Технічні та механічні помилки пов’язані із договором, змінами до нього та звітуванням

У цьому, завершальному матеріалі серії присвяченій технічним /механічним помилкам, проаналізуємо, які помилки та / або порушення допускаються замовника під час оприлюднення договору про закупівлю, внесення змін до нього, а також під час звітування про виконання договору про закупівлю. Розберемо які помилки можна вважати технічними / механічними, а які ні.

Попередні статті із серії:

1. Технічні та механічні помилки в плануванні та при оголошенні відкритих торгів
2. В яких випадках помилки в тендерній документації та при кваліфікації можна вважати технічними / механічними, а в яких ні

Технічні або механічні помилки в договорі про закупівлю та додатках до нього

Пунктом 10 Особливостей визначено, що за результатами здійснення закупівлі шляхом застосування відкритих торгів або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до цього пункту в електронній системі закупівель замовником оприлюднюється договір про закупівлю та додатки до нього відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. У разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та / або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника, така інформація в договорі про закупівлю, який оприлюднюється в електронній системі закупівель, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Пунктом 10 частини 1 статті 10 Закону, договір про закупівлю та всі додатки до нього оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня його укладення.

Як і на кожному етапі проведення відкритих торгів уповноваженою особою можуть допускатися помилки, які можна виправити, а  які ні, або чи можна такі помилки можна вважати як технічною / механічною.

Помилка № 1. Неоприлюднення або оприлюднення з порушення строків договору про закупівлю з додатками до нього. Дана помилка може бути виправлена, проте не вважатиметься, як механічною або технічною помилкою, оскільки враховуючи положення статті 164-14 КУпАП це є порушенням законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».

Тобто, усунути дану помилку неможливо та у разі якщо така подія вже відбулася, то в уповноваженої особи є два варіанти:

• найбезпечніший - розірвати такий договір про закупівлю та оголосити нову закупівлю;
• ризикований – залишити так як є, але розуміти, що якщо буде моніторинг закупівлі, то такі помилки перевіряючи ДАСУ розцінюються як порушення у сфері публічних закупівель. Правовий наслідок це застосування адміністративної відповідальності до уповноваженої особи та може бути вимога у висновку перевіряючих розірвати договір про закупівлю.

Помилка № 2. Оприлюднення договору про закупівлю не в повному обсязі або без додатків. Дану помилку потрібно розділити на етапи, які залежать коли таку помилку виявлено:

• якщо договір про закупівлю оприлюднений не в повному обсязі, але не минув строк для його оприлюднення, то в такому випадку уповноважена особа таку помилку може виправити шляхом дозавантаження необхідних сторінок;
• якщо договір про закупівлю оприлюднений не в повному обсязі, але минув строк для його оприлюднення, то в такому випадку уповноважена особа таку помилку виправити уже не може, попри це можна зробити протокол про допущення технічної / механічної помилки. Даний протокол із необхідними сторінками договору та / або додатками слід завантажити в систему під час оприлюднення наступних змін до договору про закупівлю.

Помилка № 3. Інформація, яка зазначається уповноваженою собою під час публікації договору про закупівлю. При внесенні відомостей до електронної системи закупівель також можуть бути допущенні помилки, в дані укладення договору про закупівлю, як друкарська помилка, або помилково вказана не та цифра, але у договорі про закупівлю зазначено все вірно, то виправлення такої помилки може відбуватися уповноваженою особою шляхом підготовки протоколу про допущення технічної / механічної помилки.  Попри це, потрібно нагадати про положення абзацу 2 пункту 3 Порядку розміщення інформації  про публічні закупівлі, затвердженого Наказом Мінекономрозвитку від 11.06.2020  № 1082 (надалі – Порядок 1082) у разі якщо інформація, розміщена в електронній системі закупівель шляхом завантаження документів, містить відомості, що відрізняються від тих, які розміщені шляхом заповнення електронних полів, автентичною вважається інформація, розміщена шляхом заповнення електронних полів. Єдине, що можу втішити уповноважену особу, що за дане порушення немає адміністративної відповідальності.

