Строк розгляду запитів на інформацію та звернень замовником

Після того як замовник оприлюднює оголошення з інформацією про закупівлю в електронній системі закупівель «Prozorro», щоразу є вірогідність отримати запит про надання інформації чи звернення від громадських організацій, правоохоронних чи контролюючих органів, фізичних чи юридичних осіб. Замовникам слід спершу відрізняти поняття звернення та запит адже вони нетотожні.

Запит і звернення. Яка різниця?

Право на інформацію та право на звернення є окремими конституційними правами особи і мають різну юридичну природу. Цим, зокрема, пояснюється те, що порядок реалізації цих прав регулюється двома законами.

Суть запиту на інформацію зводиться до прохання надати інформацію, якою володіє розпорядник. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон про публічну інформацію) розпорядник інформації надає право доступу до вже існуючої інформації (документів) і не вимагає створення у відповідь на запит нової інформації (зокрема, шляхом проведення аналітичної роботи). Винятком є ситуація, коли розпорядник не володіє, але повинен був би володіти певною інформацією.

Запит може подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір, якщо публічна інформація відсутня у вільному доступі, особа, орган чи установа може звернутися до замовника, який є згідно з частиною 1 статті 13 розпорядником інформації в розумінні Закону про публічну інформацію із запитом на її отримання.

Інформація на запит надається безкоштовно. У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

Інші вимоги або прохання (визнати чи підтвердити юридичний статус, поновити порушене право, притягти порушника до відповідальності, надати роз'яснення тощо) повинні розглядатися відповідно до Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закон про звернення). Унаслідок їх розгляду при наданні відповіді на звернення може створюватися нова інформація.

Відповідно до Закону про звернення під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Хто та в якій формі може звертатись до замовника (уповноваженої особи замовника) із запитом чи зверненням та які строки розгляду?

Державна аудиторська служба України (далі – ДАСУ)

Відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» (далі – закон №2939-XII), частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (далі – Особливості) ДАСУ та її міжрегіональні територіальні органи протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель.

Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель. Тобто, якщо запит надійшов через електронну систему закупівель у п’ятницю, то відчислення трьох робочих днів почнеться з понеділка по середу включно.

Антимонопольний комітет України (далі – АМКУ)

Відповідно до пункту 55 Особливостей із врахуванням вимог статті 18 Закону АМКУ як орган оскарження з метою неупередженого та ефективного захисту прав і законних інтересів осіб, пов’язаних з участю у процедурах закупівлі, утворює Комісію (комісії) з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель та здійснює інші повноваження, визначені Законом  та Законом України «Про Антимонопольний комітет України» (далі – Закон про АМКУ). Рішення Комісії з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель ухвалюються від імені Антимонопольного комітету України.

Під час розгляду скарг АМКУ має право запитувати і отримувати в електронному вигляді у замовників, учасників процедури закупівлі, контролюючих органів відповідні інформацію, документи та матеріали щодо проведення процедур закупівель. Порядок організації формування таких запитів та отримання інформації через електронну систему закупівель визначається Регламентом роботи Комісії з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель.

Відповідно до пункту 66 Особливостей замовники, учасники процедури закупівлі, контролюючі органи, Уповноважений орган, інші особи протягом двох робочих днів з дня отримання запиту органу оскарження, але не пізніше дня, що передує дню розгляду скарги, повинні подати до органу оскарження шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель відповідні інформацію, документи та матеріали щодо проведення відкритих торгів.

Правоохоронні органи

Діяльність правоохоронних органів в України (поліція, СБУ, податкова, НАБУ, ДБР, прокуратура) урегульована багатьма нормативно-правовими актами. Що стосується розслідування злочинів, то спеціальним актом є Кримінальний процесуальний кодекс України (далі – КПК).

Правоохоронні та інші контролюючі органи мають право запросити інформацію в письмовій формі, а також вимагати надання речей, документів, відомостей, висновків та різних актів.

Відповідно до підпункту 2 пункту 6 Положення про національну поліцію затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2015 № 877 (далі – Положення № 877-2015-п) національна поліція для виконання покладених на неї завдань (перелічені у пункті 4 Положення № 877-2015-п) має право одержувати в установленому законодавством порядку від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб, а також громадян та їх об’єднань інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на неї завдань.

Згідно з статтею 25 Закону України «Про Службу безпеки України» (далі – Закон про СБУ) цьому правоохоронному органу та його співробітникам для виконання покладених на них обов'язків надається право одержувати на письмовий запит керівника відповідного органу Служби безпеки України від міністерств, державних комітетів, інших відомств, підприємств, установ, організацій, військових частин, громадян та їх об'єднань дані і відомості, необхідні для забезпечення державної безпеки України.

Відповідно до статті 17 Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України» (далі – Закон про НАБУ) Національному бюро та його працівникам для виконання покладених на них обов’язків надається право витребовувати за рішенням керівника структурного підрозділу Національного бюро та одержувати в установленому законом порядку у вказаному в запиті вигляді та формі від інших правоохоронних та державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій інформацію, необхідну для виконання обов’язків Національного бюро.

Суб’єкти, яким адресовано зазначений запит, зобов’язані невідкладно, але не більше ніж протягом трьох робочих днів, надати відповідну інформацію. У разі неможливості надання інформації суб’єкт повинен так само невідкладно у письмовій формі повідомити про це Національне бюро з обґрунтуванням причин. Національне бюро за зверненням відповідного суб’єкта може продовжити строк надання інформації на строк не більше двох календарних днів. Ненадання Національному бюро на його запит інформації, надання завідомо недостовірної інформації чи не в повному обсязі, порушення встановлених законом строків її надання, повідомлення третіх осіб стосовно того, що про них збирається така інформація, забороняються і тягнуть за собою відповідальність, передбачену законом.

