Специфіка закупівлі медичних виробів через електронний каталог

Очікувана вартість закупівлі	Додаткова умова	Вид закупівлі
менше 50 тис.грн	-	пряма закупівлязапит пропозицій постачальників
становить або перевищує 50 тис.грн, менше 100 тис.грн.	медичний виріб не міститься в Додатку 1 до Особливостей	пряма закупівлязапит пропозицій постачальників
	медичний виріб міститься в Додатку 1 до Особливостей	запит пропозицій постачальників
становить або перевищує 100 тис.грн	медичний виріб не міститься в Додатку 1 до Особливостей	відкриті торги запит пропозицій постачальників
	медичний виріб міститься в Додатку 1 до Особливостей	запит пропозицій постачальників

Нагадуємо, що використання процедури відкритих торгів без здійснення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу, у випадках передбачених пунктом 11-1, на думку аудиторів розцінюється як порушення вимог даного пункту, а також в певних випадках – суперечить вимогам пункту 5 Особливостей: забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями. Пропонуємо ознайомитися більш детально з інформацією щодо даної тематики у статті «Чи є порушенням проведення відкритих торгів для товарів, які визначені в додатках 1 та 2 Особливостей, без попереднього проведення закупівлі з використанням електронного каталогу».

Основна проблематика здійснення закупівлі через електронний каталог

Для початку пропонуємо розглянути загальний перелік аспектів, з якими стикається замовник під час оприлюднення запиту пропозицій постачальників, в тому числі на закупівлю медичних виробів:

1. Назва виду закупівлі не відповідає законодавству. Дана проблематика виникає у зв’язку із технічною реалізацією проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу. Відповідно, Закон України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) із врахуванням Особливостей та Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. N 822 (далі – Порядок), передбачає проведення замовником закупівлі, яка має назву «запит пропозицій постачальників». У той час як електронний майданчик допускає можливість проведення «запиту ціни пропозицій». За таку відмінність не передбачено адміністративної відповідальності, проте замовник може відобразити даний факт, як технічну помилку, шляхом розгляду відповідного питання у протоколі.

2. Відсутнє електронне поле для зазначення інформації про умови оплати. Відсутність даного електронного поля не звільняє замовника від необхідності відображення в запиті пропозицій постачальників інформації щодо умов оплати. Відповідно таку інформацію уповноважена особа може зазначити у іншому електронному полі, наприклад «примітки».

3. Підтвердження постачальника. У відповідності до Порядку система автоматично здійснює розгляд та оцінку пропозиції учасника, проте технічно відповідальність за визначення переможця, шляхом натискання відповідної кнопки «переможець», покладено на замовника. Нагадуємо, що жодних додаткових протоколів від уповноваженої особи щодо вчинення таких дій законодавство не вимагає.

4. Необхідність зазначення найбільш наближеного коду та коду додаткової класифікації під час проведення запиту пропозицій постачальників. Враховуємо, що при оприлюдненні оголошення про закупівлю медичних виробів, замовник зобов’язаний вказувати в відповідних електронних полях інформацію щодо найбільш детального коду ДК за Єдиним закупівельним словником, а також коду додаткового класифікатора НК 024:2023 «Класифікатор медичних виробів». Проте при формуванні запиту пропозицій постачальників система далеко не завжди відображає цих два аспекти. Тож дану інформацію рекомендуємо зазначити у іншому електронному полі, наприклад, назві предмета закупівлі. Щодо даного питання замовник може почерпнути інформацію із матеріалу «Чи потрібно під час проведення запиту пропозицій постачальників зазначати номенклатурні позиції та найбільш наближений код».

Додатково пропонуємо розглянути нюанси, які можуть створювати перепони замовникам під час здійснення закупівлі медичних виробів, шляхом використання електронного каталогу:

• Відсутність можливості додати наявний в електронному каталозі виріб медичного призначення до запиту пропозицій постачальників.

Уявляємо ситуацію, коли уповноважена особа знаходить потрібний товар, переходить на нього, а кнопка «Додати до запиту ціни пропозицій» у профілі відсутня:

У такому разі варто розглянути наступні ідентичні товари, відображені в електронному каталозі, або за відсутності необхідного виробу медичного призначення – звернутися до компетентних органів із проханням додати його.

• Відображення видозміненої назви під час формування запиту пропозицій постачальників.

При пошуку відповідного медичного виробу в електронному каталозі, замовник бачить повний перелік інформації про даний товар, в тому числі його фотографію та інші характеристики. Проте у сам запит пропозицій постачальників буде перенесено лише деякі з цих відомостей. У частині випадків також видозмінюється й назва предмета закупівлі – вона набуває узагальненого вигляду, без посилань на торговельні марки, виробника, тощо.

Для прикладу, назва медичного виробу «катетер аспіраційний» у електронному каталозі буде відображена ось так:

Проте після додання товару у запит пропозицій постачальників, в корзині назва медичного виробу набуде вже такого вигляду:

Ще однією доволі актуальною проблемою є відсутність необхідного медичного виробу в переліку наявних в електронному каталозі товарів.

