Що робити, якщо потреби організації змінюються протягом року

Під час планування закупівель уповноважена особа стикається з низкою чинників, що впливають на подальшу реалізацію закупівельної діяльності. Одним із ключових викликів є нестабільність потреб замовника або відсутність фінансування. На практиці зміни можуть виникати не лише на етапі попереднього планування, а й уже під час проведення самих закупівель – зокрема, через перерозподіл бюджетних коштів або зміну пріоритетів. Тож у матеріалі розглянемо поширені ситуації, пов’язані з переглядом потреб посеред року, та запропонуємо відповідні алгоритми дій замовника щодо таких випадків. 

Ситуація 1: в замовника повністю відпала потреба у предметі закупівлі 

Припустимо, що на етапі формування попереднього річного плану замовником заплановано здійснення закупівлі запасних частин до відповідного обладнання. Проте в процесі діяльності дане обладнання виведене з ладу та передане на списання. Відповідно закупівля запасних частин до такого обладнання втратила свою актуальність до моменту її проведення. 

Також трапляються випадки, коли замовник планує впродовж поточного року здійснити закупівлю продуктів харчування за сформованим переліком. Проте в певний період отримує гуманітарну допомогу, в зв’язку з чим відпадає потреба у здійсненні закупівлі за окремим предметом закупівлі чи навіть предметами закупівель. 

Звісно що обставини таких справ можуть різнитися, проте спільними критеріями є те, що впродовж року закупівельні потреби можуть змінюватись і це цілком нормально. Алгоритм дій уповноваженої особи буде залежати від декількох факторів. 

Відповідно якщо замовником виявлено факт відсутності потреби у предметі закупівлі, придбання якого було заплановано, проте ще не розпочато, то закупівельник має можливість внести зміни у розподіл кошторису аби задіяти такі кошти на інші потреби замовника (за окремих обставин зробити це можна виключно після погодження із розпорядником коштів) або ж залишити кошти незадіяними. 

Якщо замовником виявлено факт відсутності потреби у предметі закупівлі на етапі проведення такої закупівлі, то уповноваженій особі слід звернутись до законодавчих норм щодо відміни закупівлі: 

• якщо мова йде про відкриті торги із врахуванням особливостей, то відмінити процедуру закупівлі можна у відповідності до вимог підпункту 1 пункту 50 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), а саме: замовник відміняє відкриті торги у разі відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг; 
• якщо мова йде про здійснення запиту пропозицій постачальників, то у відповідності до норм підпункту 1 пункту 65 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі – Порядок № 822), замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі: відсутності подальшої потреби в закупівлі. 

І якщо замовником виявлено факт відсутності потреби у предметі закупівлі на етапі виконання договору про закупівлю, замовнику слід розглянути можливість внесення змін до такого договору або його розірвання. Для прикладу, якщо сторони встигли виконати частину зобов’язань, то такий договір / договір про закупівлю можна або розірвати, або внести зміни в частині зменшення обсягу предмета закупівлі, за умов що такі дії передбачені в умовах конкретного договору. Проте якщо за договором / договором про закупівлю не передбачено можливості внесення змін або наразі не виконано жодних зобов’язань, то сторонам доцільно розглянути можливість саме розірвання такого договору згідно його умов. 

Ситуація 2: зміна потреби на інший предмет закупівлі 

Даний вид обставин передбачає випадки, коли замовник планував закупівлю одного переліку товарів / робіт / послуг, проте в зв’язку із певними обставинами виникає потреба у здійсненні закупівлі зовсім іншого предмета закупівлі. 

Для прикладу, уповноважена особа отримала службову записку щодо необхідності здійснення закупівлі принтера. В процесі підготовки до проведення закупівлі, замовником отримано ще одну службову записку із скорегованими потребами, адже закупити необхідно не просто принтер, а багатофункціональний пристрій, який передбачатиме ще й функцію сканера та ксерокса. Відповідно уповноважена особа змушена скорегувати характеристики товару, а також заплановану очікувану вартість, в результаті чого отримує зовсім інший у порівнянні з початковим предмет закупівлі. 

Ще одним прикладом може бути зміна потреби у зв’язку із появою додаткової чи нагальної потреби. Припустимо, що замовником заплановано придбання дороговартісного комп’ютерного обладнання для одного із відділів у плановому порядку. Проте в процесі виконання робочого завдання, одне із авто закупівельника потрапило у дорожньо-транспортну пригоду та потребує термінового капітального ремонту. Враховуючи обставини, замовник під час формування попереднього річного плану не міг врахувати можливості настання дорожньо-транспортної пригоди. Відповідно замовником прийнято рішення перерозподілити кошти, відклавши купівлю комп’ютерного обладнання на наступний рік. 