Згідно з статтею 7 Закону України «Про Державне бюро розслідувань» (далі – Закон про ДБР) Державне бюро розслідувань та його уповноважені посадові особи з метою виконання покладених на них завдань безоплатно одержувати в порядку, передбаченому Кримінальним процесуальним кодексом України, за письмовими запитами Директора Державного бюро розслідувань та інших, інформацію, необхідну у справах при розслідуванні злочинів, що знаходяться у провадженні Державного бюро розслідувань, у тому числі з автоматизованих інформаційних і довідкових систем, реєстрів та банків даних, держателем (адміністратором) яких є органи державної влади або органи місцевого самоврядування, у тому числі інформацію з обмеженим доступом. Використання цієї інформації здійснюється Державним бюро розслідувань з дотриманням законодавства про захист персональних даних.

Суб’єкти, яким адресовано відповідний запит, зобов’язані протягом трьох днів, а в разі неможливості - не пізніше 10-денного строку, надати відповідну інформацію або повідомити про причини, що перешкоджають її наданню.

Відповідно до статті 23 Закону України «Про прокуратуру» (далі – Закон про прокуратуру) прокурор має право витребовувати за письмовим запитом, ознайомлюватися та безоплатно отримувати копії документів і матеріалів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, військових частин, державних та комунальних підприємств, установ і організацій, органів Пенсійного фонду України та фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, що знаходяться у цих суб’єктів, у порядку, визначеному законом.

Фізична та юридична особа, громадська організація

Стаття 40 Конституції України гарантує, що усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Також, згідно з статтею 1 Закону про звернення громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Згідно з частиною 1 статті 15 Закону про звернення органи державної влади, місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники та посадові особи підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, до повноважень яких належить розгляд заяв (клопотань), зобов'язані об'єктивно і вчасно розглядати їх, перевіряти викладені в них факти, приймати рішення відповідно до чинного законодавства і забезпечувати їх виконання, повідомляти громадян про наслідки розгляду заяв (клопотань).

Певні особливості та відмінності при розгляді звернень громадян та запитів на інформацію мають і строки їх розгляду.

Відповідно до Закону про публічну інформацію замовник (уповноважена особа замовника) має надати відповідь не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту.

Разом з цим, строк розгляду запиту замовник може продовжити до 20 робочих днів у разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних. Про продовження строку повідомляється запитувачу в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Водночас, відповідно до статті 20 Закону про звернення вони розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, які не потребують додаткового вивчення, якщо звернення є невідкладним, то не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого терміну. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Примітка! Також, слід звернути увагу на те, що як на звернення, так і на запит може бути надана відмова у наданні інформації.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Однак, в Законі про публічну інформацію передбачені виключні випадки відмови в задоволенні запиту розпорядниками інформації: коли він не володіє інформацією і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит, або коли інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом, або особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком, а також у разі недотримання вимог до запиту на інформацію.

Адвокатський запит

Адвокатський запит — письмове звернення адвоката до органу державної влади, органу місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та підпорядкування громадських об'єднань про надання інформації, копій документів, необхідних адвокату для надання правової допомоги клієнту.

Адвокатський запит не може стосуватися надання консультацій і роз'яснень положень законодавства. Право адвоката на отримання інформації за допомогою адвокатського запиту, регламентується Законом України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», та Законом про публічну інформацію. Надання відповіді на адвокатський запит не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо адвокатський запит стосується надання значного обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду адвокатського запиту може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження, про що адвокату письмово повідомляється не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання адвокатського запиту.

У разі якщо задоволення адвокатського запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як десять сторінок, адвокат зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір таких витрат не може перевищувати граничні норми витрат на копіювання та друк, встановлені Кабінетом Міністрів України відповідно до Закону про публічну інформацію.

Надання адвокату інформації та копій документів, отриманих під час здійснення кримінального провадження, здійснюється в порядку, встановленому кримінальним процесуальним законом.

Примітка! Якщо відповідні органи, установи, організації чи особи надсилають запит чи звернення на особисту електронну адресу чи телефонують для отримання інформації на особистий номер телефону уповноваженої особи, то в таких випадках відповіді та пояснень уповноважена особа надавати не зобов’язана. Відповідь на звернення чи пояснення надається тільки через офіційну електронну чи поштову адресу юридичної установи, а пояснення на запит ДАСУ чи АМКУ лише через електронну систему закупівель «Prozorro».

Проте, усне звернення може бути викладено громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри, та записується (реєструється) посадовою особою.

Таблиця з роз’ясненням щодо термінів надання відповіді замовнику на звернення та запити

* три терміни розгляду запиту на інформацію:

• стандартний – не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту;
• продовжений – до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження;
• особливий – не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

** три терміни розгляду звернень від фізичних та юридичних осіб, громадських організацій:

• стандартний – не більше 1 місяця від дня надходження;
• продовжений – не може перевищувати 45 днів від дня надходження;
• особливий – не пізніше 15 днів від дня отримання з обґрунтуванням такої вимоги.

Отже, замовнику (уповноваженій особі замовника) слід користуватись наведеною вище таблицею в залежності від того, який орган чи установа, фізична чи юридична особа звертається та за яким саме видом звернення чи запиту, а потім обирати відповідні строки надання пояснення.

Адже якщо запит стосується публічної інформації, яка наявна у розпорядника інформації у готовому вигляді і не потребує додаткового опрацювання, то замовник може надати відповідь швидко без додаткових часових ресурсів. В той час як відповідь на звернення опрацьовується індивідуально і створюється кожного разу окремо. Майже всі правоохоронні установи створюють запит на інформацію, тому замовникам слід надавати відповідь згідно Закону про публічну інформацію та відповідно до законодавчої бази правоохоронного органу, який надсилає даний запит.