З чого розпочати 2024 рік уповноваженій особі

Закінчення попереднього та початок нового року є важливим періодом для всіх замовників, оскільки в цей період замовникам потрібно проаналізувати закупівлі, які були проведені в попередньому році та на основі цього аналізу планувати здійснення закупівель в новому році.

Тому сьогодні пропонуємо ознайомитися з ключовими аспектами, на які слід звернути увагу уповноваженій особі на початку нового року задля вдалого планування та проведення закупівель в 2024 році.

Не забуваємо прозвітувати про виконання договорів про закупівлю

Пункт 4 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначає, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.

Однією з підстав, яка дозволяє замовникам звітувати про виконання договору про закупівлю є закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами. В свою чергу, з огляду на те, що значна частина договорів про закупівлю укладається строком дії до 31 грудня, в замовників присутній обов’язок прозвітувати про виконання договору, якщо такі договору є виконаними сторонами до 31 грудня.

Відповідно уповноваженій особі потрібно прозвітувати про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів, які слід відраховувати з 1 січня 2024 року. Тобто у випадку, закінчення строку дії договору 31 грудня та за умов його виконання , уповноважена особа повинна опублікувати звіт про виконання договору про закупівлю до 26.01.2024 року (включно).

Проте, якщо такий договір не є повністю виконаним звітувати про виконання договору в уповноваженої особи немає підстав. Натомість прозвітувати про виконання договору потрібно буде після виконання такого договору.

Чи передбачена відповідальність за порушення при звітуванні? В даному випадку потрібно звернутися до частини 1 статті 164-14 КУпАП, яка передбачає за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 грн.)

Підсумовуємо потребу 2023 року та перевіряємо планування на 2024 рік

При плануванні закупівель на 2024 рік важливим є аналіз закупівель, які були проведені в 2023 році. Тобто уповноваженій особі насамперед потрібно проаналізувати закупівлі, які були здійснені в 2023 році, та на основі цих даних, за необхідністю, відкоригувати попередній річний план або річний план на 2024 рік після узгодження з внутрішнім замовником

Окрім цього варто проаналізувати в який період та які предмети закуповувалися та порівняти їх з інформацією наданою внутрішнім замовником. Якщо інформація не співпадає, тоді варто звернутися до внутрішнього замовника та відкоригувати попередній річний план або річний план в частині орієнтовного початку проведення закупівлі.

Також кожній уповноваженій особі варто проаналізувати свої закупівлі на предмет звернення / вимог від учасників, скарг до АМКУ та висновків моніторингу.

Формування плану роботи УО на рік

Задля вдалого та вчасного здійснення закупівель уповноваженій особі доцільно формувати попередній річний план. Зокрема, такий план можна відобразити в наступній таблиці:

Окрім цього, уповноваженій особі при плануванні закупівель на 2024 рік слід проаналізувати питання, при проведенні закупівель в попередньому році:

• чи виникала складність з отримання інформації про ціни для визначення очікуваної вартості закупівлі;
• яка була конкуренція;
• як швидко було проведено закупівлі;
• чи були звернення/вимоги від учасників та чого вони стосувалися;
• чи були скарги на тендерну документацію та / або рішення замовника;
• тощо.

І відповідно на підставі отриманих відповідей, за необхідності, корегувати попередній річний план.

Наприклад, якщо при закупівлях за певним предметом закупівлі в минулому році була велика конкуренція та така закупівля була кілька разів оскарженою, що привело до значного затягнення закупівлі, в такому випадку закупівлю за таким предметом закупівлі слід провести раніше. 

Формуємо річний план правильно

Пункт 14 Особливостей передбачає, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Вимоги до оформлення річного плану визначені виключно частиною 2 статті 4 Закону. При цьому, обов’язкових вимог щодо затвердження одного річного плану на весь рік законодавство не містить.

Тому річний план закупівель може бути затверджений у повному обсязі (містити інформацію про усі предмети закупівлі), а може бути з однією позицією.

В свою чергу, досить часто замовників цікавить питання – що варто вважати річним планом, а що змінами до річного плану?

• Річний план – затвердження однієї або декількох позицій;

• Зміни до річного плану - кожні наступні внесені зміни до річного плану, які доповнюють його новими позиціями.

Важливо! Варто мати попередній річний план (погоджений).

Правильно рахуємо строки під час здійснення публічних закупівель

Однією із важливих складових вдалого проведення закупівель є дотримання строків, які визначені законодавством з публічних закупівель. Зокрема, щоб дотримуватись строків при здійсненні закупівель необхідно правильно визначати початок та закінчення перебігу певного строку.

Натомість задля правильного обчислення строків потрібно звернутися до положень Цивільного кодексу України (далі-ЦКУ).  