Що робити замовнику, якщо необхідний медичний виріб відсутній в електронному каталозі?

Якщо раніше замовник мав змогу додати товар до електронного каталогу, шляхом заповнення відповідної форми на сайті компанії ДУ «Професійні закупівлі», то з грудня 2023 року даний функціонал замінено – додавання на Prozorro Market нових товарів можливе безпосередньо через інтерфейс електронного майданчика.

Також замовники мають змогу врахувати дієві рекомендації від компанії ДУ «Професійні закупівлі», які полегшують процес додавання товарів до електронного каталогу:

• додавати товари варто не під вже оголошену закупівлю, а завчасно, щоб вони встигли пройти модерацію (до 10 робочих днів);
• при додаванні товарів, впевніться, що товар дійсно належить до тієї категорії, в яку подаєте (для цього достатньо знайти аналогічний товар з будь-якого майданчика закупівель);
• на Prozorro Market існують безбрендові категорії, додавання товарів в які неможливе (ці категорії функціонують за принципом, що картки з товарами не мають брендів, і всі варіанти товару з різними комбінаціями характеристик завчасно додані Адміністратором);
• при формуванні назви товару важливо дотримуватися певної послідовності назви, побачити яку можна у відповідній категорії на майданчику;
• товари обов’язково повинні мати бренд, зазначений у назві, а також у характеристиках;
• бренд у полі назви товару та у характеристиках має бути обов'язково ідентичний, якщо бренд вашого товару відсутній, додати його можна через відповідну форму;
• товари повинні мати зображення без водяних знаків та реклами. Товар без фото не додається.

Поряд із проблематикою використання електронного каталогу наявні і відповідні його можливості та переваги. Серед таких аспектів можна виділити: коротші терміни проведення закупівлі у порівнянні з процедурою закупівлі, відносно невелика кількість вимог та документації, проведення розгляду та оцінки пропозицій саме системою, а не замовником, а також формування запиту пропозицій постачальників через динамічний профіль товару.

Особливості формування динамічного профілю при оголошенні запиту пропозицій постачальників на закупівлю медичних виробів

Замовнику під час здійснення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу доцільно також врахувати вимоги абзаців 2-3 пункту 12 Особливостей. У запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. гривень, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу. У той же час запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. гривень, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення.

Тому при формуванні запиту пропозицій постачальників на ряд медичних товарів замовнику пропонується формування як звичайного профілю, так і динамічного:

Серед менш поширених випадків замовник може зіткнутися із наступними:

• медичні вироби, для яких в каталозі присутній виключно динамічний профіль:

• вироби медичного призначення, при обранні якого автоматично пропонується декілька версій сталого профілю:

• наявні медичні вироби, в яких можливість формування динамічного профілю не передбачено:

Тож при виборі профілю (сталого чи динамічного) замовник перш за все враховує вимоги пункту 12 Особливостей та діє у відповідності до законодавчих вимог.

Підсумки

При необхідності здійснення закупівлі медичних виробів замовнику доцільно врахувати вимоги законодавства у тому числі щодо пунктів 10, 11 та 11-1 Особливостей. Варто відмітити, що запит пропозицій постачальників – це єдиний вид закупівлі, який доступний у будь-якому із цих пунктів Особливостей.

Безпосередньо перед здійсненням закупівлі виробів медичного призначення шляхом використання електронного каталогу, рекомендуємо замовникам ознайомитися із проблематикою та можливостями такої закупівлі. До проблемних аспектів здійснення закупівлі медичних виробів через запит пропозицій постачальників можна віднести ситуації, в яких:

• назва виду закупівлі не відповідає законодавству;
• відсутнє електронне поле для зазначення інформації про умови оплати;
• підтвердження постачальника;
• необхідність зазначення найбільш наближеного коду та коду додаткової класифікації під час проведення запиту пропозицій постачальників;
• відсутність можливості додати наявний в електронному каталозі виріб медичного призначення до запиту пропозицій постачальників;
• відображення видозміненої назви під час формування запиту пропозицій постачальників;
• відсутність конкретно потрібного медичного виробу у переліку наявних в електронному каталозі позицій.

До можливостей здійснення закупівлі шляхом використання електронного каталогу можна віднести: коротші терміни проведення закупівлі у порівнянні з процедурою закупівлі; відносно невелика кількість вимог та документації; проведення розгляду та оцінки пропозицій саме системою, а не замовником; формування запиту пропозицій постачальників через динамічний профіль товару, тощо. Також замовнику варто ознайомитися із вимогами абзаців 2-3 пункту 12 Особливостей:

• у запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. гривень, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу. Тобто замовнику дозволено використовувати як сталий, так і динамічний профіль товару.
• запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. гривень, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення. В такому випадку уповноважена особа змушена використовувати сталий профіль необхідного медичного виробу.