Загальні правила оприлюднення інформації на Є-Data та що робити, якщо при заповненні інформації на порталі Є-дата некоректно відображається інформація про закупівлю

Замовники відповідно до Закону України «Про відкритість використання публічних коштів» (далі — Закон про публічні кошти) зобов’язані оприлюднювати інформацію про використання публічних коштів. Але при заповненні інформації на порталі Є-дата замовники стикаються з тим, що некоректно відображається інформація про закупівлю в розділі «Договори з Прозорро». Що робити в такому випадку замовнику? Які загальні правила оприлюднення інформації на даному порталі? Та хто відповідальний на підприємстві за оприлюднення інформації на порталі Е-дата? У цьому матеріалі розберемо всі ці питання.

Законодавчі вимоги до оприлюднення інформації про використання публічних коштів

Закон про публічні кошти визначає умови та порядок забезпечення доступу до інформації про використання публічних коштів розпорядниками та одержувачами коштів державного і місцевих бюджетів, суб’єктами господарювання державної і комунальної власності, фондами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Публічними коштами у його розумінні є кошти державного бюджету (крім таємних видатків), бюджету Автономної Республіки Крим та місцевих бюджетів, кредитні ресурси, надані під державні та місцеві гарантії, кошти Національного банку України, державних банків, державних цільових фондів, Пенсійного фонду України (далі - Пенсійний фонд), фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, а також кошти суб’єктів господарювання державної і комунальної власності, отримані ними від їхньої господарської діяльності. Коштами загальнообов’язкового державного соціального страхування є страхові внески, бюджетні надходження та кошти з інших джерел, що надходять для здійснення загальнообов’язкового державного соціального страхування відповідно до закону.

Хто ж має оприлюднювати відповідну інформацію на єдиному веб-порталі використання публічних коштів?

Згідно частини 1 статті 2 Закону про публічні кошти розкривати інформацію на єдиному веб-порталі використання публічних коштів мають:

• головні розпорядники бюджетних коштів. Головними розпорядниками згідно статті 2  Бюджетного Кодексу є бюджетні установи в особі їх керівників, які відповідно до статті 22 цього Кодексу отримують повноваження шляхом встановлення бюджетних призначень;
• розпорядники бюджетних коштів - це бюджетна установа в особі її керівника, уповноважена на отримання бюджетних асигнувань, взяття бюджетних зобов'язань, довгострокових зобов’язань за енергосервісом, довгострокових зобов’язань у рамках державно-приватного партнерства, середньострокових зобов’язань у сфері охорони здоров’я та здійснення витрат бюджету;
• одержувачі бюджетних коштів - суб'єкт господарювання, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, уповноважена розпорядником бюджетних коштів на здійснення заходів, передбачених бюджетною програмою, та отримує на їх виконання кошти бюджету;
• суб’єкти господарювання державної і комунальної власності - підприємства, утворені в установленому порядку органами державної влади, органами влади Автономної Республіки Крим чи органами місцевого самоврядування та уповноважені на отримання державних коштів, взяття за ними зобов'язань і здійснення платежів, у тому числі державні, казенні, комунальні підприємства, а також господарські товариства, у статутному капіталі яких державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 відсотків, їхні дочірні підприємства, а також підприємства, господарські товариства, у статутному капіталі яких 50 і більше відсотків належить державним, у тому числі казенним, комунальним підприємствам та господарським товариствам, у статутному капіталі яких державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 відсотків, об'єднання таких підприємств;
• Національний банк України (НБУ) — центральний банк України, особливий центральний орган державного управління, юридичний статус, завдання, функції, повноваження і принципи організації якого визначаються Конституцією України, Законом України «Про Національний банк України» та іншими законами України;
• державні банки - це банк, 100 відсотків статутного капіталу якого належить державі;
• державні цільові фонди - це фонди, які створені відповідно до законів України і формуються за рахунок визначених законами України податків і зборів (обов'язкових платежів) юридичних осіб незалежно від форм власності та фізичних осіб;
• ФСС, Фонд соцстрахування від безробіття – це колишній державний цільовий фонд, що керував загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням в Україні від нещасного випадку, у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та медичним страхуванням, провадив акумуляцію страхових внесків, контроль за використанням коштів, фінансував виплати за цими видами страхування тощо.;
• Пенсійний фонд – це центральний орган виконавчої влади, що здійснює керівництво та управління солідарною системою загальнообов'язкового державного пенсійного забезпечення, проводить збір, накопичення та облік страхових внесків, призначає пенсії та готує документи для їх виплати, забезпечує своєчасне і в повному обсязі фінансування та виплату пенсій, пенсій за особливі заслуги перед Україною, допомоги на поховання, інших соціальних виплат.