Отож у разі зміни потреби на інший предмет закупівлі, уповноваженій особі варто притримуватись такого алгоритму дій: 

1) якщо замовником виявлено факт зміни потреби на інший предмет закупівлі, закупівля якого була запланована, проте ще не розпочата, уповноваженій особі варто розглянути можливість переглянути попередній річний план та сформувати його повторно із врахуванням фінансових можливостей замовника. Відповідно якщо закупівельник має змогу з часом виділити фінансування та придбати даний предмет закупівлі у дещо зміщені терміни, то можна запланувати закупівлю з урахуванням таких строків. Проте якщо замовник не має можливості виділити необхідну суму на придбання відповідного предмета закупівлі, доцільно розглянути можливість виключення такого рядка попереднього річного плану на поточний рік; 

2) якщо замовником виявлено факт зміни потреби на інший предмет закупівлі на етапі проведення такої закупівлі, то варто зрозуміти, що внесення змін в такому випадку призведе до зміни предмета закупівлі в цілому. А тому рекомендуємо: 

• якщо в замовника існує можливість виділення коштів з альтернативних джерел та придбання предмета закупівлі у дещо зміщені терміни, то варто оцінити умови закупівлі та розглянути можливість виконання таких умов чи внесення змін до них; 
• у разі здійснення закупівлі даного товару / робіт / послуг разом із іншими в межах однієї закупівлі, розглянути можливість проведення такої закупівлі, а після укладення договору про закупівлю внести зміни до нього, шляхом зменшення обсягів предмета закупівлі та виключення відповідної позиції / позицій. 
• якщо в закупівельника немає можливості придбати товар / роботи / послуги, які придбаваються у розрізі окремої закупівлі, варто розглянути можливість щодо: відміни процедури закупівлі у відповідності до вимог підпункту 1 пункту 50 Особливостей (замовник відміняє відкриті торги у разі відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг), а якщо мова йде про здійснення запиту пропозицій постачальників, то у відповідності до норм підпункту 1 пункту 65 Порядку № 822 (замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі: відсутності подальшої потреби в закупівлі); 

3) якщо замовником виявлено факт зміни потреби на інший предмет закупівлі на етапі виконання договору / договору про закупівлю, в такому випадку замовнику варто оцінити умови договору про закупівлю та власні фінансові можливості і прийняти відповідне рішення: 

• якщо в замовника існує можливість виділення коштів з альтернативних джерел та придбання предмета закупівлі у дещо зміщені терміни, варто зрозуміти чи дозволяють терміни закупівлі виконати умови договору про закупівлю та чи передбачена можливість внесення змін до банківських реквізитів замовника. Відповідно якщо умови договору про закупівлю не суперечать можливостям замовника – можна внести зміни у банківські реквізити замовника та продовжувати діяти за тими ж умовами. В той же час якщо умови договору про закупівлю не дозволяють замовнику вкластися у терміни, а внести зміни в частині продовження таких термінів немає можливості, то найбільш безпечний варіант – розірвати такий договір про закупівлю у порядку, передбаченому таким договором; 
• якщо в закупівельника немає можливості придбати предмет закупівлі, варто розглянути можливість щодо розірвання договору про закупівлю на умовах, визначених у такому договорі. 

Ситуація 3: зменшення потреби в предметі закупівлі 

Одним із можливих випадків закупівельного процесу є зміна потреби в предметі закупівлі у бік зменшення потреби у конкретному товарі / роботах / послугах. Доволі поширеним прикладом виступає закупівля палива для генераторів. Враховуючи останній періоди, передбачити потребу у використанні генератора доволі важко, адже такого роду потреба напряму пов’язана із відключеннями світла, що не залежить від самого замовника та його діяльності. 

В той же час замовники планують власні потреби в тому числі базуючись на потребах минулих періодів. Враховуючи середньостатистичні дані, періодичність відключень світла у порівнянні з минулим роком значно знизилась. Відповідно замовники, які планували закупівлю палива для генераторів стикнулись із ситуацією, коли придбавати товар у запланованих обсягах немає потреби. 

У даному випадку та інших дещо схожих ситуаціях, замовнику варто діяти таким чином. Якщо замовником виявлено необхідність зменшення обсягів потреби предмета закупівлі, закупівля якого була запланована, проте ще не розпочата, то уповноважена особа має можливість скорегувати потреби ще до моменту придбання товарів / робіт / послуг. 

Якщо замовником виявлено необхідність зменшення обсягів потреби предмета закупівлі на етапі проведення такої закупівлі, то єдиним безпечним варіантом буде укладення договору про закупівлю, після чого внесення змін до його умов на підставі підпункту 1 пункту 19 Особливостей, а саме: зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника. Варіант з відміною закупівлі варто розглядати виключно у випадках, якщо проєкт договору про закупівлю не включає в себе можливість внесення змін до умов такого договору чи його розірвання. Проте слід відзначити, що окремих норм, які б дозволяли замовнику правомірно відмінити процедуру закупівлі чи запит пропозицій постачальників в зв’язку із зменшенням обсягів закупівлі немає. 

