В яких випадках помилки уповноваженої особі та / або електронної системи закупівель під час здійснення «допорогових» закупівель та / або закупівель через електронний каталог можна вважати технічними або механічними помилками, а в яких ні?

Уповноважена особа чи інша призначена відповідальна особа за організацію та проведення «допорогових» закупівель замовника так чи інакше може опинитися в ситуації, коли виявляє помилки у документах, які оформляються по такій закупівлі або під час внесення інформації до електронної системи закупівель. І звичайно у таких осіб відразу постає питання чи можна виявлену помилку виправити та як це зробити. У даному матеріалі проаналізуємо етапи проведення «допорогових» закупівель та закупівель через електронний каталог, наведемо найбільш поширені помилки, які допускаються уповноваженими / відповідальними особами, з’ясуємо чи такі помилки можна вважати технічними / механічними та як їх виправити.

Планування закупівель

Кожна закупівля замовника розпочинається із її включення до річного плану закупівель замовника. В свою чергу, рішення, яке приймається уповноваженою або іншою особою відбувається або шляхом затвердження річного плану або змін до нього. І на даному етапі є помилки, що допускаються особою, які можна виправити та вважати як механічні або технічні. Інформація, яка має вноситься у річний план закупівель визначена у частині 2 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон). Варто проаналізувати положення зазначеної статті, щоб зрозуміти, яка внесена інформація може бути виправлена, а яка ні.

Помилка № 1. Неоприлюднення або оприлюднення з порушення строків річного плану закупівель / змін до нього.  Дана помилка, на превеликий жаль, не може бути виправлена та не вважатиметься, як механічною або технічною помилкою. Так як, це у відповідності до статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (надалі – КУпАП) є порушенням законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».

Помилка № 2.  Назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності). У даному випадку потрібно проаналізувати в чому допущена помилка та яка це помилка. Наприклад:

• незначений код ДК та / або додаткового класифікатору;
• зазначений код ДК та / або додаткового класифікатору, але з опечаткою;
• неправильна назва товару, робіт, або послуг;
• друкарська помилка або технічна помилка у назві товару, робіт чи послуг;

Можливість чи неможливість виправити зазначенні помилки має значення чи уже оголошена або проведена така закупівля чи ні.

Якщо така закупівля ще не оголошена / не проведена або неоприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то в такому випадку така помилка може бути виправлена шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Тобто, уповноважена / відповідальна особа готує протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом помилки та вносить зміни в електронній системи закупівель у відповідний рядок річного плану.

Якщо ж така закупівля уже оголошена або оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то у такому випадку дану ситуацію варто розділити на дві частини. Перша, це порушення:

• незначений код ДК та / або додаткового класифікатору;
• неправильна назва товару, робіт, або послуг або код ДК.

У такому випадку безпечніший варіант відмінити таку закупівлю так як це є порушення законодавства про закупівлі. Відміна закупівлі відбувається шляхом прийняття рішення уповноваженої / відповідальної особи.

Друга, це друкарська або технічна помилка в назві товару, робіт чи послуг або назві коду ДК. При даній помилці можна її виправити шляхом оформлення протоколу про виправлення технічної / механічної помилки. Даний протокол потрібно буде надавати разом із договором на реєстрацію у казначейську службу або у разі якщо замовник не проводить оплати через казначейство такий протокол має зберігатися в уповноваженої / відповідальної особи.

Помилка № 3.  Розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі. При даній ситуації потрібно враховувати, яка це помилка, так як розмір бюджетного призначення та сума очікуваної вартості буде відображати на всіх стадіях закупівлі, тому у разі якщо закупівля ще не оголошена або звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель не оприлюднений, то можна виправити помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою / відповідальною особою  готується протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У разі якщо закупівля оголошена або оприлюднений звіт про укладений договір без використання електронної системи закупівель в такому випадку таку закупівлю варто відмінити.

Помилка № 4. Код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів). Розпочинати потрібно із оцінки самої помилки, яка допущена.

Якщо у річному плані не зазначений КЕКВ, то у такому випадку вирішення даної проблеми буде залежати від того чи оголошена закупівля або оприлюднений звіт про укладений договір без використання електронної системи закупівель. Якщо закупівля ще не оголошена або звіт про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель не оприлюднений, то можна виправити помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою / відповідальною особою  готується протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У разі якщо закупівля оголошена або оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель в такому випадку таку закупівлю варто відмінити. В електронній системі закупівель здійснюється відміна такої закупівлі і замовник може оголошувати нову закупівлю

Якщо у річному плані зазначений невірний КЕКВ, то також враховуємо оголошена закупівля або оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель чи ні. Якщо закупівля ще не оголошена або звіт не оприлюднений, то можна виправити помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою / відповідальною особою готується протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У разі якщо закупівля оголошена або оприлюднений звіт у такому випадку уповноваженій / відповідальній особі потрібно підготувати протокол про виправлення технічної / механічно помилки. Даний протокол потрібно буде надавати разом із договором на реєстрацію у казначейську службу (вимога про зазначення даної інформації поширюється на замовників, які фінансуються за бюджетні кошти).

Помилка № 5. Вид закупівлі. У разі якщоневірно зазначений вид закупівлі, для виправлення даної помилки також має значення коли виявив замовник дану помилку, якщо до оголошення закупівлі / оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то можна усунути помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою / відповідальною особою готується протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни. У іншому випадку таку помилку виправити не можливо так як замовником фактично буде застосована чи проведена закупівля, яка не буде відповідати вимогам Закону з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості). Тому, закупівлю варто відмінити.

