Звертаючись до абзацу 3 пункту 15 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Для того, щоб визнати потребу додатковою замовнику необхідно виконати такі умови:
- виникла додаткова потреба;
- замовник не міг передбачити таку потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі;
- предмет закупівлі є тотожним;
- за таким предметом закупівлі, закупівля вже була здійснена;
- попередня закупівля була здійснена у поточному році.
Якщо всі умови виконуються, замовник може правомірно застосувати абзац 3 пункту 15 Особливостей. Якщо хоча б одна умова не виконується, підстав визначати необхідний замовнику обсяг як додаткову потребу немає.
Варто зауважити, що абзац 3 пункту 15 Особливостей не відносить зекономлені за результатами закупівлі кошти до додаткової потреби та не передбачає можливості вважати сам факт їх наявності підставою для визначення нового предмета закупівлі.
Отже, зекономлені кошти самі по собі не слід вважати новим предметом закупівлі. Визначальним у такому випадку є не факт утворення економії, а наявність у замовника додаткової потреби, яку він не міг передбачити на момент здійснення попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі.
Пункт 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі - Порядок №822) визначає, що замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається виключно інформація про назву, очікувану вартість предмета закупівлі без урахування податку на додану вартість, кількість, строк, умови, місце поставки товару, умови його оплати та кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк подання постачальником ціни пропозиції не може становити менш як два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель), характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором для відповідної категорії товарів, розмір, вид, строк та умови надання, повернення забезпечення виконання договору (якщо замовник вимагає таке забезпечення надати), а також вимога, що країною-походження товару не може бути Російська Федерація / Республіка Білорусь / Ісламська Республіка Іран.
В свою чергу пункт 12 Особливостей встановлює, що у запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. грн, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу.
Запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. грн, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення.
Отже, згідно пункту 12 Особливостей залежно від вартості предмета закупівлі – товару:
< 500 тис. грн - замовник може самостійно визначати характеристики товару та їх допустимі значення в межах відповідної специфікації електронного каталогу.
≥ 500 тис. грн - замовник здійснює запит пропозицій постачальників відповідно до специфікації, сформованої адміністратором електронного каталогу, без можливості самостійно визначати характеристики товару та їх допустимі значення.
Якщо потреба правомірно визначена як додаткова відповідно до абзацу 3 пункту 15 Особливостей, то її очікувана вартість не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель) закупівля якого (яких) була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Тобто додаткова потреба розглядається окремо від попередньої закупівлі, а замовник визначає спосіб її закупівлі, виходячи саме з очікуваної вартості додаткової потреби. На практиці це означає, що:
- очікувана вартість додаткової потреби закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля якого (яких) була здійснена;
- замовник обирає вид закупівлі для додаткової потреби виходячи з її очікуваної вартості та відповідних вартісних меж, установлених Особливостями.
Відповідно, якщо потреба правомірно визначена замовником як додаткова відповідно до абзацу 3 пункту 15 Особливостей та очікувана вартість такої додаткової потреби з врахуванням ПДВ, якщо операція з постачання такого предмета закупівлі - товару, підлягає оподаткуванню ПДВ відповідно до законодавства, не перевищує 500 тис. грн замовник під час оголошення запиту пропозицій постачальників може самостійно визначати характеристики товару та їх допустимі значення в межах відповідної специфікації електронного каталогу.
Проте варто врахувати, що якщо річна потреба замовника не повністю задоволена, то під час обрання виду закупівлі для додаткової потреби замовник повинен виходити із очікуваної вартості додаткової потреби та тієї частини річної потреби, яка ще не була закуплена і яку він планує задовольнити у поточному році, без урахування вартості вже здійсненої закупівлі.
