Під час виконання функцій уповноваженої особи, яка призначена відповідним розпорядчим рішенням замовника, така уповноважена особа приймає чимало рішень. Прийняття таких рішень прямо випливає із вимог Закону України «Про публічні закупівлі» з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).
Значна кількість рішень уповноваженої особи, які оформлюються у вигляді протоколу приймаються в рамках проведення відкритих торгів, але й не тільки, такі рішення можуть прийматися і по інших видах закупівель. Враховуючи, що до положень Особливостей, Закону та інших нормативно – правових актів, які регулюють порядок здійснення публічних закупівель вносилися численні зміни, ми підготували для уповноважених осіб: оновлений зведений перелік рішень, які приймаються уповноваженою особою за Законом з урахуванням Особливостей при проведенні публічних закупівель
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 50 тис. грн.
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
Назва документу для цих рішень Приклад протоколу уповноваженої особи про здійснення закупівлі без використання ЕСЗ до 50 тис. грн.
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою ніж 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт.
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
3. Рішення про оприлюднення звіту про договір про закупівлю без використання електронної системи закупівель. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
Назва документу для цих рішень: Приклад протоколу уповноваженої особи про здійснення закупівлі без використання ЕСЗ ≥ 50 тис. грн.
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт згідно пункту 13 Особливостей.
Нагадуємо, що абзацом 21 пункту 13 Особливостей визначено, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель Нормативно обґрунтовується пунктом 13 Особливостей.
3. Обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі згідно пункту 13 Особливостей.
4. Рішення про оприлюднення звіту про договір про закупівлю без використання електронної системи закупівель, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Нормативно обґрунтовується пунктом 13 Особливостей.
Відповідно варто покласти обов’язок щодо погодження (затвердження) обґрунтувань застосування підстав, визначених пункту 13 Особливостей, у вигляді прокольного рішення уповноваженої особи на керівника замовника або іншого працівника, наприклад наказом.
Назва документів для цих рішень: Приклад наказу про покладення обов’язку щодо погодження (затвердження) обґрунтувань застосування пункту 13 Особливостей у вигляді прокольного рішення уповноваженої особи
Назва документів для цих рішень:
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 2 пункту 13 Особливостей (замовник або його відокремлений підрозділ перебуває на території активних бойових дій)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей (існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 2 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 3 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 4 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 5 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: необхідність захисту прав інтелектуальної власності)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 6 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: укладення договору про закупівлю з постачальником «останньої надії» або з постачальником універсальної послуги на постачання електричної енергії або природного газу)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей (відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 7 пункту 13 Особливостей (додатковий обсяг товарів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 8 пункту 13 Особливостей (додаткова закупівля робіт та послуг)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 9 пункту 13 Особливостей (закупівля послуг з адвокатської діяльності)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 10 пункту 13 Особливостей (закупівля юридичних послуг пов’язаних із захистом прав та інтересів України)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 11 пункту 13 Особливостей (закупівля послуг необхідних для проведення спортивних заходів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 13 пункту 13 Особливостей (закупівля товарів, робіт та послуг для/з будівництва, ремонту та інших інженерно-технічних заходів із захисту об’єктів критичної інфраструктури паливно-енергетичного сектору критичної інфраструктури за основними технічними показниками, погодженими Міненерго)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 15 пункту 14 Особливостей (закупівля товарів, робіт і послуг для проведення заходів, спрямованих на забезпечення захисту об’єктів підприємств, установ та організацій електроенергетичного, ядерно-промислового, вугільно-промислового та нафтогазового комплексів, а також для відновлення зруйнованих або пошкоджених внаслідок збройної агресії Російської Федерації таких об’єктів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 16 пункту 14 Особливостей (закупівля із застосуванням електронного каталогу не відбулася або в електронному каталозі відсутній необхідний замовнику товар, якщо така закупівля була проведена відповідно до пункту 5 розпорядження Кабінету Міністрів України від 25.09.2019 № 846)
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 100 тис. грн.
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом формування замовлення. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
Назва документу для цих рішень: Приклад протоколу про затвердження РП та проведення закупівлі (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
3. Рішення про відхилення пропозицій пропозиції переможця відбору. Нормативне обґрунтування пункт 64 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженому постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок 822)
4. Рішення про відмінну запиту пропозицій постачальників. Нормативне обґрунтування пункт 65 Порядку.
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом формування замовлення. Нормативно обґрунтовується пунктом 10 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу про затвердження РП та проведення закупівлі (закупівля через електронний каталог від 100 тис грн).
3. Рішення про відхилення пропозицій пропозиції переможця відбору. Нормативне обґрунтування пункт 64 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженому постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок 822)
4. Рішення про відмінну запиту пропозицій постачальників. Нормативне обґрунтування пункт 65 Порядку.
Відкриті торги у порядку визначеному Особливостями
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про проведення відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується частиною 10 статті 11 Закону.
3. Рішення про затвердження та оприлюднення в електронній системі закупівель тендерної документації. Нормативно обґрунтовується пунктами 24 та 28 Особливостей.
