Звітування про виконання договорів про закупівлю продовжених на 20%

Замовники, які продовжили термін дії договору про закупівлю, на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році мають не забувати, що за такими договорами у замовника є обов’язок прозвітуватися про його виконання. У даному матеріалі розглянемо строки, які визначенні законодавцем щодо звітування про договір про закупівлю, тих що були продовженні, з’ясуємо та розберемо за прикладами у разі якщо обсяг та сума таких договорів не використана на 100 %, які дії мають бути замовника та як правильно рахувати строки для звітування про виконання такої категорії договорів про закупівлю. 

Законом України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон) у частині 6 статті 41 та Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) у підпункті 8 пункті 19 надано право замовникам продовжити дію договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Нагадаємо, що таке право у замовника було по договорах про закупівлю, які були укладенні за наступними закупівлями:

• відкриті торги у порядку визначеному Особливостями;
• закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн за Особливостями;
• закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт за Особливостями (за умови, що така закупівля була здійснена до 24.02.2023 включно);
• спрощена закупівля за Законом;
• відкриті торги за Законом;
• відкриті торги з публікацією англійською мовою за Законом;
• торги з обмеженою участю за Законом;
• конкурентний діалог за Законом;
• переговорна процедура закупівлі за Законом;
• спрощена закупівля за Постановою № 169.

Чому ми наводимо дану інформацію? Так як протягом 2022 року порядок здійснення закупівель регулювався та встановлювався різними нормативно-правовими актами, а саме Законом, постановою Кабміну від 28.02.2022 № 169 та Особливостями, а тому замовникам слід враховувати той факт, що застосування положення частини 6 статті 41 Закону було можливе лише для тих договорів про закупівлю. А в залежності від того нормативного документу, який діяв в часі та згідно якого проводилися закупівлі буде залежати, яку інформацію оприлюднює замовник у звіті про виконання договору про закупівлю. 

Строки, які визначенні законодавцем щодо звітування про договір про закупівлю, продовжених на 20%

Особливостями встановленні окремі вимоги до звітування про виконання договорів про закупівлі, які прописані у пункті 4, та яким визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Що ж визначено пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону? У зазначеному пункті Закону встановлено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

І так, звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів:

• з дня виконання сторонами договору про закупівлю,

або

• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами,

або

• його розірвання.

Так, Закон встановив чіткі строки для оприлюднення звіту про виконання договору, а це 20 робочих днів та визначив три події при настанні однієї з яких замовник має оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю.

Зазначенні вимоги застосовуються замовником, якщо договір про закупівлю був укладений за процедурами визначених Законом та за спрощеною закупівлею, яка проводилася у порядку Постанови 169. Також у разі здійснення закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн за Особливостями, закупівлі згідно пункту 13 Особливостей (за умови, що таки закупівлі були здійснені до 24.02.2022 включно), відкриті торги у порядку визначеному Особливостями.

Тобто, підхід та вимоги щодо звітування про виконання договору про закупівлю, який замовник продовжив на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю такий же як і для звітування будь – якого договору про закупівлю.

Як рахувати строки для оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю продовжених на 20%?

Законом визначено три події при настанні однієї з яких замовник має звітується про виконання договору про закупівлю, в тому числі і по договору, який продовжений з підстав визначених частиною 6 статті 41 Закону чи підпунктом 8 пункту 19 Особливостей.

При цьому, оскільки законодавцем визначенні різні по характеру події, тому варто скеруватися до загальних норми Цивільного та Господарського кодексів України, які розмежовуються поняття «строк дії договору про закупівлю» та «виконання зобов’язань по договору».

Частиною 1 статті 631 Цивільного кодексу України визначено, що строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої зобов’язання відповідно до договору.

