Для того, щоб визначити потребу замовника у товарах, роботах та послугах на наступний рік необхідно не тільки проаналізувати закупівлі попереднього(іх) періоду(ів), а ще й комунікувати із внутрішніми замовника (відділами, департаментами тощо). Для цього уповноваженій особі необхідно зробити відповідні запити та для ефективного аналізу інформації встановити вимоги до подання такої інформації. Наводимо приклад запиту у вигляді службової записки: