Здійснення закупівлі – це процес, який передбачає певний алгоритм дій, які повинні виконуватися в визначений законодавством строк. У свою чергу строки при здійсненні закупівель визначаються Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), Законом України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) та Порядком формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок № 822). Для того, щоб замовники дотримувалися встановлених строків законодавством передбачена адміністративна відповідальність частиною 1 та 3 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Тому очевидно, що для того, щоб не порушувати строки при здійсненні закупівель необхідно їх знати, вірно обчислювати та користуватися інструментами, які допоможуть їх дотримуватися. Тож розглянемо, які інструменти можуть допомогти закупівельнику дотримуватися строків та наведемо усі строки, які стосуються здійснення закупівель відповідно до чинного законодавства.
Інструменти, які допоможуть дотримуватися строків
Кожен закупівельник зацікавлений в тому, щоб здійснювати закупівлі без порушень. Але в силу великого навантаження та великої кількості інформації, яку необхідно опрацювати варто використовувати інструменти, які допоможуть не тільки полегшити роботу та й не допустити порушень, які можуть призвести до таких наслідків:
- відміна відкритих торгів у зв’язку неможливостю усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель та відповідно незадоволення вчасно своєї потреби;
- договір може бути визначений нікчемним у разі укладення договору з порушенням строків, передбачених абзацами третім та четвертим пункту 49 цих особливостей, крім випадків зупинення перебігу строків у зв'язку з розглядом скарги органом оскарження відповідно до статті 18 Закону з урахуванням цих особливостей (підпункт 4 пункт 21 Особливостей);
- адміністратвна відповідальність встановлена частиною 1 та 3 статті 164-14 КУпАП у вигляді штрафу.
Тому пропонуємо до використання такі інструменти для дотримання строків під час здійснення закупівель:
1. Мати під рукою чек-лист з всіма строками, яких необхідно дотримуватись при здійсненні закупівель згідно Особливостей.
2. Розробити та вести таблицю, в якій можна розраховувати строки та за допомогою неї контролювати строки під час здійснення закупівлі. До прикладу:
Пропонуємо для зручності скористатися вже розробленою таблицею для всіх закупівель за посиланням.
3. Встановити на телефон та/або комп’ютер програму для нагадування дат/подій/завдань, щоб не порушити строки під час здійснення закупівлі.
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 50 тис. грн згідно пункту 11 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою ніж 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт згідно пункту 11 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою ніж 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою ніж 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн для робіт | не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення договору | пункт 11 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Останнє не є обов’язковим, проте варто оприлюднювати задля мінімізації ризиків початку моніторингу закупівлі.
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт згідно пункту 13 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, договору про закупівлю та всіх додатки до нього, а також обґрунтування застосування замовником підстави для здійснення закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей | не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
У разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей замовник не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору розміщує в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів запит - у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпункту 21 пункту 13 Особливостей, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 19 Особливостей |
У разі внесення змін до договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей, у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей, разом з повідомленням про внесення змін до договору про закупівлю замовник розміщує в електронній системі закупівель зміни до договору про закупівлю, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.
У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 13, 15 пункту 19 Особливостей, протягом трьох робочих днів з дня їх внесення до договору про закупівлю замовник розміщує в електронній системі закупівель такі зміни до договору про закупівлю, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення повідомлення про ціни на матеріальні ресурси та уточненої договірної ціни (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у випадку складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону | протягом 3 робочих днів з дня складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Останнє не є обов’язковим, проте варто оприлюднювати задля мінімізації ризиків початку моніторингу закупівлі.
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 100 тис. грн. згідно пунктів 11, 11-1 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| строк для подання постачальником ціни пропозиції | не може бути меншим, ніж 2 робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель | пункт 57 Порядок № 822 |
| укладення договору з переможцем відбору запиту пропозицій постачальників | не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
| продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників | до 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
Законодавчого обов’язку оприлюднювати останнє рішення немає, проте варто його оприлюднити разом із договором.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення рішення про відхилення пропозиції переможця відбору | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 64 Порядок № 822 |
| оприлюднення рішення про відміну запиту пропозицій постачальників | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 65 Порядок № 822 |
| оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору | пункт 11, 11-1 Особливостей, пункт 68 Порядок № 822, частина 1 статті 10 Закону |
У замовника відсутній обов’язок оприлюднювати договір з додатками.
У свою чергу технічна реалізація закупівель через електронний каталог на електронних майданчиках реалізована так, що необхідно завантажити документ, а саме договір з додатками, оскільки ЕСЗ не дасть замовнику можливість завершити закупівлю.
Можливі два варіанта дій в даному випадку:
- завантажити договір з додатками, якщо замовник планує відображати внесення змін до договору (додаткові угоди) в ЕСЗ та оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю по такому договору або просто завантажити договір з додатками, адже це не заборонено закупівельним законодавством, протягом трьох робочих днів з дня його укладення згідно пункту 10 частини 1 статті 10 Закону;
- завантажити замість договору звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, протягом трьох робочих днів з дня укладення договору згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Останнє не є обов’язковим, проте варто оприлюднювати задля мінімізації ризиків початку моніторингу закупівлі
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн згідно пунктів 11-1, 11-2 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| строк для подання постачальником ціни пропозиції | не може бути меншим, ніж 2 робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель | пункт 57 Порядок № 822 |
| укладення договору з переможцем відбору запиту пропозицій постачальників | не пізніше ніж через п’ять календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
| продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників | до 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
Законодавчого обов’язку оприлюднювати останнє рішення немає, проте варто його оприлюднити разом із договором
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення рішення про відхилення пропозиції переможця відбору | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 64 Порядок № 822 |
| оприлюднення рішення про відміну запиту пропозицій постачальників | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 65 Порядок № 822 |
| оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору | пункт 68 Порядок № 822, пункти 11-1, 11-2 Особливостей, частина 1 статті 10 Закону |
Не є обов’язковим оприлюднення договору та всіх додатків до нього, проте варто оприлюднити разом зі звітом про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель договір та всі додатки до нього
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
Останнє не є обов’язковим, проте варто оприлюднювати повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Останнє не є обов’язковим, проте варто оприлюднювати задля мінімізації ризиків початку моніторингу закупівлі.
Корисно буде ознайомитися з матеріалом Чи є договори, які укладаються на підставі пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей договорами про закупівлю.
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн згідно пункту 10 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| строк для подання постачальником ціни пропозиції | не може бути меншим, ніж 2 робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель | пункт 57 Порядок № 822 |
| укладення договору з переможцем відбору запиту пропозицій постачальників | не пізніше ніж через п’ять календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
| продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників | до 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
Законодавчого обов’язку оприлюднювати останнє рішення немає, проте варто його оприлюднити разом із договором.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення рішення про відхилення пропозиції переможця відбору | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 64 Порядок № 822 |
| оприлюднення рішення про відміну запиту пропозицій постачальників | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 65 Порядок № 822 |
| оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, договору про закупівлю та всіх додатків до нього | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 68 Порядок № 822, пункт 10 Особливостей, частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю у випадках у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону, пункт 4 Особливостей |
Відкриті торги у порядку визначеному Особливостями
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації | на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за 7 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій; на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій | пункт 24 Особливостей |
| надання роз’яснення на звернення / відповідь на вимогу учасника | протягом 3 днів з дня їх оприлюднення | пункт 54 Особливостей |
| продовження строку подання тендерних пропозицій після внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів | продовжується замовником таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше 4 днів | пункт 54 Особливостей |
| розміщення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, а також переліку змін, що вносяться | протягом 1 дня з дати прийняття рішення про їх внесення | пункт 54 Особливостей |
| розгляд тендерної пропозиції | не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції | пункт 41 Особливостей, частина 10 статті 29 Закону |
| продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника | протягом 1 дня з дня прийняття даного рішення | пункт 41 Особливостей та стаття 29 Закону |
| оприлюднення інформації про відхилення тендерної пропозиції учасника | протягом 1 дня з дати ухвалення рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника | пункт 46 Особливостей |
| відповідь на звернення учасника з вимогою надати додаткову інформацію про причини невідповідності його пропозиції умовам тендерної документації, зокрема технічній специфікації, та / або його невідповідності кваліфікаційним критеріям | не пізніше як через 4 дні з дати надходження такого звернення через електронну систему закупівель, але до моменту оприлюднення договору про закупівлю в електронній системі закупівель | пункт 46 Особливостей |
| відповідь на звернення учасника з вимогою щодо надання інформації про тендерну пропозицію переможця процедури закупівлі, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з тендерною пропозицією учасника, який надіслав звернення | не пізніше ніж через 5 днів з дня надходження такого звернення | частина 4 статті 33 Закону |
| повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією в електронній системі закупівель | у строк, який не може бути меншим, ніж 2 робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій | пункт 43 Особливостей |
| визначення переможця | чіткого строку для оприлюднення законодавством не встановлено | частина 1 статті 33 Закону, пункт 49 Особливостей |
Останнє краще оприлюднювати в день прийняття рішення.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення підстав прийняття рішення про відміну відкритих торгів | протягом 1 робочого дня з дати прийняття відповідного рішення | пункт 50 Особливостей |
| укладення договору про закупівлю з переможцем процедури закупівлі | не раніше ніж через 5 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю та не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю | пункт 49 Особливостей |
| продовження строку для укладання договору | до 60 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю | пункт 49 Особливостей |
Законодавчого обов’язку оприлюднювати останнє рішення немає, проте варто його оприлюднити разом із договором.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення договору про закупівлю та всіх додатків до нього | протягом 3 робочих днів з дня його укладення | пункт 10 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення повідомлення про ціни на матеріальні ресурси та уточненої договірної ціни (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у випадку складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону | протягом 3 робочих днів з дня складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Оскарження у відкритих торгах
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| подання скарги, що стосується тендерної документації | не пізніше ніж за 3 дні до кінцевого строку подання тендерних пропозицій | пункт 59 Особливостей |
| подання скарги, що стосується прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника, що відбулися до закінчення строку, встановленого для подання тендерних пропозицій | протягом 4 днів з дати, коли суб’єкт оскарження дізнався або повинен був дізнатися про порушення своїх прав унаслідок рішення, дії чи бездіяльності замовника, але не пізніше ніж за 3 дні до встановленого на момент прийняття такого рішення, дії чи бездіяльності замовника кінцевого строку подання тендерних пропозицій | пункт 59 Особливостей |
| подання скарги, що стосується прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника, які відбулися після оцінки тендерних пропозицій учасників | протягом 5 днів з дати, коли суб’єкт оскарження дізнався або повинен був дізнатися про порушення своїх прав унаслідок рішення, дії чи бездіяльності замовника, але до дня укладення договору про закупівлю | пункт 59 Особливостей. |
| подання скарги, що стосується прийнятого замовником рішення щодо відміни відкритих торгів відповідно до пункту 50 Особливостей | протягом 10 днів з дати оприлюднення замовником рішення про відміну відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом) | пункт 59 Особливостей |
| оприлюднення рішення про прийняття скарги до розгляду із зазначенням дати, часу і місця розгляду скарги або обґрунтоване рішення про залишення скарги без розгляду. | не перевищує 2 робочих днів з дати внесення скарги до реєстру скарг | пункт 62 Особливостей |
| оприлюднення інформації, документів та матеріалів на запит Органу оскарження | протягом 2 робочих днів з дня отримання запиту органу оскарження, але не пізніше дня, що передує дню розгляду скарги | пункт 66 Особливостей |
| розгляд скарги Органом оскарження | 7 робочих днів з дати прийняття скарги до розгляду, який може бути аргументовано продовжено органом оскарження до 12 робочих днів | пункт 65 Особливостей |
| оскарження рішення Органу оскарження до окружного адміністративного суду, територіальна юрисдикція якого поширюється на місто Київ | протягом 30 днів з дня його оприлюднення в електронній системі закупівель | частина 23 статті 18 Закону |
| виконання рішення Органу оскарження | не пізніше 30 днів з дня його прийняття органом оскарження | частина 22 статті 18 Закону |