Технічна реалізація в частині звітування про виконання договору про закупівлю, після продовження його дії для проведення процедури закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 %

Замовники, які скористалися положеннями частини 6 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон) та продовжили договір про закупівлю для проведення процедури закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 %, мають обов’язок прозвітуватися про виконання таких договорів про закупівлю в електронній системі закупівель. І як у будь- які іншій ситуації у даному питанні замовники розділилася на дві частини: одна з яких має можливість на майданчику збільшити суму договору про закупівлю, а інша частина замовників, які такої можливості немає. У даному матеріалі розглянемо технічну реалізацію одного із майданчиків та спробуємо розібратися як вийти із ситуації замовникам у яких з різних причин немає можливості збільшити суму договору про закупівлю в електронній системі закупівель (ЕСЗ), але оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю потрібно.  

Положеннями частини 6 статті 41 Закону визначено, що дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Так, зазначеною нормою надано право замовникам продовжити дію договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі та збільшити суму договору в обсязі, що не перевищує 20% суми визначеної в початковому договорі про закупівлі, тобто це у будь-якому випадку є внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, яке передбачає оприлюднення повідомлення про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю та самих змін (додаткової угоди).

Як слід оприлюднювати в ЕСЗ замовнику повідомлення про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю?

Чому потрібно врахувати та розглянути даний етап? Тому що, від правильного внесення інформації в ЕСЗ та оприлюднення повідомлення про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю будуть залежати подальші дії замовника щодо оприлюдненню звіту про виконання договору про закупівлю. Розберемо порядок дій замовника під час оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю.   

Дія № 1. Спочатку на сторінці роботи з договором замовник мав обрати та натиснути «Додати зміни».

Дія № 2. Внесення змін до терміну дії договору про закупівлю. Замовник першою вносить інформацію по додатковій угоді, якою вносяться зміни до терміну дії договору про закупівлю. Зміни до договору про закупівлю можна внести лише в період дії договору про закупівлю, до прикладу.

Приклад.

Замовник уклав договір про закупівлю термін дії якого «до 31.12.2022 року», у такому випадку сторони договору про закупівлю могли внести зміни, в тому числі щодо терміну його дії, шляхом укладання додаткової угоди датованою не пізніше 31.12.2022, тобто це може бути дати 25, 26 - 29 або 30.12.2022.

Тому, така додаткова угода укладається замовником в період дії договору про закупівлю та при внесенні інформації на майданчик у полі «описі змін» зазначаємо інформацію «продовження терміну дії договору про закупівлю». А, у розділі «причина внесення змін» обираємо «дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку».

Також, заповнюється інформацію про додаткову угоду: номер, дата підписання та долучається додаткова угода у форматі «pdf». Зберігається інформація та накладається кваліфікований електронний підпис уповноваженої особи.

Важливо! Вибрати підставу внесення змін до договору про закупівлю, а це «дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку». Правильно вибрана підстава є дуже важливою тому що в залежності від обраної підстави внесення змін до договору про закупівлю на наступній сторінці будуть доступні ті чи інші поля для редагування.

Дія № 3. Оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю в частині збільшення суми договору про закупівлю. Частиною 6 статті 41 Закон визначено, що «в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку». Тобто, замовник після затвердження видатків на початку наступного року уже може збільшити суму договору про закупівлю в межах 20 % від суми визначеної у початковому договорі про закупівлю (договір про закупівлю термін дії, якого ми уже продовжили), до прикладу.

Приклад.

Замовником у 2022 році був укладений договір про закупівлю на загальну ціну 500 тис. грн. У такому випадку замовник може збільшити суму такого договору про закупівлю що не перевищує 20% від суми  такого договору, а саме 100 тис. грн, тому загальна ціна договору про закупівлю буде становити 600 тис. грн.

Як вносимо інофрмацію? Спочатку на сторінці роботи з договором потрібно обрати та натиснути «Додати зміни». У розділі «причина внесення змін» обираємо «дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку». І тоді у разі обрання правильної причини у замовника з’явиться можливість на наступній сторінці редагувати інформацію у певних електронних полях.

У полі «описі змін» зазначаємо інформацію «збільшення суми договору про закупівлю в обсязі, що не перевищує 20% суми визначеної у договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році». Також, заповнюємо інформацію про додаткову угоду: номер, дата підписання, причина, опис змін текстом та долучається додаткова угода у форматі «pdf». Зберігаємо інформацію та накладаємо кваліфікований електронний підпис уповноваженої особи.

У яких випадках замовник має технічну можливість внести зміни до ціни договору про закупівлю на майданчику?