Відповідно до статті 251 ЦКУ строком є певний період у часі, зі спливом якого пов'язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

В свою чергу, на час дії воєнного стану призупиняють свою дію низка положень Кодексу законів про працю (далі-КЗпП). Зокрема, призупинено дію певних норм КЗпП.

Так, частиною 6 статті 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» визначено, що у період дії воєнного стану не застосовуються норми статті 53 (тривалість роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів), частини 1 статті 65, частин 3 - 5 статті 67 та статей 71 - 73 (святкові і неробочі дні) КЗпП.

Відповідно на час воєнного стану святкові та неробочі дні є робочими днями, тому замовникам дані обставини потрібно враховувати під час проведення закупівель.

Що варто пам’ятати про поділ предмета закупівлі?

Згідно з пунктом 5 Особливостей забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей).

Окрім цього, пункт 6 Особливостей визначає, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями.

У відповідності до даних норм, вбачається, що Особливості забороняють замовникам ділити предмет закупівлі з метою уникнення проведення конкурентних закупівель – шляхом відкритих торгів та електронного каталогу.

Тобто у випадку, коли очікувана вартість предмета закупівлі товару протягом року становить 150 тис. грн. замовник повинен провести закупівлі шляхом проведення відкритих торгів та/або використання електронного каталогу. Або за наявності підстав, які визначені пунктом 13 Особливостей, укласти «прямий» договір згідно з даною нормою.

Натомість укладення, наприклад, 3 договорів по 50 тис. грн., при очікуваній вартості предмета закупівлі 150 тис. грн. для товару протягом року на підставі пункту 11 Особливостей, суперечитиме пункту 6 Особливостей щодо поділу предмета закупівель.

Тому, до прикладу, укладення прямого договору на початку року на підставі пункту 11 Особливостей, а пізніше протягом року проведення відкритих торгів на придбання того самого предмета закупівлі буде порушенням пункту 6 Особливостей.

При цьому, потрібно пам’ятати, що згідно зі статтею 164-14 Кодекс України про адміністративні правопорушення:

• придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог закону, - тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від тисячі п’ятсот до трьох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (25 500-51 000 грн);
• укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених законом, - тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від двох до десяти тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (34 000-170 000 грн).

Окрім цього, потрібно звернути увагу, що згідно з підпунктом 1 пункту 21 Особливостей Договір про закупівлю є нікчемним у разі:

1) коли замовник уклав договір про закупівлю з порушенням вимог, визначених пунктом 5 цих особливостей.

Упорядковуємо документообіг уповноваженої особи за 2023 рік

Уповноважена особа під час здійснення своєї діяльності створює велику кількість документів. Відповідно такі документи підлягають упорядкуванню.

При цьому, законодавством з публічних закупівель не встановлено вимог щодо упорядкування документів, які створюються уповноваженою особою, зокрема щодо строків зберігання документів.

В такому випадку потрібно керуватися загальним законодавством, а саме Переліком, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5.

Тому уповноваженій особі слід переглянути документи, які зберігаються певний час. І, наприклад, якщо документ має строк зберігання 3 роки, а термін зберігання розпочався у 2021 року, то такий документ може бути вилучений для знищення не раніше 01.01.2024 року

Більше про строки зберігання документів з публічних закупівель читайте в статті «Строки зберігання документів з публічних закупівель».

Приводимо тендерну документацію у відповідність до нових вимог законодавства

Відповідно до абзацу 1 пункту 28 Особливостей тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.

Так, при формуванні тендерної документації слід звернути увагу на положення пункту 6-1 Прикінцевих та перехідних положень Закону, яким визначено -  тимчасово, з 2022 року строком на 10 років, встановлюються такі особливості здійснення закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень: замовник здійснює закупівлю товарів, визначених підпунктом 2 цього пункту, виключно якщо їх ступінь локалізації виробництва дорівнює чи перевищує: у 2024 році - 20 відсотків.

З огляду на положення даної норми, з січня 2024 року змінюється ступінь локалізації виробництва, який потрібно відобразити в тендерній документації.

Приклад вимоги тендерної документації:

Учасник у складі тендерної пропозиції має надати довідку у довільній формі із зазначенням ID товару, який присвоєно електронною системою закупівель. Замовник самостійно перевіряє інформацію щодо ступеня локалізації виробництва товару, який є предметом закупівлі у переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації за посиланням.

Також учасник процедури закупівлі має надати у складі тендерної пропозиції сертифікат відповідності системи управління якістю у виробництві вимогам ДСТУ ISO 9001:2015 або ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT), щодо виробника, продукція якого пропонується таким учасником, або національних стандартів, якими їх замінено, виданого акредитованим відповідно до законодавства органом з оцінки відповідності.

