Кожне державне підприємство або установа має власний закупівельний процес. Десь закупівлями займається одна уповноважена особа, яка одночасно виконує й інші функції. В інших організаціях працюють цілі відділи закупівель, які взаємодіють з економістами, юристами, керівництвом та внутрішніми замовниками.
Але незалежно від масштабу організації, робота закупівельника завжди пов’язана з великою кількістю документів, погоджень, комунікацій та контролем строків.
Чим більше закупівель проводить організація, тим більшим стає навантаження. Додатково ситуацію ускладнюють постійні зміни законодавства та необхідність швидко реагувати на нові вимоги.
Тепер уявіть, що частину щоденних завдань можна виконувати автоматично. Наприклад:
- збір заявок на закупівлю;
- погодження потреби між підрозділами;
- контроль строків;
- підготовку типових документів і протоколів;
- інформування відповідальних осіб про необхідні дії.
Саме для цього і потрібна автоматизація.
Що таке автоматизація закупівельних процесів?
Всі процеси в організації можна розподілити на два типи: рутині, ті, що постійно повторюються за однаковим сценарієм та творчі, де потрібно приймати рішення, аналізувати інформацію та враховувати особливості конкретної ситуації. Звісно і в закупівлях все те саме. Так, погодження закупівлі та контроль строків - це рутинні процеси. А ось, складання тендерної документації - це все творча задача, адже кожна закупівля має свої особливості.
Так ось далі мова піде більше про рутину, саме такі процеси можна автоматизувати без зайвого клопоту. А як результат - вивільнення часу, зниження стресу, більш ефективні закупівлі, чіткий розподіл відповідальності тощо.
Ось, наприклад, взаємодія із внутрішнім замовником, незважаючи на те, що це дуже важливий процес, від якого залежить якість отриманого за результатами закупівлі товару, роботи чи послуги - мало де він насправді налагоджений. Як правило все працює в телефонному режимі і без необхідних деталей. Уповноваженій особі просто телефонують та кажуть потрібно закупити, а далі технічні характеристики та інші деталі закупівельник пропрацьовує самостійно.
Але закупівельник не може бути спеціалістом одночасно в комп’ютерній техніці, будівництві, медицині, енергетиці та десятках інших напрямків. Насправді уповноваженій особі і не потрібно, його справа - сама закупівля, забезпечення процесу відбору постачальника, який забезпечить потребу замовника як найкраще за найнижчою ціною і щоб при цьому були дотримані усі норми законодавства.
А уявіть собі, що на підприємстві автоматизовано процес погодження закупівлі між всіма акторами (діючими особами) цього процесу. Тобто, ось на рівні конкретного департаменту, відділу або співробітника виникає потреба, наприклад, в товарі. Він відкриває внутрішню систему та створює заявку. У формі одразу зазначаються:
- опис потреби;
- технічні характеристики;
- кількість;
- бажані строки поставки;
- обґрунтування необхідності закупівлі.
Далі система автоматично запускає погодження.
Заявка послідовно потрапляє:
- До закупівельника для визначення очікуваної вартості.
- До економічного підрозділу для підтвердження фінансування.
- До керівника для погодження.
- До юридичного підрозділу для підготовки проєкту договору.
Після завершення погоджень закупівельник отримує повністю підготовлену заявку з усією необхідною інформацією.
Не потрібно витрачати час на пошук даних, нескінченні дзвінки та листування. Вся інформація вже зібрана, погоджена та задокументована. Тепер уповноважена особа може провести закупівлю на найвищому рівні, адже є всі необхідні дані та є час на забезпечення ефективності закупівельного процесу.
Чому автоматизація потрібна навіть невеликим організаціям?
Хтось скаже: “У нас немає юридичного відділу, економістів чи окремого підрозділу закупівель.”
І це правда. Багато організацій працюють з мінімальною кількістю працівників. Але автоматизація потрібна не лише великим підприємствам.
Навіть у невеликій установі можна:
- скоротити кількість ручної роботи;
- контролювати строки виконання завдань;
- уникати втрати інформації;
- зменшити кількість помилок;
- прискорити погодження документів.
Автоматизація — це не про складні ІТ-рішення. Насамперед це про впорядкування процесів, а найголовніше, будь-де є потенціал для оптимізації закупівельного процесу через його автоматизацію.