Проте якщо замовником виявлено необхідність зменшення обсягів потреби предмета закупівлі на етапі виконання договору / договору про закупівлю, варто внести зміни до такого договору у відповідності до законодавчих норм та умов договору / договору про закупівлю, в частині зменшення обсягів закупівлі. В окремих випадках, коли внести зміни до договору / договору про закупівлю неможливо, варто розглядати можливість придбання необхідного обсягу предмета закупівлі, після чого розірвати такий договір. 

Ситуація 4: збільшення обсягів потреби предмета закупівлі 

На практиці також виникають ситуації, коли потреба не зменшується, а навпаки збільшується в обсягах. В такому випадку закупівельнику варто врахувати одразу декілька ключових факторів, які напряму впливатимуть на алгоритм дій: 

Варіант 1. Якщо вартість предмета закупівлі з урахуванням збільшеної потреби не перевищує 50 тис. гривень, при цьому замовник не оприлюднив звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, до попередньої закупівлі, проте може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету. 

В такому разі уповноваженій особі варто звернути увагу на норми пункту 11 Особливостей, відповідно до якого для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. 

А отже замовник має право здійснити закупівлю предметів закупівлі, вартість яких не перевищує 50 тис. гривень на рік, шляхом укладення прямого договору. При цьому згідно законодавчих норм уповноважена особа зобов'язана оприлюднити виключно річний план закупівель. 

Варіант 2. Якщо вартість предмета закупівлі перевищує 50 тис. гривень, при цьому замовник оприлюднив звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, до попередньої закупівлі, а також може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету. 

Повертаючись до норм пункту 11 Особливостей, у разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов'язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. 

Відповідно якщо вартість предмета закупівлі становить або перевищує 50 тис. гривень, проте не перевищує вартісні межі визначені у пункті 10 Особливостей, замовник окрім річного плану зобов'язаний оприлюднити звіт про договір про закупівлю укладений без використання електронної системи закупівель до кожної з таких закупівель. Розглянемо можливі наслідки дій замовників у даній ситуації.  

Варіант 3. Якщо вартість предмета закупівлі до моменту появи змін у плануванні не перевищувала вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, проте наразі перевищує їх, при цьому замовник може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету. 

Можливість здійснення дозакупівлі необхідних обсягів товарів / робіт / послуг напряму залежатиме від самої потреби. В загальному укладення договору в даному випадку призводить до порушення у вигляді поділу предмета закупівлі з метою уникнення використання електронної системи закупівель. Проте якщо поточну закупівлю можна визначити, як додаткову потребу, критерії якої описані у матеріалі «Додаткова потреба: як визначати, алгоритм дій та приклади», то здійснення закупівлі в такому випадку не буде проблемою. Пропонуємо розглянути два приклади даної ситуації. 

Приклад 1. Замовником здійснено планову закупівлю на дизельне паливо для двох автомобілів та укладено прямий договір на суму 98 тис. гривень, керуючись нормами пункту 11 Особливостей. Проте в середині року замовнику передано на баланс ще один автомобіль, про що не було відомо на момент укладення попереднього договору. Відповідно вартість додаткової потреби становить 45 тис. гривень. 

Отже, враховуючи обсяги річної планової потреби у дизельному паливі, вартість даного предмета закупівлі перевищує межі, визначені у пункті 10 Особливостей, а саме 100 тис. гривень для товарів. Проте потреба вартістю 45 тис. гривень є додатковою і у відповідності до норм абзацу 3 пункту 15 Особливостей не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена. А тому дії замовника в даному випадку щодо здійснення закупівлі на додаткову потребу не призводять до порушень норм законодавства в частині придбання товарів / робіт  / послуг без використання електронної системи закупівель. 

Приклад 2. Замовником заплановано у попередньому річному плані придбання хлібобулочних виробів з очікуваною вартістю 120 тис. гривень. В зв’язку із недостатнім фінансуванням, замовником здійснено закупівлю лише на 85 тис. гривень шляхом укладення прямого договору, відповідно задоволено лише частину запланованої потреби. Через декілька місяців замовнику вдалося виділити 35 тис. гривень на закупівлю хлібобулочних виробів та укладено прямий договір, так як визначено таку потребу додатковою. 

Звертаємо увагу, що зекономлені чи додатково виділені кошти не є підставою для визначення потреби додатковою. Зважаючи на вищезазначене, замовником не дотримано умов визначення потреби додатковою, а саме здійснено закупівлі для задоволення потреби, обсяг якої був відомий на момент здійснення попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі. А тому обидва прямі договори укладено із порушенням норм закупівельного законодавства. 

