Як обрати вид закупівлі: переваги, недоліки, ризики та строки проведення кожного виду

Вибір способу здійснення закупівлі залежить від очікуваної вартості предмета закупівлі. Щодо закупівлі товарів на надпорогові суми, то Особливості надають замовнику альтернативу у виборі: відкриті торги чи електронний каталог. А маючи обґрунтовані підстави замовник може укласти прямий договір на закупівлю товарів, робіт чи послуг по виключеннях. Якщо ж вартість предмета закупівлі допорогова замовники зазвичай не використовують електронну систему закупівель, хоча законодавець таке право передбачає. Насправді, кожен вид закупівель має як свої переваги, так і недоліки, що і пропонуємо далі проаналізувати.

Із способами здійснення закупівель, що передбачені згідно норм Особливостей, детально можна ознайомитися у матеріалі.

Відкриті торги

Умови застосування

Відкриті торги замовник проводить у порядку, визначеному Особливостями. Відповідно до пункту 10 Особливостей  замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі шляхом застосування відкритих торгів у порядку визначеному Особливостями, якщо вартість:

• товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту) становить або перевищує 100 тис. грн;
• послуг з поточного ремонту становить або перевищує 200 тис. грн;
• робіт  становить або перевищує 1,5 млн грн.

У разі закупівлі товарів, вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн (крім тих, що визначені пунктом 11-1 та 11-2 Особливостей) замовник має альтернативу у виборі та може здійснити закупівлю із використанням електронного каталогу.

Строки проведення

Тривалість процедури закупівлі товарів чи послуг становить мінімум 14 днів: строк оприлюднення оголошення (7 днів) + день аукціону (1 день) + мінімальний строк розгляду пропозицій  (1 день) + мінімальний строк укладання договору про закупівлі (5 днів). 

У разі закупівлі робіт строки будуть становити мінімум 21 день так як строки подання тендерних пропозицій вдвічі більше порівняно із закупівлею товару / послуги.

На строки проведення закупівлі може значною мірою вплинути оскарження дій чи рішень замовника. 

Переваги закупівлі із використання відкритих торгів:

• забезпечення конкурентного відбору постачальника / виконавця / підрядника та можливість обрання найвигіднішої ціни згідно вимог замовника;
• здійснення закупівлі будь-якого предмету - товарів, робіт чи послуг на відміну від ЗПП;
• можливість встановлення необхідних замовнику вимог, які стосуються специфіки конкретного предмета закупівлі (наприклад, підтвердження кваліфікації, розширення вимог щодо технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі). Відповідно до укладення договору про закупівлю замовник може оцінити чи відповідає потенційний переможець його конкретним вимогам;
• в ході розгляду тендерних пропозицій замовник має право звернутися до органів  державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції для підтвердження чи спростування факту надання недостовірної інформації та у разі підтвердження такого факту замовник має підставу для відхилення;
• деталізований перелік підстав для відхилення учасника та переможця;
• більш досконала технічна реалізація електронного майданчика;
• у разі, якщо на торги не було подано жодної тендерної пропозиції - можливість укладення прямого договору на підставі пп.6 п.13 Особливостей.

Недоліки / ризики закупівлі із використання відкритих торгів:

• значна тривалість процедури закупівлі;
• оскарження рішень, дій/бездіяльності замовника;
• затягування процедури закупівлі через оскарження рішень, дій/бездіяльності замовника та, як наслідок, неможливість вчасно задовольнити потребу; 
• необхідність оформлення найбільшої кількості документів УО порівняно із іншими видами закупівлі. Оскільки у торгах приймається значно більше рішень УО, то і зростає кількість протокольних рішень. Крім того, лише ВТ передбачають розробку тендерної документації;
• попереднє визначення та зазначення в оголошенні про проведення ВТ назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та кодів товару чи послуги, визначеного згідно з ЄЗС, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі;
• необхідність слідкувати за ходом проведення торгів щодо наявних питань / вимог від учасників;
• відсутність одностайної позиції контролюючих органів у питаннях правомірності розгляду тендерних пропозицій;
• обов'язкове оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю у визначені статтею 10 Закону строки;
• можливість внесення змін до істотних умови договору про закупівлю виключно на умовах пункту 19 Особливостей;
• адміністративна відповідальність згідно частини 1 та 3 статті 164-14 КУпАП майже за кожне рішення замовника.

Закупівля шляхом застосування електронного каталогу

Умови застосування

У разі закупівлі товару вартість якого становить або перевищує 100 тис. грн замовник може здійснити таку закупівлю з використанням електронного каталогу відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 “Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу” (далі - Порядок), з урахуванням положень, визначених Особливостями.

Замовники, які є закладами охорони здоров’я або структурними підрозділами з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій зобов’язані здійснювати закупівлі лікарських засобів та медичних виробів за переліком згідно з додатком до Особливостей, вартість яких становить або перевищує 50 тис. грн, з використанням електронного каталогу (пункт 11-1 Особливостей).

У разі коли замовники здійснюють закупівлі продуктів харчування за переліком згідно з додатком 2, вартість предмета закупівлі яких становить або перевищує 100 тис. гривень, такі закупівлі здійснюються з використанням електронного каталогу відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822, з урахуванням положень, визначених цими особливостями (пункт 11-2 Особливостей).

Крім того, замовник може здійснити закупівлю із використання електронного каталогу і для проведення допорогових договорів.

Строки проведення

Тривалість закупівлі від 3 робочих днів: 2 дні розкриття +1 день для укладення договору / договору про закупівлю. 

