Що врахувати уповноваженій особі для успішного завершення 2024 року: чек лист

Завершення року є гарячою порою для кожного замовника, оскільки в кінці кожного року замовникам необхідно вчинити безліч важливих дій. 

Тому в даній статті розглянемо основні аспекти, на які замовникам слід звернути увагу в кінці року, щоб вдало завершити закупівельний рік та почати новий. 

Продовження договору про закупівлю на 20% 

Підпункт 8 пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) дозволяє продовжити строк дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю. 

Приміром, скористатися зазначеною нормою замовники можуть у випадку, коли процедуру відкритих торгів було оголошено заздалегідь у грудні, але один із учасників подав скаргу до органу оскарження і відповідно укладення договору про закупівлю можливе у січні 2025 року. 

Або ж продовжити договір на 20 відсотків замовник може при необхідності безперебійно отримувати певні послуги, але не встигає провести відкриті торги в грудні та відповідно укладення договору відбуватиметься в січні наступного року. 

Однак замовникам варто врахувати, що укладення додаткової угоди згідно даної норми є правом, а не обов’язком замовника, а також при укладенні додаткової угоди згідно підпункту 8 пункту 19 Особливостей замовником повинні бути дотримані умови, які визначені даною нормою, зокрема в наступному році замовнику буде необхідно провести процедуру відкритих торгів. 

Звітування про виконання договору про закупівлю  

Відповідно до абзацу 1 пункту 4 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12частини першої статті 10 Закону. 

Згідно даної норми замовник повинен звітувати про виконання договору про закупівлю при настанні трьох наступних підстав: 

• виконання договору про закупівлю; 
• закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами; 
• розірвання договору. 

Водночас найбільш частою підставою для звітування про виконання договору про закупівлю є закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами. Однак, щоб прозвітувати про виконання договору про закупівлю при закінчення строку дії договору необхідно, щоб при закінченні строку дії договору, зобов’язання згідно даного договору були завершені. 

І тому замовникам в разі, якщо зобов’язання не є виконаними в повному обсязі необхідно в кінці року або внести зміни до договору в частині зменшення обсягу закупівлі на підставі підпункту 4 пункту 19 Особливостей, або ж розірвати договір для того, щоб наступили підстави для звітування згідно абзацу 1 пункту 4 Особливостей. 

При цьому, звітувати про виконання договору про закупівлю замовники зобов’язані щодо договорів, які були укладені внаслідок здійснення наступних видів закупівель: 

• відкриті торги у порядку визначеному Особливостями; 
• відкриті торги з публікацією англійською мовою; 
• закупівлі товарів через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн; 
• рамкові угоди. 

Підсумовуємо потребу 2024 року та коригуємо план на 2025 рік 

Задля того, щоб ефективно провести закупівлі в 2025 р. необхідно в кінці року перевірити фактично використані обсяги та, за необхідності, відкоригувати попередній річний план або річний план на 2025 рік. 

Приміром, перевірити фактично використані обсяги необхідно, зокрема задля визначення 20% для продовження договору про закупівлю, закриття договору про закупівлю (підсумку реальної потреби за поточний рік) та для звітування про виконання договору про закупівлю. 

Також необхідно перевірити оплачені обсяги та суми за кожним договором про закупівлю, і відповідно у разі наявності невикористаних обсягів та суми договору необхідно укласти додаткову угоду про зменшення обсягів та відповідно суми договору про закупівлю на підставі підпункту 1 пункту 19 Особливостей або ж укласти додаткову угоду на розірвання договору. 

Формуємо план роботи уповноваженої особи на 2025 рік 

Для того, щоб задовільнити потребу в товарах, роботах та послугах, замовнику необхідно ефективно спланувати план роботи на наступний рік. 

Так, формуючи план здійснення закупівель на 2025 р. замовнику доцільно скласти попередній річний план, який може виглядати наступним чином:  

Окрім цього, формуючи план здійснення закупівель на наступний рік замовникам варто проаналізувати наступні питання: 

• чи виникала складність з отримання інформації про ціни для визначення очікуваної вартості закупівлі; 
• яка була конкуренція; 
• як швидко було проведено закупівлі; 
• чи були звернення/вимоги від учасників та чого вони стосувалися; 
• чи були скарги на тендерну документацію та/або рішення замовника 

Упорядковуємо документообіг уповноваженої особи за 2024 рік 

Під час здійснення закупівель уповноважена особа складає безліч документів, зокрема протоколів уповноваженої особи. Відповідно уповноваженій особі необхідно впорядковувати такі документи задля дотримання приписів вимог нормативно-правових актів. 

Так, уповноваженій особі слід врахувати вимоги Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, які затверджені наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5 та правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015р. № 1000/5, щодо зберігання документів. 

Згідно пункту 4 глави 2 розділу V Правил № 1000/5 строк зберігання документів обчислюється із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи, до прикладу. 

До прикладу, якщо строк зберігання справи чи документу закінчився у 2024 році, то початок обліку строку розпочинається з 2024 року. Тобто, якщо документ має строк зберігання 3 роки, який по терміну зберігання закінчився у 2021 року, то такий документ може бути вилучений для знищення не раніше 01.01.2024 року. 

Окрім цього, замовникам необхідно врахувати приписи пункту 110 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 щодо нумерації протоколів. 

Зокрема, в даній нормі визначено, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо. 