Помилка № 6. Орієнтовний початок проведення закупівлі. При допущенніпомилки у місяці чи році, який зазначається, як інформація про орієнтовний початок проведення закупівель, така помилка може бути виправлена не залежності від того коли така помилка виявлена.

Якщо до оголошення закупівлі або оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то уповноваженою / відповідальною особою приймається рішення про внесення змін до річного плану закупівель. Готується протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

Якщо закупівля оголошена або оприлюднений звіт, то у такому випадку також уповноваженій / відповідальній особі потрібно підготувати протокол про виправлення технічної / механічної помилки. Даний протокол потрібно буде надавати разом із договором на реєстрацію у казначейську службу або у разі якщо замовник не проводить оплати через казначейство такий протокол має зберігатися в уповноваженої / відповідальної особи.

Коментар: під час планування закупівель і внесення відповідної інформації до електронної системи закупівель у річний план або зміни до нього уповноваженою / відповідальною особою можуть допускатися помилки,  і як вбачається із описаного вище, що виправлення таких помилок залежить від того коли виявляється така помилка та яка це помилка. Якщо виявленні невідповідності в інформації на етапі, який надає право замовнику внести відповідні зміни, то такі невідповідності виправляються протоколом уповноваженої /відповідальної особи про внесення змін до річного плану закупівель. Якщо такі невідповідності виявляються уже після того як закупівля оголошена або оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то уповноваженій / відповідальні особі потрібно проаналізувати такі помилки та зрозуміти чи їх можна виправити та вважати технічною / механічною помилками чи все ж таки варто відміти закупівлю (та розірвати договір).

Звіт про укладання договору про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель

Звичайно, якщо розпочинати аналізувати помилки, які можуть бути допущенні або допускаються уповноваженою / відповідальною особою при внесенні інформації у електронну систему закупівель, то потрібно нагадати, яка інформація має міститися у звіті про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель (надалі – Звіт), які документи мають оприлюднюватися разом зі Звітом та в які строки.

Помилка № 1. Неоприлюднення Звіту або порушення строків оприлюднення Звіту.

Дана помилка фактично не може бути виправлена так як неоприлюднення або оприлюднення звіту з порушенням строків, у будь-якому випадку розглядається як порушенням, враховуючи положення статті 164-14 КУпАП, законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі» (розмір штрафної санкції 1700 грн). Тому, для уповноваженої / відповідальної особи вихід є один це розірвати укладений договір по якому порушено строки оприлюднення Звіту або якщо такий Звіт неоприлюднений. Якщо Звіт був оприлюднений із порушенням строків, у такі ситуації безпечніше буде розірвати договір та в електронній системі закупівель відобразити, що такий договір розірваний.

Помилка № 2. Інформації, яка внесена у електронну систему закупівель під час звітування.     

Частиною 3 статті 3 Закону, визначена інформація, яка повинна міститися у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Проаналізуємо таку інформацію та наведемо у формі зведеної таблиці що та як можна виправити.

Важливо! Якщо уповноваженою / відповідальною особою внесена невірна (інші по змісту) інформація та таку інформацію не можна віднести до друкарської, технічної або механічної помилки, то в такому випадку найбезпечніший варіант розірвати договір та в електронній системі закупівель відобразити відповідну інформацію.

У разі якщо все ж таки уповноваженою / відповідальною особою буде прийняте рішення про виправлення технічної чи механічно помилки, то такий протокол потрібно разом із договором або іншим платіжним документом надавати у казначейську службу або у разі якщо замовник не проводить оплати через казначейство, також такий протокол має зберігатися в уповноваженої / відповідальної особи.

Закупівля через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі товарів є меншою ніж 100 тис. грн

Порядок проведення закупівель через електронний каталог, регулюється постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу» (надалі – Порядок), з урахуванням положень, визначених особливостями.

Тобто, дана закупівля також розпочинається із включення такої закупівлі до річного плану закупівель. Тому, правила та підхід до виправлення помилок аналогічний як і до «допорогових» закупівель, які були описанні вище у даній статті.

Якщо аналізувати весь порядок проведення закупівлі товарів через електронний каталог, то у даному випадку може бути виявлена технічна / механічна помилка, під час формування замовлення або запиту ціни пропозиції. У відповідності до пунктів 54 та 57 Порядку замовлення та запит ціни пропозицій в електронному каталозі подається замовником через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про найменування товару та його кількість, строк, місце, спосіб поставки, умови оплати та кінцевий строк подання ціни пропозицій (строк для подання ціни пропозицій не може бути меншим ніж  два робочих дні з дня отримання постачальником повідомлення про запит ціни пропозицій та зазначається у разі формування запиту ціни пропозицій).

Також, за результатами закупівлі замовник згідно абзацу 2 пункту 11 Особливостей та пункту 68 Порядку за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону. Тобто замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Помилки, які можуть допускатися та в подальшому бути виправленні уповноваженою / відповідальною особою у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, який оприлюднюється за результатами закупівлі через електронний каталог є аналогічними як і до «допорогових» закупівель, а відтак правила та підхід до виправлення таких може використовуватися за аналогією описаною вище у даній статті.

Підсумки

Уповноваженій / відповідальній особі слід бути уважною при внесенні інформації до електронної системи закупівель, оскільки хоч і такою особою проводять «допорогові» закупівлі попри це не всю інформацію щодо якої допущена помилка можна виправити, а які навпаки зумовлять необхідність скасувати таку закупівлю та розірвати договір.