Технічні та механічні помилки в плануванні та при оголошенні відкритих торгів

Уповноважена особа, яка призначена відповідним розпорядчим рішенням замовника та яка відповідальна за проведення відкритих торгів може в силу різних причин припуститися помилки, або може виникнути ситуація у якій уповноважена особа допустила друкарську помилку, яка потягла до некоректності відображення інформації в електронній системі закупівель або у рішеннях, які приймаються уповноваженою особою.  Перше питання, яке задає собі уповноважена особа, а чи таку помилку можна, якимось чином виправити.

Тому, у серії  матеріалів проаналізуємо етапи проведення відкритих торгів та наведемо найбільш поширені помилки, які допускаються уповноваженими особами та розберемося чи такі помилки можна вважати як технічні / механічні, а також як їх виправити.

Помилки в плануванні закупівель

Будь-яка закупівля замовника розпочинається із включення такої закупівлі до річного плану закупівель замовника. Тобто, уповноваженою особою приймається рішення про затвердження річного плану або змін до нього. І на даному етапі є помилки, які допускаються особою, які можна виправити та вважати як механічні або технічні. Інформація, яка має міститися у річний план закупівель / змінах до нього визначена частиною 2 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон). Варто проаналізувати положення зазначеної статті, щоб зрозуміти, яка внесена інформація може бути виправлена, а яка ні.

Аналіз даного етапу потрібно розпочати надаючи відповіді на наступні запитання:

• чи уже оголошена процедура закупівлі, тобто оприлюднене оголошення про відкриті торги;
• чи можна вважати, що таку помилку як механічна чи технічна помилка, яка не приводить до зміни інформації;
• де така інформація у якій допущена помилка відображається: в електронній системі закупівель чи у протоколі уповноваженої особи? 

Помилка № 1. Неоприлюднення або оприлюднення з порушення строків річного плану закупівель / змін до нього.  Дана помилка на превеликий жаль, але не може бути виправлена та не вважатиметься, як механічною або технічною помилкою. Так як, це у відповідності до статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (надалі – КУпАП) є порушенням законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».

Помилка № 2.  Назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності). У даному випадку потрібно проаналізувати в чому допущена помилка та яка це помилка.

• Незначений код ДК / додаткового класифікатору.
• Зазначений код ДК / додаткового класифікатору, але з помилкою.
• Неправильна назва товару, робіт, або послуг.
• Друкарська помилка або технічна помилка у назві товару, робіт чи послуг.

Можливість чи неможливість виправити зазначенні помилки має значення чи оголошена закупівля:

• якщо така закупівля ще не оголошена, то в такому випадку така помилка може бути виправлена шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Тобто, уповноважена особа формує протокол про внесення змін до річного плану закупівель описує допущену помилку фактично може її виправити та вносить зміни в електронній системи закупівель у відповідний рядок річного плану;
• якщо ж така закупівля вже оголошена, то у такому випадку дану ситуацію варто розділити на дві частини. Перша, це порушення: незначений код ДК / додаткового класифікатору; зазначений код ДК / додаткового класифікатору, але з помилкою; неправильна назва товару, робіт, або послуг. У такому випадку безпечніший варіант відмінити таку закупівлю так як це є порушення законодавства про закупівлі. Відміна закупівлі відбувається шляхом прийняття рішення уповноваженою особою. Друга, це друкарська або технічна помилка в назві товару, робіт чи послуг. При даній помилці можна її виправити шляхом оформлення протоколу (рішення) про виправлення технічної / механічної помилки. Даний протокол потрібно буде надавати разом із договором про закупівлю на реєстрацію у Казначейство або у разі якщо замовник не проводить оплати через казначейство такий протокол має зберігатися в уповноваженої особи.

Помилка № 3.  Розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі. При даній ситуації потрібно враховувати, яка це помилка так як розмір бюджетного призначення та сума очікуваної вартості буде відображати на всіх стадіях закупівлі, тому у разі якщо закупівля ще не оголошена, то можна виправити помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою особою  готується протокол (рішення) про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У разі якщо закупівля уже оголошена в такому випадку таку закупівлю варто відмінити шляхом прийняття рішення уповноваженою особою з описом допущеної помилки. 

Помилка № 4. Код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів). Розпочинати потрібно із оцінки самої помилки, яка допущена.

Якщо у річному плані не зазначений КЕКВ, то у такому випадку вирішення даної помилки буде залежати від того чи оголошена закупівля. Якщо закупівля ще не оголошена, то можна виправити помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою особою  готується протокол (рішення) про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У разі якщо закупівля оголошена в такому випадку таку закупівлю варто відмінити шляхом прийняття рішення уповноваженою особою про відміну у зв’язку з допущенням порушень у сфері публічних закупівель, яке не можна виправити.