Помилки, які стосуються уже самого змісту договору про закупівлю можуть виправлятися під час його виконання. Важливим є те, чи такі умови є істотними чи ні, якщо не істотними, то в такому випадку шляхом укладання додаткової угоди такі зміни вносяться до договору. Якщо такі помилки стосуються істотних умов договору, то в такому випадку замовнику потрібно врахувати вимоги пункту 19 Особливостей та вносити зміни лише з підстав, які прямо визначенні зазначеним пунктом.

Технічні або механічні помилки в повідомленні про внесення змін до істотних умов договору

Пунктом 19 Особливостей визначено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов'язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. У відповідності до положень пункту 11 частини 1 статті 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору оприлюднюються протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Помилка №1. Інформації, яка внесена у електронну систему закупівель під час оприлюднення повідомлення про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю.    

Пунктом 20 Особливостей визначено, що повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю повинно містити певну інформацію, тому проаналізуємо таку інформацію та наведемо у формі зведеної таблиці що та як можна виправити.

Важливо! Якщо уповноваженою особою внесена невірна (інші по змісту) інформація та таку інформацію не можна віднести до друкарської, технічної або механічної помилки, то в такому випадку найбезпечніший варіант розірвати договір про закупівлю та прозвітуватися про виконання такого договору.

Помилка №2. Неоприлюднення або оприлюднення з порушення строків повідомлення про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю. Дана помилка може бути виправлена, проте не вважатиметься, як механічною або технічною помилкою, оскільки враховуючи положення статті 164-14 КУпАП це є порушенням законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».

Тобто, виправити таку помилку неможливо, то в уповноваженої особи є два варіанти:

• найбезпечніший - розірвати такий договір та оголосити нову закупівлю.
• ризикований – залишити так як є, але розуміти, що якщо буде моніторинг закупівлі, то такі помилки перевіряючи ДАСУ розцінюються як порушення у сфері публічних закупівель. Правовий наслідок це застосування адміністративної відповідальності до уповноваженої особи та може бути вимога у висновку перевіряючих розірвати договір про закупівлю.

Помилка № 3. Неоприлюднення додаткової угоди разом із повідомленням про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю або оприлюднення додаткової угоди не у форматі «pdf». Згідно пункту 15 Порядку 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Якщо додаткова угода не оприлюднена одночасно із повідомленням, але не минув строк для оприлюднення повідомлення, то в такому випадку уповноважена особа таку помилку може виправити шляхом дозавантаження необхідної додаткової угоди або завантажити у форматі «pdf».

Якщо додаткова угода не оприлюднена або оприлюднена не у відповідному форматі, та минув строк для оприлюднення повідомлення, то в такому випадку уповноважена особа таку помилку виправити уже не може, при цьому можна зробити протокол про допущення технічної / механічної помилки. Даний протокол із необхідного додатковою угодою слід завантажити в систему під час оприлюднення наступних змін до договору про закупівлю.

Помилки в звіті про виконання договору про закупівлю

Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов'язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону. Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається.

Помилка № 1. Неоприлюднення або оприлюднення з порушення строків звіту про виконання договору про закупівлю. Дана помилка може бути виправлена, проте не вважатиметься, як механічною або технічною помилкою, оскільки враховуючи положення статті 164-14 КУпАП це є порушенням законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».

Помилка № 2. Допущення помилки в інформації, яку може вносити уповноважена особа під час звітування про виконання договору про закупівлю. Фактично інформація яка відображається у звіті про виконання договору про закупівлю підтягується із електронної системи закупівель. У разі якщо уповноваженою особою буде допущена механічна / технічна помилка, таку помилку можна виправити шляхом оформлення протоколу про виправлення механічної / технічної помилки. При цьому така інформація не може з технічних причин бути внесена до електронної системи, тому такий протокол має зберігатися в уповноваженої особи.

Підсумки

Уповноважена особа, при формування документів, які передбаченні Законом з урахуванням Особливостей та / або внесення інформації  в електронну систему закупівель, строків внесення такої інформації та її повноти має бути вкрай уважною так як не будь-яка помилка, яка може допуститися уповноваженою особою можна віднести до технічної / механічної помилки та яку зможе виправити уповноважена особа.