Відповідно до Закону про публічні кошти Єдиний веб-портал використання публічних коштів є офіційним державним інформаційним ресурсом у мережі Інтернет, на якому оприлюднюється інформація згідно з цим Законом.

Строки та порядок оприлюднення інформації

Згідно з вимогами статті 3 Закону про публічні кошти оприлюднювати інформацію про використання публічних коштів слід щокварталу, не пізніш як за 35 днів після закінчення звітного кварталу за формами та форматами даних, затвердженими Мінфіном (стаття 3 Закону про публічні кошти).  У разі використання коштів підприємств, отриманих ними від їхньої господарської діяльності, замовники звітують щорічно протягом 30 днів після закінчення звітного періоду (протягом січня).

Відповідно пункту 1 частини 1 статті 3 Закону про публічні кошти інформація про використання публічних коштів, що підлягає оприлюдненню, надається за встановленими законодавством України формами та має містити такі відомості:

1) у разі використання коштів Державного бюджету України, бюджету Автономної Республіки Крим та місцевих бюджетів:

• розпорядник (одержувач) бюджетних коштів (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника);
• головний розпорядник бюджетних коштів (найменування, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника);
• обсяги бюджетних призначень та/або бюджетних асигнувань на відповідний бюджетний період - всього та в розрізі бюджетних програм;
• обсяги проведених видатків бюджету та наданих кредитів з бюджету за звітний період - всього та в розрізі бюджетних програм (при цьому зазначаються також види та обсяги відповідних надходжень щодо коштів спеціального фонду бюджету);
• інформація про укладені за звітний період договори (предмет договору, виконавець (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження), вартість договору, ціна за одиницю (за наявності), кількість закупленого товару, робіт та/або послуг, проведена процедура закупівлі або обґрунтування її відсутності з посиланням на закон, обсяг платежів за договором у звітному періоді, строк дії договору);
• інформація про стан виконання договорів, укладених у попередні звітні періоди, з усіма додатками, які є їх невід’ємною частиною (предмет договору, виконавець (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника), вартість договору, ціна за одиницю (за наявності), процедура закупівлі або обґрунтування її відсутності з посиланням на закон, обсяг платежів за договором у звітному періоді, наявність або відсутність претензій і штрафних санкцій, що виникли в результаті виконання договору, акти виконання договору (акти наданих послуг, приймання-передачі, виконаних робіт) за наявності);
• кількість службових відряджень, у тому числі із зазначенням кількості закордонних відряджень, загальний обсяг витрат на службові відрядження, у тому числі із зазначенням обсягу витрат на закордонні відрядження.

Інформація, зазначена в цьому пункті, оприлюднюється щоквартально, не пізніш як за 35 днів після закінчення звітного кварталу, та зберігається в режимі вільного доступу протягом трьох років з дня оприлюднення.

2) у разі використання коштів підприємств, отриманих ними від їхньої господарської діяльності:

• підприємство (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника);
• орган управління майном підприємства (найменування, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника);
• обсяг платежів за договорами за звітний період - у розрізі товарів, робіт і послуг;
• відомості про договори, укладені за звітний період, загальна вартість яких перевищує 1 мільйон гривень (предмет договору, виконавець (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника), вартість договору, ціна за одиницю (за наявності), строк дії договору);
• відомості про стан виконання договорів, укладених за попередні звітні періоди, які продовжують виконуватися, загальна вартість яких перевищує 1 мільйон гривень (предмет договору, виконавець (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника), вартість договору, ціна за одиницю (за наявності), обсяг платежів за договором у звітному періоді, наявність або відсутність претензій і штрафних санкцій, що виникли в результаті виконання договору, акти виконання договору (акти наданих послуг, приймання-передачі, виконаних робіт) за наявності).

