Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі: що врахувати замовникам?

Однією з обов’язкових передумов здійснення закупівлі є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Особливо актуальним визначення очікуваної вартості предмета закупівлі є в теперішній нестабільний час, при якому рівень інфляції є незвично високим.

Тому визначаючи очікувану вартість предмета закупівель замовники повинні враховувати ризики, які можуть настати у випадку некоректного визначення, зокрема відсутність тендерних пропозицій / пропозицій при проведенні закупівель, чи відмова учасників виконувати умови договору про закупівлю.

Однак, якщо звернутись до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), то він не містить норм, які визначають особливості визначення предмета закупівлі. Тому замовники повинні з огляду на предмет закупівлі на власний розсуд визначати очікувану вартість предмета закупівлі. Разом з тим, визначаючи очікувану вартість предмета закупівлі замовники повинні враховувати, що одним із принципів здійснення публічних закупівель є максимальна економія, ефективність та пропорційність. Відповідно визначення очікуваної вартості предмета закупівлі не повинно суперечити даному принципу.

При цьому, наказом Мінекономіки 18.02.2020 № 275 затверджено Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (далі - Примірна методика). В пункті 1 Примірної методики визначено, що ця примірна методика застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону та має рекомендаційний характер.

З огляду на зазначене положення Примірної методики не є обов’язковими для використання замовниками. Однак замовники задля визначення очікуваної вартості предмета закупівлі цілком можуть її використовувати. Далі розглянемо основні положення цієї Примірної методики.

Примірна методика

Розділом 2 Примірної методики визначено етапи визначення очікуваної вартості. Зокрема, такими є:

1. Визначення потреби в товарах, роботах, послугах.

Визначення потреби в товарах, роботах, послугах (номенклатура, кількісні та якісні показники тощо) здійснюється на підставі аналізу фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника.

2. Формування опису предмета закупівлі із зазначенням технічних і якісних характеристик.

До формування опису предмета закупівлі рекомендується залучати відповідних фахівців замовника, які відповідають за подальше використання товарів, робіт та послуг, що будуть закуплені, а у разі відсутності таких фахівців - залучати експертів на договірних засадах.

3. Аналіз ринку.

На цьому етапі доцільно використовувати як загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту товарів, робіт і послуг, яка міститься у відкритих джерелах (у тому числі на сайтах виробників та / або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «Prozorro» та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках, дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань, в тому числі іноземних, тощо), так і інформацію, отриману шляхом проведення ринкових консультацій. Використання такого інструменту, як ринкові консультації, дозволяє визначити структуру ринку, ступінь конкуренції та можливі варіанти предмету закупівлі з урахуванням інновацій та нових технічних рішень.

Під час проведення ринкових консультацій замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, слід зазначати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів, запрошень) не тягне за собою виникнення зобов'язань з боку замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь в ринкових консультаціях. Зацікавлені учасники ринку надсилають свої пропозиції із зазначенням можливих варіантів, замовники опрацьовують та аналізують отримані пропозиції. За потреби замовники можуть організовувати зустрічі з зацікавленими постачальниками / підрядниками для консультацій та обговорення. Отримана замовниками під час ринкових консультацій інформація дозволить визначити оптимальні вимоги до предмета закупівлі з урахуванням актуальних пропозицій ринку та визначити обґрунтовану очікувану вартість.

4. Визначення вимог до умов поставки і оплати.

Вимоги до умов поставки і оплати слід встановлювати з урахуванням періоду запланованого використання товарів та послуг, виконання робіт протягом року, а також з урахуванням фінансових можливостей замовника.

5. Визначення очікуваної вартості кожного окремого предмета закупівлі.

Спосіб розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі залежить від виду предмета закупівлі, його розповсюдженості на ринку, порядку формування цін на нього.

Окрім цього, Розділом 3 визначені Методи визначення очікуваної вартості. Так, в даному Розділі зазначено, що визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі може здійснюватися наступними методами:

1. Розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг методом порівняння ринкових цін:

• здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної інформації про ціну;
• направити не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг;

Для розрахунку очікуваної вартості за методом порівняння ринкових цін рекомендується:

• привести всі ціни, отримані з вищезазначених джерел інформації, до єдиних умов, враховуючі валюту, умови поставки, умови оплати тощо;
• з масиву цінових даних (щонайменше 3 ціни) виключити, за необхідності, ціни, які суттєво (на 30 % і більше) відрізняються в меншу / більшу сторону від найближчої наступної/попередньої ціни. В разі, якщо після виключення таких цін залишилось менше 3 цінових пропозицій, слід використовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін попередніх закупівель;
• визначити очікувану ціну за одиницю, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, що розраховується за такою формулою:

Цод = (Ц1 +… + Цк) / К,

• визначити очікувану вартість, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару / послуг, що розраховується за такою формулою:

ОВмрц = Цод * V, де:

ОВмрц - очікувана вартість, розрахована за методом порівняння ринкових цін;

Цод - очікувана ціна за одиницю товару/послуги;

V - кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується.

2. Розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг на підставі закупівельних цін попередніх закупівель.

3. Розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів.

Коментар: як бачимо,Примірна методика містить чіткий алгоритм дій при визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі та методи, за якими визначати очікувану вартість. Відповідно замовники визначаючи очікувану вартість предмета закупівлі можуть використовувати зазначений алгоритм дій та методи, які визначені Примірною методикою. Водночас потрібно пам’ятати, що використання Примірної методики не обов’язком замовника, а тільки правом.

При цьому, варто врахувати, що використання зазначених положень Примірної методики може суттєво підвищити шанси замовника на проведення успішної закупівлі та виконання договору про закупівлю.

Практика моніторингу

Як ми уже зазначали, Примірна методика не є обов’язковою для використання замовниками, а носить тільки рекомендаційний характер. Відповідно не врахування її положень при визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі не може призводити до жодних порушень. Однак трапляються поодинокі випадки моніторингів Державної аудиторської служби України (далі – ДАСУ), в яких аудитори встановлюють порушення при визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі у зв’язку із не врахуванням вище зазначених розділів 2 і 3 Примірної методики.

Моніторинг № UA-M-2022-08-02-000027, оголошення № UA-2022-01-06-000239-a

Витяг з висновку за результатами моніторингу: з урахуванням пояснень замовника та за результатами аналізу даних сайту www.ukrstat.gov.ua встановлено, що замовником не підтверджено визначення очікуваної вартості на апельсини, мандарини, лимони, банани та виноград, оскільки вказані позиції відсутні на сайті, чим не дотримано умови пункту 3 Розділу 2 та пункту 1 Розділу 3 Примірної методики, що може свідчити про порушення принципів максимальної економії, ефективності та пропорційності, передбачених пунктом 2 частини 1 статті 5 Закону.

Моніторинг № UA-M-2022-08-02-000035, оголошення № UA-2022-01-12-004082-a

Витяг з висновку за результатами моніторингу: з урахуванням пояснень замовника та за результатами аналізу даних сайту www.ukrstat.gov.ua встановлено, що замовником не підтверджено визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, оскільки вказані позиції відсутні на сайті, чим не дотримано умови пункту 3 Розділу 2 та пункту 1 Розділу 3 Примірної методики, що може свідчити про порушення принципів максимальної економії, ефективності та пропорційності, передбачених пунктом 2 частини 1 статті 5 Закону.

Коментар: ДАСУ встановила в зазначених моніторингах порушення принципу максимальної економії, оскільки замовник визначаючи очікувану вартість предмета закупівлі не дотримався розділу 2 та розділу 3 Примірної методики. При цьому, не зовсім зрозумілим виглядають дані моніторинги, оскільки, як ми уже зазначали, Примірна методика носить тільки рекомендаційний характер і не є обов’язковою для замовників. Водночас суди не зовсім погоджуються із даною позицією аудиторів, як, наприклад, було в наступному випадку.

Постанова Третього апеляційного адміністративного суду по справі № 160/22853/21 від 03.08.2022 

Обставини справи: Північнім офісом Держаудитслужби у період з 30.07.2021 по 06.08.2021 проведено моніторинг закупівлі UA-2021-01-16-000999-c, проведеної замовника Комунального підприємства «І». На підставі проведеного моніторингу відповідачем складено висновок про результати моніторингу процедури закупівлі від 06.08.2021. За результатами проведення моніторингу виявлено наступні порушення:

• частини 5 статті 8 Закону;
• пункту 3 Розділу 2 та пункту 1 Розділу 3 Примірної методики.

Порушення законодавства позивачем обґрунтовані відповідачем у висновку наступним чином.

В ході моніторингу встановлено, що замовником не надано відповідь на запит Північного офісу Держаудитслужби про надання пояснення, який опубліковано 02.08.2021, чим порушено частину 5 статті 8 Закону.

В зв`язку з вищевикладеним, замовником не підтверджено визначення очікуваної вартості та обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, чим не дотримано умови пункту 3 Розділу 2 та пункту 1 Розділу 3 Примірної методики, що може свідчити про порушення принципів максимальної економії, ефективності та пропорційності, передбаченого пунктом 2 частини 1 статті 5 Закону. Однак замовник не погодився із висновком, за результатами моніторингу та подав позов до суду.