А господарське зобов’язання припиняється, у відповідності до норм статті 202 ГКУ, у разі:

• виконанням, проведеним належно;
• зарахуванням зустрічної однорідної вимоги або страхового зобов’язання;
• у разі поєднання управненої та зобов’язаної сторін в одній особі;
• за згодою сторін;
• через неможливість виконання;
• в інших випадках, передбачених ГК або іншими законами;
• господарське зобов'язання припиняється також у разі його розірвання або визнання недійсним за рішенням суду.

Тобто, строк дії договору про закупівлю це час протягом якого виконуються зобов’язання сторонами договору разом з тим, сторонами договору може бути встановлений строк дії, який обмежується не датою, а подією чи виконання зобов’язань в цілому по договору, до прикладу.

Приклад.

Сторони договори визначили умови щодо строку його дії наступним шляхом: «Даний договір набирає чинність з моменту підписання його сторонами та діє до 31.03.2023 року,  а в частині виконання зобов’язань до повного виконання сторонами таких зобов’язань». Як правильно читати умови такого договору про закупівлю? Сторони такого договору визначили термін його дії двома подіями: перша це строк «до 31.03.2023» та другою подією «повне виконання зобов’язань». Тобто, якщо на дату 31.03.2023 одна із сторін не поставить товар, або не проведе оплату за поставлений товар, то такий договір з правової точки зору є діючим до тих пір поки сторони не виконають свої зобов’язання в повному обсязі.

Отож розглянемо кожну подію та з’ясуємо за прикладами у які строки звітуватися замовнику за договором про закупівлю, який продовжений на 20%.

Подія № 1. Виконання сторонами договору про закупівлю. Дана подія є найбільш прозорою до розуміння.  Тобто, сторони мають виконати умови договору про закупівлю в повному обсязі, а саме: одна сторона має поставити весь обсяг товару або виконати весь обсяг робіт, або надати весь обсяг послуг, які визначенні умовами такого договору про закупівлю, а інша сторона має здійснити повну оплату за поставлений товар, виконанні роботи чи наданні послуги. Тобто сторони договору мають виконати повністю свої зобов’язання, а відтак за настанням події, яка відбудеться пізніше замовник має прозвітуватися про виконання договору про закупівлю, до прикладу.

Приклад.

Замовник продовжив дію договору до 31.03.2023, збільшив суму договору в обсязі, що не перевищує 20 % суми договору про закупівлю, який був укладений у попередньому році та визначив обсяг товару, який йому був потрібний на зазначений період. У межах строку дії договору про закупівлю постачальник поставив весь обсяг товару до 20.022023, а замовник розрахувався за таки товар до 06.03.2023. У такому випадку зобов’язання за договором виконанні і замовник оприлюднює звіт про виконання такого договору протягом 20 робочих дні з дати останньої події, а це оплата, а тому строк до якого замовник оприлюднює звіт про виконання такого договору становить до 03.04.2023. 

Звичайно, замовник у даному випадку може також скористатися і іншою подією, а це «закінчення строку дії договору за умови його виконання». У такому випадку замовнику варто врахувати позицію перевіряючих ДАСУ, які розцінюють дії замовника при звітування по закінченню терміну дії, якщо договір виконаний раніше як порушення строків оприлюднення звіту про виконання договору, обґрунтовуючи це тим, що договір виконаний сторонами, а відтак керуючись пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону та частиною 9 статті 41 Закону замовник зобов’язання оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю при настанні подія як виконання договору.

Із такими твердженнями  не погоджується судова гілка влади, де у Постанові від 22.11.2022 № 332/4611/21(2-а/332/9/22) Третього апеляційного адміністративного суду зазначили наступне: «Разом з цим, як правильно звернув увагу суд першої інстанції, приписи підпункту 12 частини 1 статті 10 Закону дають право замовнику оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів як з дати виконання договору, так і з дати закінчення строку дії договору».

Подія № 2. Закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами. Дана підстава передбачає оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю по закінченню строку дії договору про закупівлю та за умови, що сторони виконали такий договір. Тобто, по закінченню строку дії договору про закупівлю має бути поставлений весь обсяг товару або виконано весь обсяг робіт або надано весь обсяг послуг, які визначенні умовами такого договору, а замовник у свою чергу має здійснити повну оплату за поставлений товар, виконанні роботи чи наданні послуги, до прикладу.