Кому потрібна автоматизація?
Робота із внутрішнім замовником це лише один приклад, але вже він чітко показує, що автоматизація потрібна всім. Навіть, якщо ваші колеги зараз не говорять про це, в результаті впровадження нових процесів вони обовʼязково виграють:
- Керівник отримає більш керовану та прозору систему управління
- Внутрішній замовник більш якісний товар, роботу чи послугу
- Юристи більш захищену позицію на випадок несподіванок
- Економісти чітке та ясне планування на поточний та наступний періоди
А закупівельник зможе забезпечити більш ефективний закупівельний процес, відбираючи учасників, які можуть якісно задовольнити потребу замовника за найбільш економічно вигідною ціною.
Якщо задуматись, то це ж насправді і була ідея реформи, яка розпочалась ще в 2016 році. Зробити все прозорим та забезпечити ефективність використання бюджетних коштів. Тож автоматизація - лише наступний крок реформи, який ви на своєму підприємстві можете зробити вже зараз.
Результати автоматизації
Якщо більш детально, то можна виділити декілька вимірів, де буде значно відчуватись позитивні ефекти від впровадження автоматизацій.
- Запити на проведення закупівель будуть виконувати швидше та з меншою кількістю помилок. Це досягається за допомогою налагодження та стандартизації взаємодії із внутрішніми замовниками.
- Краща комунікація та прозорість у відносинах із постачальниками, адже всі умови будуть чітко і ясно прописані із самого початку. Це у свою чергу забезпечить стабільне та якісне виконання контрактів.
- Поліпшення відносин в колективі та зменшення рівня стресу. Більше не має сварок та невизначеності, коли хтось щось сказав, хтось щось зробив чи не зробив. У кожного співробітника своя зона відповідальності та зрозумілий обмін інформацією, до того ж зменшується кількість рутинних задач.
- Прозорий розподіл відповідальності та зниження корупційних ризиків. Завжди видно, хто і коли погодив документ або затримав процес.
- Більш ефективні закупівлі та відповідно ефективніше використання коштів.
Автоматизація може здаватись на перший погляд чимось складним та дуже заплутаним. Але, якщо здійснювати її поетапно - все одразу стає зрозумілим. Більше того, достатньо лише однієї автоматизації, щоб запустити цей процес, далі ви самі не зможете зупинитись, адже це дуже цікаво.
З чого починати?
Не треба робити «великий вибух», який переверне компанію з ніг на голову. Щось невеличке, досяжне, але таке, що дасть матеріальний ефект. Згадаємо матрицю впливу та зусиль, яка рекомендує починати з ініціатив високої цінності, що не вимагають великих навантажень (так званих «швидких перемог»).
Створимо спеціалізований GPT (custom GPT) або Copilot Agent (це те ж саме, що й сам Chat GPT, але з базою знань та правилами роботи, які визначите для нього ви). Це – яскравий приклад assistive AI (ШІ-помічника), який відповідає на питання, радить, інструктує, але не виконує процеси самостійно. Це – основа, але її цінність – у простоті та незалежності від сторонніх виконавців: ви можете запустити такого помічника самостійно за 20-30 хвилин, більшість з яких піде на підбір нормативної документації.
Наприклад, ви хочете, щоб колеги з інших департаментів не відволікали питаннями «як мені це замовити» і «чи маю я робити для цього тендер». Сотні сторінок «нормативки» вони не читали, бо їм зручніше спитати вас.
Їм можна надати посилання на ШІ-помічника, який має онлайн-доступ до внутрішньої нормативної бази або підібраної вами бібліотеки. Перед цим, разом з Chat GPT, Ви створите промпт (інструкції), який визначає його відповіді та обмежує хибну інформацію (галюцинації). Маючи промпт та базу знань (бібліотеку відповідних документів), протестуйте ШІ-помічника на різних варіантах запитань – це найдовше в процесі, бо інструкції можуть ненавмисно протирічити самі собі чи не узгоджуватися з базою знань.
Замість розділів про закупівлі у внутрішній корпоративній мережі або на корпоративному вебсайті хай працюють ШІ-помічники. Це лише перший крок до великої автоматизації, але згадаємо Лаоцзи: «дорога в тисячу миль починається за першого кроку.»