Якщо у річному плані зазначений невірний КЕКВ, то також враховуємо оголошена закупівля чи ні. Якщо закупівля ще не оголошена, то можна виправити помилку шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою особою готується протокол (рішення) про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У разі якщо закупівля оголошена у такому випадку уповноваженій особі слід підготувати протокол (рішення) про виправлення описки / технічної чи механічно помилки. Даний протокол потрібно буде надавати разом із договором про закупівлю на реєстрацію у Казначейство (вимога про зазначення даної інформації поширюється на замовників, які фінансуються за бюджетні кошти).

Помилка № 5. Вид закупівлі. У разі якщоневірно зазначений вид закупівлі, для виправлення даної помилки також має значення коли виявив замовник дану помилку, якщо до оголошення закупівлі, то така помилка може бути усунута шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Уповноваженою  особою готується протокол (рішення) про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

У випадку якщо процедура закупівлі уже оголошена таку помилку виправити не можливо так як замовником буде застосована закупівля, яка не буде відповідати вимогам Закону з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості). Тому, закупівлю варто відмінити.

Помилка № 6. Орієнтовний початок проведення закупівлі. При допущенніпомилки у місяці чи році, який зазначається, як інформація про орієнтовний початок проведення закупівель, така помилка може бути виправлена не залежності від того коли така помилка виявлена.

Якщо до оголошення закупівлі, то уповноваженою особою приймається рішення про внесення змін до річного плану закупівель. Готується протокол (рішення) про внесення змін до річного плану закупівель з описом допущеної помилки та в електронній системі закупівель вносяться відповідні зміни.

Якщо закупівля вже оголошена, то у такому випадку також уповноваженій особі потрібно підготувати протокол про виправлення описки / технічної чи механічної помилки. Даний протокол потрібно буде надавати разом із договором про закупівлю на реєстрацію у Казначейство або у разі якщо замовник не проводить оплати через казначейство такий протокол має зберігатися в уповноваженої / відповідальної особи.

Коментар: із вище наведеного можна зробити висновок, що виправлення таких помилок залежить від того коли виявляється така помилка та яка це помилка. Якщо виявленні невідповідності в інформації на етапі, який дає технічну можливість внести зміни до електронної системи закупівель, то такі невідповідності виправляються протоколом (рішенням) уповноваженої особи про внесення змін до річного плану закупівель. Якщо такі невідповідності виявляються уже після того як закупівля оголошена, то уповноваженій особі потрібно проаналізувати такі помилки та зрозуміти чи їх можна виправити та вважати як технічна / механічна помилка, яка не приведе до зміни інформації чи все ж таки варто відміти закупівлю (та / або розірвати договір про закупівлю).

Помилки при оголошенні про проведення відкритих торгів

Особливостями у пункті 26 визначено, що оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною 2 статті 21 Закону з урахуванням цих особливостей, тобто законодавець скерував уповноважену особу до положень Закону.

Частиною 2 статті 21 Закону визначено, що оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити наступну інформацію:

1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;

2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

3) кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;

4) очікувана вартість предмета закупівлі;

5) строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

6) кінцевий строк подання тендерних пропозицій;

7) умови оплати;

8) мова (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції;

9) розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати);

10) дата та час розкриття тендерних пропозицій, якщо оголошення про проведення відкритих торгів оприлюднюється відповідно до частини третьої статті 10 цього Закону;

11) розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків очікуваної вартості закупівлі або в грошових одиницях;

12) математична формула для розрахунку приведеної ціни (у разі її застосування).

В оголошенні про проведення відкритих торгів може зазначатися інша інформація.

Так, оголошення про проведення відкритих торгів формується електронною системою закупівель на основі тієї інформації, яка вноситься уповноваженою особою в електронну систему закупівель. На сьогоднішній день ні положеннями Закону, ні Особливостей не надано право замовнику вносити зміни до такої інформації, окрім випадку, якщо замовником вносяться зміни до тендерної документації за власної ініціативи чи на виконання рішення АМКУ чи на вимогу потенційного учасника та у разі якщо замовником продовжуються строки для подання тендерних пропозицій. Так, у відповідності до абзацу 3 пункту 54 Особливостей замовник вносить зміни в електронній системі закупівель, а  саме в оголошенні про проведення відкритих торгів в частині строку подання тендерних пропозицій.

Єдиний випадок, який може розглядатися уповноваженою особо при допущенні помилки в оголошенні про проведення відкритих торгів це друкарська помилка («опечатка»), то в такому випадку може бути прийняте рішення уповноваженою особою про допущення технічної / механічної помилки з описом такої помилки.

Тому, у разі якщо уповноваженою особою було допущено помилку в інформації оголошення про проведення відкритих торгів, яка не можна вважати як друкарська помилка, то такому випадку випрати такі помилки не має законодавчої можливості, тому у даній ситуації вихід один це відміняти процедуру закупівлі шляхом прийняття рішення уповноваженою особою про відміну у зв’язку з допущенням порушень у сфері публічних закупівель, яке не можна виправити.