Позиція суду: судом апеляційної інстанції встановлено, що відповідачем було сформовано запит від 02.08.2021 про надання пояснень, відповідно до якого у контролюючого органу постала потреба в отриманні пояснень (інформації, документів), яким чином та на підставі яких документів Комунальним підприємством «І» здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення та визначено його очікувану вартість. Також надати посилання на сторінку власного веб-сайту на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.

Проте, з матеріалів справи встановлено та не заперечується учасниками справи, пояснення на вказаний запит позивачем не надавались.

Відтак, суд першої інстанції правильно вказав, що позивачем в порушення вимог частини 5 статті 8 Закону не виконано вимог щодо надання пояснень протягом трьох днів з дня оприлюднення такого запиту.

Внаслідок не надання позивачем відповіді на запит, контролюючий орган зробив висновок, що позивачем не підтверджено визначення очікуваної вартості та обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, чим не дотримано умови пункту 3 Розділу 2 та пункту 1 Розділу 3 Примірної методики, що може свідчити про порушення принципів максимальної економії, ефективності та пропорційності, передбаченого пунктом 2 частини 1 статті 5 Закону.

Разом з цим, суд апеляційної інстанції звертає увагу на те, що Мінекономіки затверджено Примірну методику, якою передбачені методи визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, а саме:

1. здійснення пошуку, збору та аналіз загальнодоступної інформації про ціну товару (інформація про ціни, що містяться в мережі інтернет у відкритому доступі, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, в електронній системі закупівель Prozorro, тощо;
2. отримання комерційних (цінових) пропозицій від виробників, офіційних представників (дилерів), постачальників;
3. у разі обмеження конкуренції на ринку певних товарів та враховуючи їх специфіку при розрахунку використовуються ціни попередніх закупівель аналогічного товару та/або минулих періодів (з урахуванням індексу інфляції, зміни курсів іноземних валют).

При цьому, суд зазначає, що при визначенні очікуваної вартості закупівлі враховується інформація про ціни та товари, що містяться в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах виробників та постачальників шин, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронній системі закупівель Prozorro. Для розрахунку очікуваної вартості використовувались як ціни попередніх власних закупівель замовника (укладених договорів) аналогічних товарів, так і ціни відповідних закупівель минулих періодів, інформація про які міститься в електронній системі закупівель Prozorro, з урахуванням індексу інфляції, зміни курсів іноземних валют тощо.

Відповідно до частини 2 статті 77 Кодексу адміністративного судочинства України в адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльність суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дій чи бездіяльності покладається на відповідача, якщо він заперечує проти адміністративного позову.

Втім, відповідачем не доведено, що позивачем при визначенні очікуваної вартості закупівлі не враховувались дані про ціни та товари, що містяться в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах виробників та постачальників шин, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронній системі закупівель Prozorro.

Суд апеляційної інстанції звертає увагу на те, що зауваження відповідача носять формальний характер, так як виявлені останнім порушення не пов`язані із не забезпеченням прозорого здійснення закупівель, та не сприяли проявам корупції у цій сфері чи порушенню добросовісної конкуренції.

При цьому, з матеріалів справи слідує, що учасники торгів при ознайомленні з тендерною документацією перебували у рівних умовах та відсутні заяви про її незрозумілість чи необхідність роз`яснення.

Більш того, суд першої інстанції правильно вказав, що контролюючим органом жодним доказом не доведено, що позивачем порушено принципи максимальної економії, ефективності та пропорційності, передбаченого пунктом 2 частини 1 статті 5 Закону.

Коментар: обидві судові інстанціїне погодились із висновкомДАСУ щодо порушень при визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі, через неврахування положень Примірної методики, оскільки аудитори не надали жодних доказів не врахування замовником даних про ціни та товари, що містяться в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах виробників та постачальників шин, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронній системі закупівель Prozorro.

При цьому, варто звернути увагу, що суд підкреслив, що визначення очікуваної вартості предмета закупівлі здійснюється саме методами, які визначені в Примірній методиці.

Підсумки

1. Однією з важливих передумов проведення успішної закупівлі є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. При цьому, визначення очікуваної вартості не повинно суперечити принципу максимальної економії.
2. Визначаючи очікувану вартість предмета закупівлі замовники можуть використовувати Примірну методику, однак використання даної методики не є обов’язком замовника, оскільки вона носить тільки рекомендаційний характер.
3. Аудитори не врахування положень Примірної методики трактують як порушення принципу максимальної економії, однак суди не погоджуються із даною позицією аудиторів та скасовують такі висновки.