4. Рішення про оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення про проведення відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується пунктами 24 та 26 Особливостей.
Назва документу для цих рішень: Приклад протоколу уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього, затвердження тендерної документації та оприлюднення її разом з оголошенням про проведення відкритих торгів
Зверніть увагу, що для зменшення обсягу документів, уповноважена особа може зробити один протокол, у якому розглянути такі питання:
- затвердження річного плану або змін до нього;
- оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель;
- проведення відкритих торгів;
- затвердження тендерної документації;
- оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації в електронній системі закупівель
5. Рішення про надання роз’яснень щодо тендерної документації. Нормативно обґрунтовується пунктом 54 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу уповноваженої особи про надання відповіді на вимогу або звернення щодо тендерної документації
6. Рішення про надання відповіді на запит органу оскарження. Нормативно обґрунтовується пунктом 66 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу уповноваженої особи про надання інформації, документів та матеріалів на запит АМКУ
7. Рішення про внесення змін до тендерної документації. Нормативно обґрунтовується абзацами 3 та 4 пункту 54 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу уповноваженої особи про внесення змін до тендерної документації.
8. Рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника у зв’язку з ненаданням обґрунтування аномально низької ціни. Нормативно обґрунтовується абзац 6 підпункту 1 пункту 44 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 6 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
9. Рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника. Нормативно обґрунтовується пунктом 41 Особливостей та статтею 29 Закону.
У разі якщо відкриті торги були оголошенні із застосуванням електронного аукціону та для участі у таких торгах було подано дві та більше тендерних пропозицій назва документу для цього рішення:
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції з аукціоном (інші підстави);
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції з аукціоном враховуючи пункт 42 Особливостей.
У разі якщо відкриті торги були оголошенні із застосуванням електронного аукціону, але для участі у таких торгах була подана одна тендерна пропозиція назва документу для цього рішення:
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції подана одна пропозиція (інші підстави);
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції подана одна пропозиція враховуючи пункт 42 Особливостей.
10. Рішення про виправлення невідповідностей учасником. Нормативно обґрунтовується пунктом 43 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей
11. Рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника. Нормативно обґрунтовується пунктами 41 та 44 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Протокол уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції учасника та оприлюднення інформації в електронній системі закупівель. Приклади протоколів:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 2 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 3 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 4 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 5 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 6 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 7 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 8 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 3 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 4 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 5 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
12. Рішення про надання відповіді на звернення учасника та додаткової інформацію про причини невідповідності пропозиції учасника умовам тендерної документації, зокрема технічній специфікації, та/або його невідповідності кваліфікаційним критеріям. Нормативно обґрунтовується пунктом 46 Особливостей та частиною 4 статті 33 Закону.
Назва документу для цього рішення: Приклад протоколу уповноваженої особи про надання відповіді на запит учасника після оцінки тендерної пропозиції.
13. Рішення про визначення переможця та намір укласти договір про закупівлю. Нормативно обґрунтовується пунктами 43 та 49 Особливостей.
Назва документу для цього рішення:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі та прийняття рішення про укладення договору про закупівлю
- Протокол про визначення переможця після виправлення невідповідностей
14. Рішення про продовження строку укладення договору про закупівлю. Нормативно обґрунтовується пунктом 49 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Протокол про продовження строку для укладення договору про закупівлю.
15. Рішення про відхилення тендерної пропозиція переможця. Нормативно обґрунтовується пунктом 44 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Протокол уповноваженої особи про відхилення переможця процедури закупівлі. Приклади протоколів про відхилення переможця на платформі TNDR.:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 2 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 3 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 4 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 5 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
16. Рішення про відміну відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується пунктом 50 Особливостей.
Назва документу для цього рішення: Протокол уповноваженої особи про відміну тендера та оприлюднення інформації в електронній системі закупівель. Приклади протоколів:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відміну відкритих торгів на підставі підпункту 1 пункту 50 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відміну відкритих торгів на підставі підпункту 2 пункту 50 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відміну відкритих торгів на підставі підпункту 3 пункту 50 Особливостей
Здійснення закупівлі як «додаткова потреба»
При здійсненні закупівлі на додаткову (непередбачену) потребу, замовник має дотриматися умов, визначених абзацом 3 пункту 15 Особливостей, а саме: виникла додаткова потреба; замовник не міг передбачити таку потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі; тотожний предмет закупівлі; за таким предметом закупівлі, закупівля вже була здійснена; попередня закупівля була здійснена у поточному році та прийняти рішення про проведення закупівлі та визначення виду закупівлі.
Рішення про здійснення закупівель на додаткову (непередбачену) потребу. Нормативне обґрунтування абзац 3 пункту 15 Особливостей.
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі без використання ЕСЗ до 50 тис. грн на додаткову потребу;
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі без використання ЕСЗ ≥ 50 тис. грн на додаткову потребу;
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом формування замовлення на додаткову потребу;
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом формування запиту ціни пропозиції на додаткову потребу