту 5 Постанови №55 проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто, нормативний акт який визначає вимоги до такої форми документу, як протокол, фактично забороняє одночасно вести і електронні, і паперові документи. Тому, як варіант для уникнення можливості допустити порушення пункту 5 Постанови №55, якщо певний протокол вже формує ЕЗС, такий протокол УО формує в електронному вигляді (у формі документу із КЕП).

Також повідомляємо, що дане питання буде розглянуто під час проведення навчання про темі “Вересневі зміни до Особливостей: аналіз та рекомендації”