Інформація, зазначена в цьому пункті, оприлюднюється щорічно, не пізніше 31 січня року, наступного за звітним роком, та зберігається в режимі вільного доступу протягом трьох років з дня оприлюднення.

3) у разі використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування та коштів Пенсійного фонду:

• підприємство, установа, організація (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника), що використовує кошти загальнообов’язкового державного соціального страхування та/або кошти Пенсійного фонду;
• обсяги надходжень та витрат, затверджені на відповідний рік;
• обсяги надходжень та витрат за звітний період;інформація про укладені за звітний період договори (предмет договору, виконавець (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника), вартість договору, ціна за одиницю (за наявності), проведена процедура закупівлі або обґрунтування її відсутності з посиланням на закон, обсяг платежів за договором у звітному періоді, строк дії договору);
• інформація про стан виконання договорів (предмет договору, виконавець (найменування, ідентифікаційний код юридичної особи, місцезнаходження, прізвище, ім’я та по батькові керівника), вартість договору, ціна за одиницю (за наявності), проведена процедура закупівлі або обґрунтування її відсутності з посиланням на закон, обсяг платежів за договором у звітному періоді, наявність або відсутність претензій і штрафних санкцій, що виникли в результаті виконання договору, акти виконання договору (акти наданих послуг, приймання-передачі, виконаних робіт) за наявності);
• кількість службових відряджень, у тому числі із зазначенням кількості закордонних відряджень, загальний обсяг витрат на службові відрядження, у тому числі із зазначенням обсягу витрат на закордонні відрядження.

Інформація, зазначена в цьому пункті, оприлюднюється щоквартально, не пізніш як за 35 днів після закінчення звітного кварталу, та зберігається в режимі вільного доступу протягом трьох років з дня оприлюднення.

Вся інформація, зазначена вище, оприлюднюється на єдиному веб-порталі використання публічних коштів безоплатно та окремо за такими розділами:

1) інформація про використання коштів державного і місцевих бюджетів;

2) інформація про використання коштів підприємств, отриманих ними від їхньої господарської діяльності;

3) інформація про використання коштів Пенсійного фонду;

4) інформація про використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Також на єдиному веб-порталі використання публічних коштів у режимі реального часу оприлюднюється інформація про платіжні трансакції на єдиному казначейському рахунку.

Форми інформації про укладені за звітний період договори; про укладені додаткові договори до договору у звітному періоді;  про акти / накладні щодо виконання договору у звітному періоді; про сплату штрафних санкцій, що виникли в результаті виконання договору у звітному періоді; про обсяг платежів за договорами у розрізі товарів, робіт і послуг за звітний період; про підприємства, установи, організації, що використовують кошти загальнообов’язкового державного соціального страхування та / або кошти Пенсійного фонду України; про кількість та обсяги витрат на службові відрядження; формати даних для оприлюднення інформації про використання публічних коштів; перелік форм інформації про обсяги бюджетних призначень та / або бюджетних асигнувань на відповідний бюджетний період, проведених видатків бюджету та наданих кредитів з бюджету за звітний період, інформації щодо використання коштів фондів загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, інформації про обсяги надходжень та витрат, затверджених на відповідний рік, та обсяги надходжень та витрат за звітний наведені у Порядку реєстрації суб’єктів надання інформації про використання публічних коштів на єдиному веб-порталі використання публічних коштів, затвердженому Наказом Міністерства фінансів України від 22.06.2018 № 575 (далі – Порядок № 575).

Інтеграція Єдиного веб порталу використання публічних коштів з електронною системою закупівель Prozorro

З вересня 2022 року  функціонал веб порталу Є-Data та Prozorro інтегровано з метою полегшення роботи замовників із договорами про закупівлю. Тобто наразі інформація про договори, яка є на Prozorro, може автоматично завантажуватись на веб портал Є-Data.

Інтеграція з Є-Datа дозволяє зв’язати інформацію:

• про договори та транзакції на порталі Є-Data. Відтак з’явилася можливість відслідковувати платіжні операції по кожному договору;
• про договори на порталі Є-Data з ID тендера на Prozorro. Натиснувши на номер тендера, користувач зможе одразу перейти на необхідний тендер на порталі Prozorro.

