Строки зберігання документів з публічних закупівель

Замовники, які здійснюють закупівлі у відповідності до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі - Закон) та Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), створюють документи, які безпосередньо визначенні Законом та Особливостями або документи, які є логічними та необхідними для прийняття того чи іншого рішення щодо закупівлі товару, роботи чи послуги.

Питання, яке турбує що не кожного замовника, це які строки зберігання документів, що створюються замовником під час проведення закупівель. Оскільки замовником таких документів готується чимало за різними видами закупівель, як за відкритим торгами так і за «допороговими» закупівлями та інші документи, тому у даному матеріалі розглянемо строки зберігання таких документів.

Нормативно – правове регулювання

Законодавцем визначено два основні нормативно – правові акти, які регулюють порядок організації, зберігання документів та встановлюють строки їх зберігання:

• Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі - Перелік № 578), який включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі - організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
• Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015р. № 1000/5 «Про затвердження правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила № 1000), яким встановлюються єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Зазначенні Правила та Перелік є нормативно-правовими актами, які є обов'язковим для виконання всіма установами.

Які вимоги щодо строку зберігання документів містяться у Законі?

Замовники з метою проведення закупівель використовують електронну систему закупівель, яка повинна бути загальнодоступною та гарантувати недискримінацію, рівні права під час реєстрації всім заінтересованим особам та рівний доступ до інформації всім особам. Обмін і збереження інформації та документів має відбуватися з гарантуванням цілісності даних про учасників і їхніх тендерних пропозицій / пропозицій під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та їх конфіденційність до моменту розкриття тендерних пропозицій / пропозицій.

У відповідності до частини 5 статті 12 Закону, електронна система документообігу повинна відповідати певним вимогам, зокрема, щодо:

1. можливості здійснювати обмін інформацією з використанням мережі Інтернет;
2. наявності загальнодоступних засобів телекомунікації, що не обмежують участі у процедурах закупівель / спрощених закупівлях;
3. наявності системи електронного обміну документами з використанням методів ідентифікації, вимоги до яких визначаються Кабінетом Міністрів України;
4. можливості здійснювати ідентифікацію учасників і точно визначати час і дату отримання тендерних пропозицій / пропозицій (їх частин) за умови відсутності доступу до таких даних з боку будь-яких осіб до встановленого кінцевого строку подання та часу і дати розкриття їх тендерних пропозицій / пропозицій;
5. наявності системи збереження даних, що здійснює зберігання протягом не менш як 10 років усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних;
6. можливості забезпечення безперервності процесу закупівель.

Отже, усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних, зберігаються електронною системою закупівель протягом 10 років.

Коментар: статтею 12 Закону встановленні вимоги та строки зберігання документів, які розміщуються в електронній системі закупівель та обов’язок покладений щодо таких строків на електронну систему закупівель. При цьому, замовник має розуміти, що це не є тими строками, які стосуються документів створених самим замовником під час проведення закупівлі.

Які строки зберігання паперових документів, які створенні замовником в своїй діяльності під час проведення закупівлі?

Враховуючи, що спеціальним законодавством у сфері публічних закупівель не встановленні конкретні строки зберігання документів, які створюються замовником під час здійснення закупівель, а відтак потрібно керуватися загальним нормативним законодавством, а саме Переліком № 578.

Документи, що створюються в ході планування і проведення закупівель потрібно відобразити в номенклатурі справ установи, організації, підприємства тощо.

У відповідності до пункту 4 глави 2 розділу V Правил № 1000 строк зберігання документів обчислюється із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи, до прикладу.

Приклад:

Якщо строк зберігання справи чи документу закінчився у 2021 році, то початок обліку строку розпочинається з 2022 року. Тобто, якщо документ має строк зберігання 3 роки, який по терміну зберігання закінчився у 2021 року, то такий документ може бути вилучений для знищення не раніше 01.01.2024 року. 

Для зручності наведемо перелік документів та строків зберігання таких документів, які оформляють замовниками та, які стосуються публічних закупівель.

Зведена таблиця документів та строків їх зберігання щодо публічних закупівель

Підсумок

Кожний документ та рішення, яке оформляється уповноваженою особою або іншого відповідальною особою, має термін зберігання такого документу, що створюються під час документування управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності та які стосуються закупівлі товарів, робіт чи послуг, та є обов’язковим для виконання по строкам, які встановленні законодавцем.

Враховуючи, що такі документи не є по назві, яка чітко відповідає назві документу, що передбачений у Переліку № 578, та у разі виникнення сумнівів щодо строків зберігання або відліку з якого маються обраховуватися такі строки, замовник має право звернутися до Міністерства юстиції України, як до органу що видав такий документ за роз’ясненням.