Враховуючи, що законодавець не визначив порядок оскарження дій та / або рішень замовника, то на строки проведення даного виду закупівлі може вплинути лише той факт, що замовник може відмінити закупівлю за власним рішенням або ж замовнику доведеться чекати 5 днів, щоб відхилити пропозицію переможця відбору, якщо постачальник  не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку.  Або ж такі дії доведеться повторювати кілька разів

Переваги застосування електронного каталогу: 

• значно коротший термін проведення закупівлі порівняно із відкритими торгами;
• потребує підготовки меншої кількості документів. Якщо немає необхідності відхиляти переможця відбору / відміняти заккупівлі, то замовнику достатнього скласти один протокол та підготувати проєкт договору;
• забезпечення конкурентного відбору постачальника та можливість обрання найвигіднішої ціни згідно обраного замовником профілю;
• відсутність звернень / вимог від постачальників через ЕСЗ;
• кваліфікація постачальників проводиться за замовника адміністратором електронного каталогу;
• за вчинення окремих дій, які можуть суперечити нормам законодавства, не передбачена адміністративна відповідальність (накрилад, неправомірна відміна, укладення договору про закупівлі відмінного від проєкту договору);
• відсутність процедури  оскарження  рішень, дій/бездіяльності замовника.

Недоліки / ризики застосування електронного каталогу:

• недосконала технічна реалізація електронної системи. Якщо замовник не враховує даний факт на етапі підготовки до закупівлі, далі це може призвести до порушень або обрання постачальника, який не задовольняє замовника;
• неможливість закупити послуги та роботи;
• відсутність необхідного товару в каталозі, якщо законодавчо встановлений обов'язок закупити такий товар саме через ЗПП;
• неможливість встановити необхідних замовнику вимог до товару та / або постачальника, а необхідність обрання в межах вимог профілю;
• участь в закупівлі можуть взяти лише постачальники, які пройшли кваліфікацію, що може обмежити участь ширшого кола потенційний учасників;
• якщо укладено договір про закупівлю можливість внесення змін до істотних умови такого договору здійснюється виключно на умовах пункту 19 Особливостей;
• якщо закупівля через електронний каталог не відбулася, замовник змушений повторно оголошувати запит пропозицій постачальників до його успішного завершення або ж обрати відкриті торги. 

Закупівля по виключеннях, що визначені пунктом 13 Особливостей

Умови застосування

Пункт 13 Особливостей визначає, що придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у випадках, передбачених даним пунктом Особливостей, але за визначеним переліком підстав та за наявність обгрунтування.

Переваги закупівлю за виключеннями:

• швидкість забезпечення потреби. Замовник може укласти договір про закупівлю як тільки знайде необхідного постачальника / виконавця / підрядника;
• укладення “прямого” договору про закупівлю за відсутності можливості здійснити закупівлю конкурентним способом;
• мінімум роботи в електронній системі закупівель;
• відсутність процедури  оскарження  рішень, дій/бездіяльності замовника;
• відсутність звернень / вимог від постачальника / виконавця / підрядника щодо здійснення закупівлі;
• перевіряти постачальника / виконавця / підрядника необхідно лише щодо відсутності заборон, визначених пунктом 2 Особливостей та щодо заборон закупівлі із тимчасово окупованим територіями (крім використання замовником пп. 6 п.13 Особливостей).

Недоліки / ризики закупівлю за виключеннями::

• ДАСУ перевіряє серед іншого наявність документального підтвердження обраної підстави, тоді як законодавчо не визначено перелік документів щодо тої чи іншої підстави;
• необхідність підготовки та оприлюднення обґрунтування при відсутності чітких вимог щодо критеріїв та змісту такого обгрунтування;
• можливість внесення змін до істотних умови договору про закупівлю виключно на умовах пункту 19 Особливостей;
• адміністративна відповідальність згідно частини 3 статті 164-14 КУпАП за придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель (якщо замовник уклав прямий договір без наявних підстав).

Дорогові закупівлі

Умови застосування

Згідно норм пункту 11 Особливостей, для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. 

Відповідно термін «можуть використовувати» дозволяє замовнику здійснити закупівлю, наприклад із використанням електронного каталогу при закупівлі товару, або без використання електронної системи закупівель – укладення прямого договору. При цьому такий договір не буде договором про закупівлю у розумінні Закону. 

Переваги допорогових закупівель: 

• мінімум роботи в електронній системі закупівель;
• можливість внесення фактично будь-яких змін до договору згідно умов, що таким договором передбачені;
• відсутність процедури  оскарження  рішень, дій/бездіяльності замовника;
• відсутність звернень / вимог від постачальника / виконавця / підрядника щодо здійснення закупівлі;
• перевіряти постачальника / виконавця / підрядника необхідно лише щодо відсутності заборон, визначених пунктом 2 Особливостей та щодо заборон закупівлі із тимчасово окупованим територіями.

Недоліки / ризики допорогових закупівель:

• постачальник / виконавець / підрядник надає свій договір, який не захищає інтереси замовника та обмежує можливості замовника у разі його ініціативи розірвання договору. Рекомендуємо замовнику працювати із своїм проєктом договору;
• обмежений вибір постачальника / виконавця / підрядника. Оскільки закупівля не публічна, відсутня конкурентна боротьба та пропозиції укласти договір за потенційно більш вигідною для замовника ціною.  В цій ситуації варто нагадати, що закупівлі на надпорогові суми замовник теж може здійснювати із використанням електронного каталогу;
• відсутність механізму перевірки кваліфікації постачальника / виконавця / підрядника.  Проте, за необхідності замовник до укладення договору може звернутися до майбутнього контрагента із проханням надати необхідні документи.