Враховуємо зміни щодо локалізації в 2025 році 

Згідно абзацу 3 пункту 3 Особливостей під час здійснення публічної закупівлі відповідно до цих особливостей (крім випадків, передбачених абзацами четвертим - шостим цього пункту) замовники застосовують положення пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, крім підпункту 4 пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, з урахуванням положень, визначених цим абзацом. У разі здійснення замовником закупівлі робіт чи послуг, якщо виконання таких робіт чи надання послуг передбачає набуття замовником у власність товару, визначеного пунктом 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, вартість якого у складі предмета закупівлі дорівнює або перевищує вартісні межі, визначені абзацом першим пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, закупівля таких робіт чи послуг здійснюється з урахуванням особливостей, установлених пунктом 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону. 

Водночас згідно пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону визначено, що тимчасово, з 2022 року строком на 10 років, встановлюються такі особливості здійснення закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, зокрема замовники можуть здійснювати закупівлі певних товарів, якщо їх ступінь локалізації відповідає певному відсотку. 

При цьому, кожного року такий відсоток змінюється. 

І тому, відповідно, в 2025 р. такий відсоток становитиме вже 25 відсотків. Отож, замовникам здійснюючи закупівлі в 2025 р. та для потреб 2025 р. необхідно врахувати зазначені зміни. 

Особливості укладення договорів з монополістами  

Серед численної кількості закупівель, які здійснюють замовники, певні частина закупівель має свої особливості. Зокрема, до таких закупівель належить здійснення закупівель в так званих монополістів. 

При цьому, якщо вартість закупівлі для товарів та послуг в таких контрагентів перевищує вартісні межі в 100 тис.грн. замовники можуть здійснити закупівлю шляхом укладення «прямого» договору на підставі абзацу 4 підпункту 5 пункту 13 Особливостей - відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником. 

Окрім цього, замовникам варто врахувати, що до таких договорів замовники можуть застосувати частину 3 статті 631 Цивільного кодексу України - сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення. 

Також укладаючи договори з монополістами замовникам потрібно в договорі передбачити підпункт 7 пункту 19 Особливостей та порядок зміни ціни до договору задля можливості внесення змін до договору в разі, зміни тарифів. 

Підпис уповноваженої особи 

Уповноважена особа проводячи закупівлі розміщує необхідну інформацію у електронній системі закупівель. При цьому, пункт 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 визначає, що після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. 

Тому для того, щоб проводити закупівлі уповноваженій особі необхідна наявність електронного підпису, який повинен бути діючим, оскільки він має певний термін дії. 

Відповідно уповноваженій особі потрібно перевірити свій електронний підпис, зокрема звернувшись до Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, яким видано електронний підпис. 

Зберігання документів 

Замовники під час здійснення закупівель створюють безліч документів. Водночас вітчизняне законодавство містить вимоги щодо упорядкування документообігу, зокрема до зберігання певних видів документів. 

Однак законодавство з публічних закупівель не містить вимог до строків зберігання документів. Тому необхідно звернутися до двох основних нормативно – правових актів, які регулюють порядок організації, зберігання документів та встановлюють строки їх зберігання, а саме: 

• наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі - Перелік № 578); 
• наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015р. № 1000/5 «Про затвердження правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила № 1000). 

Так, з огляду на те, що законодавством з публічних закупівель не встановленні конкретні строки зберігання документів, які створюються замовником під час здійснення закупівель, тому замовникам потрібно керуватися загальним нормативним законодавством, а саме Переліком № 578. 

Приміром, у відповідності до пункту 4 глави 2 розділу V Правил № 1000 строк зберігання документів обчислюється із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи, до прикладу. 

Зокрема, якщо строк зберігання справи чи документу закінчився у 2022 році, то початок обліку строку розпочинається з 2023 року. Тобто, якщо документ має строк зберігання 3 роки, який по терміну зберігання закінчився у 2022 року, то такий документ може бути вилучений для знищення не раніше 01.01.2025 року. 

Водночас більше про зберігання документів читайте в статті Строки зберігання документів з публічних закупівель. 

Нумерація протоколів в новому році 

Одним із основних документів, який створює уповноважена особа під час здійснення закупівель є протокол, яким приймаються певні рішення. 

При цьому, складаючи протокол уповноваженій особі слід пам’ятати про те, що зміст та форма протоколу повинні відповідати вимогам певних нормативно-правових актів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та «Типовій інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади», яка є затвердженою Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55.  

Разом з тим, в уповноважених осіб при складанні протоколу найбільше питань виникає щодо нумерації протоколів. Приміром, як здійснювати нумерацію протоколів в новому році. 

В даному випадку варто звернутися до «Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади», яка є затвердженою Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), в якій визначено, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо. 

Також, пункт 8 Типової інструкції визначає, що установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цією постановою, та з урахуванням інших актів законодавства 

Однак ДСТУ 4163:2020 не визначає будь-яких вимог до нумерації протоколів.  

Таким чином, з огляду на розглянуті норми вбачається, що вести нумерацію протоколів уповноважені особи можуть з огляду на власні інструкції з діловодства, які розроблені юридичною особою, або ж нумерацію протоколів слід розпочинати з початку нового року. 

Строки в новорічні дні 

Фактично кожна дія уповноваженої особи визначається певними чіткими строками. Відповідно не дотримання їх уповноваженою особою може бути підставою для притягнення до адміністративної відповідальності.  

В свою чергу, введення воєнного стану внесло свої корективи, і, зокрема, в правила обчислення строків. Так, частиною 6 статті 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» визначено, що у період дії воєнного стану не застосовуються норми статті 53, частини першої статті 65, частин третьої - п’ятої статті 67, статей 71, 73 (святкові і неробочі дні), 78 – 1 Кодексу законів про працю України та частини другої статті 5 Закону України «Про відпустки». 

Тобто згідно зазначеної норми офіційних святкових та неробочих днів в Україні немає. Відповідно замовникам необхідно врахувати зазначену інформацію при обчисленні строків, зокрема при звітуванні про виконання договору про закупівлю.