Приклад 1.

Замовником був укладений договір поставки, який в подальшому був продовжений до 28.02.2023 на строк достатній для проведення процедури закупівлі. Станом на 28.02.2023 року весь обсяг товару який був визначений договором поставлений та оплата проведена.  У такому випадку, враховуючи умови договору про закупівлю, з урахуванням внесених змін, всі зобов’язання сторони виконали протягом його дії, а тому замовник зобов’язаний прозвітуватися про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів від 28.02.2023, а саме до 28.03.2023.  

Приклад 2.

Замовником був укладений договір поставки, який в подальшому був продовжений до 28.02.2023 на строк достатній для проведення процедури закупівлі, умови договору щодо строку його дії були наступного змісту: Даний договір набирає чинність з моменту підписання його сторонами та діє до 28.02.2023,  а в частині виконання фінансових зобов’язань до повного виконання. Станом на 28.02.2023 весь обсяг товару який був визначений договором поставлений, проте оплата замовником не проведене проведена. У такому випадку, враховуючи умови договору про закупівлю всі зобов’язання на дату закінчення строку дії договору сторони не виконали, а тому замовник зобов’язаний буде прозвітуватися про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів від дати фактичної оплати. У разі якщо фактична оплата замовником буде проведена 20.03.2023, то замовник зобов’язаний прозвітуватися про виконання договору до 17.04.2023.  

Подія № 3. Розірвання договору про закупівлю. Розірвання договору може відбувати за двома підставами:  взаємною згодою сторін або в одностроньому порядку якщо такі умови були визначенні умовами договору про закупівлю. Дострокове розірвання договору про закупівлю за взаємною згодою сторін є простішим варіантом, тобто сторони домовили про дату розірвання та такий договір із зазначеної дати буде розірваний. У такому випадку замовнику потрібно прозвітуватися протягом 20 робочих днів із дати укладання такої додаткової угоди або з дати визначеної у додатковій угоді, до прикладу.

Приклад.

Договір поставки, який був укладений в попередньому році, продовжений до 31.03.2023. Але замовником були проведенні відкриті торги та укладено договір про закупівлю 15.02.2023. Замовник звернувся до постачальника із яким продовжена дія договору про закупівлю на строк достатній для проведення процедури із пропозицією розірвати договір. Сторони домовились що договір розірвуть з 01.03.2023,  такий термін визначений задля того щоб замовник мав можливість розрахуватися за останню партію товару. У такому випадку замовник має прозвітувати про виконання договору про закупівлю у зв’язку з його достроковим розірванням із зазначеної дати з 01.03.2023, тобто до 29.04.2023.

Щодо розірвання договору в односторонному порядку ситуація полягає в тому, що такий порядок має бути прописаний в умовах самого договору про закупівлю, якщо такий порядок відсутній, то сторони не допустили односторонню відмову від виконання умов договору. Таки складність цієї в тому, що при односторонній відмові спірною може бути дата розірвання договору про закуепівлю, тому звичайно замовника слід розривати договір за взаємною згодою сторін.  

Договір про закупівлю виконаний не на 100%, який був продовжений  чи потрібно робити додаткову угоду?

Знову ж таки для відповіді на дане питання аналізуємо умови пункту 12 частини 1 статті 10 Закону, яким  визначено, що звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Тобто, законодавець чітко визначив події та із аналізу яких вбачається, що обов’язок звітуватися про виконання договору про закупівлі виникає  лише за умови його виконання, тобто після повного постачання товару, надання послуг або виконання робіт та проведення відповідної оплати замовником.

Тож, якщо з певних причин послуги, роботи чи товар надані / виконані / поставлені не в повному обсязі такі обставини потребують врегулювати це шляхом внесення змін до договору про закупівлю. Тобто, замовнику фактично потрібно зменшити обсяги та ціну договору про закупівлю до фактичних обсягів та суми яка сплачена (або буде сплачена) по договору.