або (замовник обирає необхідне залежно від предмету закупівлі)

Учасник процедури закупівлі має надати у складі тендерної пропозиції сертифікат типу обладнання (або сертифікат типу транспортного засобу) чи сертифікат відповідності транспортних засобів або обладнання, чи сертифікат відповідності щодо індивідуального затвердження, в якому зазначено місцезнаходження виробника колісного транспортного засобу в Україні, виданий органом із сертифікації для індивідуального затвердження колісних транспортних засобів, партій частин та обладнання, який відповідно до законодавства призначений Мінінфраструктури, чи свідоцтво про присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI), що входить в структуру ідентифікаційного номера колісного транспортного засобу (VIN), виданого національною організацією України, уповноваженою на ведення реєстрації та присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI) (вимагається у разі закупівлі колісних транспортних засобів, які є в  Переліку товару).

Замовник відхиляє тендерну пропозицію учасника на підставі абзацу 5 підпункту 2 пункту 44 Особливостей, а саме: тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону у разі:

• відсутності довідки у довільній формі із зазначенням ID товару, який присвоєно електронною системою закупівель

або

• відсутності товару запропонованого учасником процедури закупівлі у відповідному переліку,

або

• якщо ступінь локалізації товару є меншим ніж 20 відсотків,

або

• учасник не надав сертифікат відповідності системи управління якістю у виробництві вимогам ДСТУ ISO 9001:2015 або ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT), щодо виробника, продукція якого пропонується таким учасником, або національних стандартів, якими їх замінено, виданого акредитованим відповідно до законодавства органом з оцінки відповідності.

або (замовник обирає необхідне залежно від предмету закупівлі)

не надав сертифікат типу обладнання (або сертифікат типу транспортного засобу) чи сертифікат відповідності транспортних засобів або обладнання, чи сертифікат відповідності щодо індивідуального затвердження, в якому зазначено місцезнаходження виробника колісного транспортного засобу в Україні, виданий органом із сертифікації для індивідуального затвердження колісних транспортних засобів, партій частин та обладнання, який відповідно до законодавства призначений Мінінфраструктури, чи свідоцтво про присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI), що входить в структуру ідентифікаційного номера колісного транспортного засобу (VIN), виданого національною організацією України, уповноваженою на ведення реєстрації та присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI) (обрати при закупівлі колісних транспортних засобів, які є в  Переліку товарів).

Також варто пам’ятати, що згідно з частиною 1 статті 164-14 КУпАП тендерна документація складена не у відповідності із вимогами Закону тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 грн).

Тому рекомендуємо перевірити тендерну документацію на відповідність вимогам чинного законодавства та чи враховані замовником усі зміни до Особливостей.

Особливості укладення договорів з монополістами та «допорогових» договорів

Серед значної кількості предметів закупівель, закупівлю яких кожного року здійснюють замовники, як правило на початку року, особливе значення займають предмети закупівель, які замовники повинні укладати з так званими «монополістами» та отримання яких замовниками повинно здійснюватися безперервно.

Так, для значної частини замовників такими предметами, до прикладу, є централізоване водопостачання та водовідведення, теплопостачання, розподіл електричної енергії.

Водночас закупівля даних предметів закупівель має певні свої особливості. Зокрема, з огляду на те, що дані суб’єкти господарювання в основному включені до Зведеного переліку природних монополій, інформація про яких розміщена на офіційному веб – сайті АМКУ, замовники можуть здійснювати закупівлі в них шляхом використання неконкурентних закупівель.

Так, укладати договори з монополістами замовники можуть на підставі абзацу 4 підпункту 5 пункту 13 Особливостей - роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків:

• відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником.

Також укладати прямі договори замовникам дозволяє пункт 11 Особливостей - для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

При цьому, особливістю здійснення таких закупівель є те, що у разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, як визначає абзац 2 пункту 11 Особливостей.

Натомість публікувати звіт про укладений договір замовники повинні у випадку, коли вартість закупівлі становить або перевищує 50 тис. грн.

Окрім цього, спільною рисою для обох вище зазначених видів закупівель є те, що при укладенні договорів сторони в договорі можуть застосувати норму частини 3 статті 631 Цивільного кодексу України - сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення, оскільки укладають прямі договори про закупівлю із заздалегідь визначеним учасником.

Наприклад, надання послуг з розподілу електричної енергії може здійснюватися з 01.01.2024, а договір про закупівлю буде укладено 25.01.2024.

В свою чергу, при укладенні та виконанні договору про закупівлю варто:

• передбачати підпункт 7 пункту 19 Особливостей та порядок зміни ціни згідно нього;
• перевіряти умови договору про закупівлю на відповідність діючому законодавству;
• спілкуватися офіційними листами;
• перевіряти рахунку та акти на відповідність ціни за одиницю товару / послуги;
• слідкувати за тарифом, якщо такий встановлено.