Всі рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом. Однак, задля складення протоколу уповноваженій особі потрібно враховувати законодавчі вимоги щодо форми та змісту такого документа. Відповідно в новопризначеної уповноваженої особи під час початку виконання своїх зобов’язань виникає таке питання: нумерацію протоколу треба розпочинати з одиниці чи продовжувати діючу?
Частина 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із способів, який визначений Законом.
Водночас частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Тому відповідно уповноважена особа зобов’язана складати протокол задля відображення своїх рішень, які вона приймає при здійсненні закупівель.
Вимоги законодавства до протоколу УО
Вимоги до протоколу уповноваженої особи визначені в частині 10 статті 11 Закону, а саме, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Виділимо дві вимоги визначені публічним законодавством до протоколу:
- дати прийняття рішення;
- підпис уповноваженої особи.
Як бачимо будь-яких інших вимог до такого протоколу публічне законодавство не містить. Тому доцільно звернутися до інших нормативно-правових актів.
Необхідно звернути увагу, що уповноважені особи можуть складати протоколи як в паперовій, так і в електронній формі
При складані протоколу уповноваженої особи в паперовій формі звернемося до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
В пункті 4.4. ДСТУ 4163:2020 зазначено, що документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:
- найменування юридичної особи (04),
- назва виду документа (09) (не зазначають на листах),
- дата документа (10),
- реєстраційний індекс документа (11),
- заголовок до тексту документа (19),
- текст документа (20),
- підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).
Відповідно на підставі зазначеної інформації, яка міститься в ДСТУ необхідною складовою протоколу уповноваженої особи є реєстраційний індекс документа, тобто номер протоколу.
При складанні протоколу уповноваженої особи в електронній формі звернемося до «Типової інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» затвердженою Постанови Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція).
Так, в пункті 110 Типової інструкції міститься наступна інформація, яка повинна міститися в протоколі:
110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
Відповідно замовникам потрібно враховувати зазначену норму Типової інструкції щодо нумерації протоколів.
В статті Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати детально розглянуто особливості складання протоколу як в паперовій так і в електронній формі. Тож повертаємося до нумерації протоколів.
Як вести нумерацію протоколів УО
Публічне законодавство не містить будь-яких вимог до нумерації протоколів уповноваженої особи, тому доцільно взяти до уваги пункт 8 Типової інструкції, яка визначає, що установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цією постановою, та з урахуванням інших актів законодавства та пункт 110 Типової інструкції.
Відповідно при нумерації протоколів уповноваженій особі необхідно керуватися:
1. оозробленими замовником внутрішніми документами, а саме інструкцією з діловодства;
або
2. при прийнятті замовником рішення про ведення журналу реєстрації протоколів чи реєстру протоколів уповноваженої особи, необхідно керуватися пунктом 110 Типової інструкції, який передбачає, що:
- номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання;
- нумерація протоколів ведеться в межах календарного року;
- окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
Відповідно групою протоколів можна вважати протоколи уповноваженої особи або протоколи щодо публічних закупівель.
Відповідно при прийнятті замовником рішення про ведення журналу реєстрації протоколів чи реєстру протоколів новопризначена уповноважена особа продовжує далі ведення такого документу та відповідно продовжує діючу нумерацію протоколів, керуючись пунктом 110 Типової інструкції, оскільки немає сенсу та підстав для початку нової нумерації протоколів, якщо інше не передбачено внутрішніми документами замовника.
В інших випадках новопризначена уповноважена особа керується розробленими внутрішніми документами замовника, а саме інструкцією з діловодства.
Підсумки
- Протокол - це документ, в якому уповноважена особа відображає рішення, які приймаються неї під час здійснення закупівель. Відповідно до частиною 10 статті 11 Закону уповноважена особа зобов’язана складати протокол про прийнятті нею рішення, який маж містити дату та підпис.
- Складаючи протокол уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції.
- Протокол уповноваженої особи в незалежності від форми його складання обов’язково повинен містити такий реквізит як номер протоколу.
- Новопризначена уповноважена особа продовжує діючу нумерацію протоколів, якщо інше не передбачено внутрішніми документами замовника.
- В інших випадках новопризначена уповноважена особа керується розробленими внутрішніми документами замовника, а саме: інструкцією з діловодства.