Важливо! Ціна договору про закупівлю та обсяг є його істотними умовами, а тому замовник має керуватися  підставами для внесення змін до істотних умов договору закупівлю, які визначенні або у Законі, якщо договір укладався за порядком визначеному Законом, або Особливостями, якщо договір про закупівлю укладався положеннями Особливостей. А саме, це частини 5 статті 41 Закону або пункту 19 Особливостей.

Який же алгоритм дій замовника у даному випадку?

Дія 1. Визначити фактичні обсяги та фактичну суму договору про закупівлю. Дана дія є необхідною для того, щоб визначити умови додаткової угоди та фактичні обсяги та суму договору про закупівлю.

Дія 2. Укласти додаткову угоду. Підставою укладання додаткової угоди про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю буде «зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника» (підпункт 1 частини 5 статті 41 Закону або підпункт 1 пункту 19 Особливостей). У додатковій угоді сторони мають викласти в новій редакції пункти, які визначали обсяги закупівлі та загальну ціну такого договору. Якщо обсяги  (кількісні) були визначенні у Специфікації чи іншому додатку до договору варто такий додаток викласти в новій редакції із фактичними об’ємами.

Дія 3. Оприлюднити в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та самі зміни. Оприлюднення повідомлення про внесення змін в електронній системі закупівель здійснюється замовником протягом 3 робочих днів з моменту укладання додаткової угоди та разом із повідомлення замовник оприлюднює підписану двома сторонами додаткову угоду у файлі формату «pdf».

Дія 4. Оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю. Якщо сторони після укладання додаткової угоди виконали всі зобов’язання, то строк оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю розпочинається із дати укладання додаткової угоди так як укладаючи додаткову угоди сторони фактично підтвердили виконання зобов’язань. 

Особливості оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю

Пунктом 4 Особливостей визначенні окремі положення щодо оприлюднення інформації при звітуванні про виконання договору про закупівлю, який укладений у відповідності до порядку визначеного Особливостями.

І так, зазначений пунктом визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається.

У звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини 1 статті 42 Закону, зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель.

У разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та/або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника, така інформація в звіті про виконання договору про закупівлю, який укладений відповідно до пункту 10 цих особливостей, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Тобто, що ж визначено Особливостями?

1. Звіт про виконання договору, який укладений за процедурою відкриті торги або закупівлі через електронний каталог оприлюднюється  у разі закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону, а це протягом 20 робочих днів з моменту настання однієї із поді.
2. Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається, а це інформація про країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару.
3. У звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини 1 статті 42 Закону, зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель.
4. У разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та / або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника, така інформація в звіті про виконання договору про закупівлю, який укладений за процедурою відкриті торги або електронний каталог, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Звичайно, логічним є питання, а чи дані положення поширюються у разі якщо замовник буде звітуватися про виконання договору про закупівлю укладеного за процедурою згідно Закону та / або Постанови 169 та / або Особливостями в редакції до 25.02.2023 та дію якого було продовжено на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку? Відповідь очевидна, що НІ! Так як, за правилами законодавства дії закону у часі, поширити дію Особливостей немає правових підстав, тому замовник виконує договір у відповідності до положень Закону згідно якого проводилася закупівля. Таким чином замовник при оприлюдненні інформації у звіті про виконання договору про закупівлю зазначає всю інформацію, яка визначена положеннями статті 42 Закону.

Підсумки

1. Порядок та строки звітування про виконання договору про закупівлю, який продовжений на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку відбувається у порядку який визначений у Законі.
2. Під час оприлюднення інформації у звіті про виконання договору про закупівлю, які укладанні у порядку визначеному Особливостями, враховує положення пункту 4 таких особливостей.
3. Під час оприлюднення інформації у звіті про виконання договору про закупівлю, які укладанні у відповідності до Закону, зазначає всю інформацію, яка визначена положеннями статті 42 Закону.