Однак замовнику після автоматичного завантаження необхідно ретельно перевірити всю внесену інформацію та в разі відсутності  даних у деяких полях завершити їх заповнення.

Для того, щоб побачити завантажені договори з  Prozorro, потрібно відкрити розділ «Договори» на вебпорталі Є-Data та перейти до підрозділу «Договори з Prozorro». 

Порядок оприлюднення інформації на порталі Є-дата та які дії замовника, якщо при заповненні інформації на порталі Є-дата некоректно відображається інформація про закупівлю в розділі «Договори з Прозоро»?

Для редагування договору натисніть на «Номер Договору» або на олівець:

Потім потрібно відредагувати та / або дозаповнити договір.

Усі напередзаповнені значення у договорі доступні до редагування.

Приклад наперед заповнених полів договору з Prozorro:

Для збереження договору потрібно заповнить усі необхідні поля та натисніть «ЗБЕРЕГТИ» або «ЗАКРИТИ ДОКУМЕНТ».

Кнопка «ЗБЕРЕГТИ» - зберігає документ та залишає вас на сторінці договору з можливістю подальшого внесення змін.

Кнопка «ЗАКРИТИ ДОКУМЕНТ» - зберігає договір та повертає вас до розділу «Договори з Prozorro».

Після збереження договір буде переміщено до розділу «Договори».

Слід зауважити, що відповідно до пункту 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану  в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою ніж 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 200 тис. грн, робіт, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів.

У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. грн, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Тобто, у разі оприлюднення одного лише плану в системі Prozorro, інформація про договір не буде підтягнута в «Є-дата», тому замовнику необхідно буде вносити дану інформацію про договір окремо.

Також потрібно звернути увагу на те, що технічну помилку (помилково оприлюднені на Є-data документи) можна виправити лише за участі адміністратора веб-порталу використання публічних коштів Є-дата. Для цього існує механізм запиту на видалення документів (інформації) (час розгляду – 5 робочих днів).

Так, хто ж відповідальний за оприлюднення інформації на порталі Є-дата?

Законодавство у сфері публічних закупівель не зобов’язує уповноважену особу розміщувати інформацію на порталі «Є-дата». Такий обов’язок можна покласти  на будь-яку іншу особу замовника відповідним внутрішнім документом або передбачити цей обов’язок в посадовій інструкції. Відповідальність за не оприлюднення інформації на Е-дата лягає на ту особу на яку покладений такий обов’язок.

Разом з тим, відповідно до Закону про публічні кошти Єдиний веб-портал використання публічних коштів є офіційним державним інформаційним ресурсом у мережі Інтернет, на якому оприлюднюється інформація згідно з цим Законом. Доступ до інформації, оприлюдненої на порталі Є-дата, є вільним та безоплатним.

Відповідальність за не оприлюднення інформації на порталі Є-дата

У разі порушення вимог Закону № 183 передбачено адміністративну відповідальність за порушення порядку оприлюднення інформації про використання публічних коштів.

Відповідно до статті 212-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення неоприлюднення інформації, передбаченої Законом № 183, тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 25 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (425–850 грн). Аналогічне повторне діяння, вчинене протягом року, тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 60 до 80 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 020–1 360 грн) або громадські роботи на строк від двадцяти до тридцяти годин.

Підсумки

Отже, відповідно до Закону про публічні кошти Єдиний веб-портал використання публічних коштів є офіційним державним інформаційним ресурсом у мережі Інтернет, на якому оприлюднюється інформація згідно з цим Законом. Оприлюднювати інформацію щодо використання публічних коштів слід щоквартально, не пізніш як за 35 днів після закінчення звітного кварталу. Так як, відбулася інтеграція Prozorro з Є-дата, то всі договори замовника автоматично завантажуються і в Є-дата. Але потрібно уважно перевіряти інформацію про договори і в разі її відсутності у деяких полях завершити їх заповнення. Також, потрібно звернути увагу на те, що при оприлюдненні одного лише плану відповідно до пункту 11 Особливостей в системі Prozorro, інформація про договір не буде підтягнута в «Є-дата», тому замовнику необхідно буде вносити дану інформацію окремо.