Аналізуючи норми пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою від 12.10.2022 № 1178 можна прийти до висновку, що технічно змінити ціну договору про закупівлю можливо у разі:

• зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника (при застосуванні даного випадку  ціна договору може змінюватися в сторону зменшення);
• погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг) (при застосуванні даного випадку  ціна договору про закупівлю може змінюватися в сторону зменшення);
• зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та / або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування - пропорційно до зміни таких ставок та / або пільг з оподаткування, а також у зв’язку з зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування (при застосуванні даного випадку  ціна договору про закупівлю  може змінюватися в сторону збільшення);
• зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни (при застосуванні даного випадку  ціна договору про закупівлю може змінюватися в сторону зменшення або збільшення);
• зміни умов у зв’язку із застосуванням положень частини 6 статті 41 Закону (при застосуванні даного випадку  ціна договору про закупівлю може змінюватися в сторону збільшення).

Коментар: технічна реалізація на майданчиках, яка дає можливість змінити ціну договору про закупівлю може бути різною, але замовник має розуміти, що інформація, яка оприлюднюється в ЕСЗ має відповідати фактичним даним, а тому замовнику слід обирати причину внесення змін або «дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку»  або «зміни умов у зв’язку із застосуванням положень частини 6 статті 41 Закону».

А ось до прикладу, у разі обрання іншої причини, наприклад, «покращення якості…», то у такому випадку поля із сумою будуть недоступні для редагування.

Оприлюднення інформації у ЕЗС про виконання договору про закупівлю

Цей етап є нескладним, якщо замовник обирав правильні підстави внсеення змін до умов договору про закупівлю та вносив актуальну інформацію у ЕСЗ. У даному випадку замовник обирає на майданчику «інформація по договору» або «робота з договором» в залежності від технічних налаштувань майданчика та натискає кнопку «звітувати про виконання договору».

Після цього з’яляється вікно де замовник може внести суму фактичної оплати за договором ппо закупівлю. Якщо замовником вносилися зміни до договору про закупівлю в частині продовження строку його дії та збільшення суми на підсьаві частини 6 статті 41 Закону, то на екрані загальна сума такого договору та сума фактичної оплати має співпадати. Єдине на що потрібно звернути увагу, це те, що замовнику потрібно вказати суму оплати з ПДВ (це у разі якщо договір про закупівлю було укладено з ПДВ) та суму оплати без ПДВ. Якщо договір про закупівлю укладався без ПДВ, то замовник звітується про виконання договору без ПДВ.

Зберігається інформація та накладається кваліфікований електронний підпис уповноваженої особи.

Звіт про виконання договору формується ЕСЗ автоматично після внесення, зберігання та накладання КЕП на інформацію про виконання договору про закупівлю.

І коли замовник зайде на закупівлю, то у розділі «виконання договору» в ЕСЗ буде відображатися уже згенерований системою файл «Звіт про виконання договору про закупівлю» у форматі «pdf».

Описаний вище алгоритм дій замовника це при ідеальних умовах та технічних налаштувань майданчиків де здійснюють закупівлю замовники, але є і не такі випадки для прикладу: на майданчику відсутня технічна можливість обрати підставу при внесення змін  до договору про закупівлю «дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку»  або «зміни умов у зв’язку із застосуванням положень частини 6 статті 41 Закону». І в такому випадку замовники вносили інформацію по інших підставах (причинах), які були запропоновані на майданчику. Логічним є питання, а як же оприлюднити інформацію про виконання договору про закупівлю? У даному випадку сума договору про закупівлю та фактична сума оплати не буде співпадати, окрім того сума фактичної оплати буде вищою, та інформація у ЕСЗ не буде відповідати фактичній інформації.

Що можна рекомендувати таким замовникам?

1. Отримати підтвердження від майданчика, де здійснює свої закупівлі замовник, що на майданчику відсутня технічна можливість обрати підстави (причину) внесення змін до договору про закупівлю таку як: «дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку»  або «зміни умов у зв’язку із застосуванням положень частини шостої статті 41 Закону». 

Для чого таке підтвердження? Воно необхідне для підтвердження того, що замовник не мав технічної можливості оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю на підставі частини 6 статті 41 Закону, а тому і обрав інші причини (підстави) внесення змін до договору про закупівлю, тобто це обставина, яка не залежала від волі замовника.

2. Підготувати паперову форму звіту про виконання договору про закупівлю. Що має бути у такому звіті?

Статтею 42 Закону визначена інформація, яка повинна міститися у звіті про виконання договору про закупівлю. Таким чином, замовник готує паперовий звіт з усією інформацією, окрім інформації про країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару (абзац 2 пункту 4 Особливостей). До прикладу такий звіт про виконання договору про закупівлю може виглядати так.

Приклад.

3. Паперову форму звіту про виконання договору про закупівлю прикріпити в ЕСЗ, разом із довідкою / листом, яка підтверджує про відсутність технічної реалізації на майданчику внесення змін до умов договору про закупівлю на підставі частини 6 статті 41 Закону.

4. Зберегти інформацію та накласти кваліфікований електронний підпис уповноваженої особи.

Коментар: запропонований алгоритм дій для замовника це як вихід із ситуації, але замовник має все ж таки розуміти, що це не є правильним, а тому можна сміло рекомендувати замовнику, щоб він звернувся до майданчика із листом щодо приведення його у відповідність вимогам чинного законодавства.