Варіант 4. Якщо вартість предмета закупівлі ще до моменту появи змін у плануванні перевищували вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, при цьому замовник може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету. 

Відповідно до вимог пункту 10 Особливостей, замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу», з урахуванням положень, визначених цими особливостями, та/або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей. 

А тому якщо замовник здійснює закупівлю додаткового обсягу потреби, шляхом використання електронної системи, а саме проведення процедури закупівлі чи запиту пропозицій постачальників, то вимоги пункту 10 Особливостей в такому випадку будуть виконані. Звісно якщо відсутні підстави для укладення прямого договору / договору про закупівлю, в тому числі з урахуванням норм абзацу 3 пункту 15 Особливостей або вимог пунктів 9 та 13 Особливостей. 

Варіант 5. Якщо замовник не може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету, відповідно в такому випадку здійснення закупівлі є недоцільним. Тож замовнику слід розглянути можливість виділення коштів для задоволення конкретної потреби в цілому або ж виключити таку потребу з попереднього річного плану закупівель на поточний рік. 

Ситуація 5: відсутність кошторисних призначень / фактичного фінансування на відповідну закупівлю або наявність лише частини фінансування із запланованого 

Доволі знайома ситуація багатьом замовникам, коли впродовж тривалого періоду процес планування будується на обіцянках щодо потенційного фінансування, а в результаті кошти так і не виділяють. Отож в даному випадку доцільно акцентувати увагу одразу у трьох можливих напрямках: коли відсутні кошторисні призначення, коли кошторисні призначення наявні, проте відсутнє фактичне фінансування (кошти на рахунку замовника), а також коли замовником отримано лише частину із запланованого фінансування. 

Тож у випадку відсутності кошторисних призначень, чинне законодавство не забороняє замовнику оголосити закупівлю на планову потребу. Щодо даного твердження пропонуємо також ознайомитись із статтею «Чи можна проводити закупівлю, якщо фінансування ще не виділено». 

Тим не менше на етапі реєстрації договору / договору про закупівлю, варто врахувати, що частиною 1 статті 48 Бюджетного кодексу України визначено, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років. А тому замовник може стикнутися з ситуацією, коли час витрачено, закупівля проведена, проте представник Органу Казначейства відмовляється проводити реєстрацію бюджетних зобов’язань до такого договору / договору про закупівлю. Більш детально з даною тематикою пропонуємо ознайомитись у матеріалі «Затримка фінансування замовника: як успішно завершити закупівлю». 

Коли мова йде про наявність кошторисних призначень, то бюджетні зобов’язання за договором / договором про закупівлю будуть зареєстровані. Проте за відсутності фінансування або наявності лише часткового фінансування, замовник може стикнутися з іншою проблемою – неможливістю дотримання строків оплати за поставлений товар / виконані роботи / надані послуги. Тож на момент проведення закупівлі варто врахувати ризики несвоєчасного виконання умов договору / договору про закупівлю в частині здійснення оплати замовником таким чином, аби умови такого договору дозволяли відтермінувати платіж у разі необхідності. 

В той же час якщо замовника повідомили, що фінансування не планується або планується лише частково або ж кошторисні призначення не будуть виділені, доцільно скорегувати потребу до реальних фінансових можливостей замовника, або ж за потреби внести зміни чи розірвати вже наявний договір / договір про закупівлю щодо такої потреби. 

Ситуація 7: зміна джерела фінансування закупівлі 

Відповідно до норм частини 2 статті 4 Закону, передбачений чіткий перелік інформації, яка повинна міститись у річному плані закупівель, який не включає в себе дані щодо джерела фінансування закупівлі. В той же час реалізація технічного функціоналу електронного майданчика закупівель не дозволяє замовнику оприлюднити річний план за умов відсутності інформації в обов’язковому блоці «Джерело фінансування». 

Згідно абзацу 3 частини 1 статті 4 Закону, закупівля здійснюється відповідно до річного плану. А тому зазначена у річному плані інформація про джерело фінансування так чи інакше впливає на здійснення самої закупівлі, а також виконання договору / договору про закупівлю. Проте внести зміни до джерела фінансування можна далеко не на кожному етапі здійснення закупівлі. Тож рекомендуємо врахувати, що: 

• до моменту оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель або оголошення про проведення процедури закупівлі або запиту пропозицій постачальників, електронна система закупівель дозволяє редагувати інформацію, відображену в річному плані закупівель. Після публікації вищезгаданої інформації, технічна реалізація редагування річного плану буде недоступною; 
• якщо мова йде про договір на будівництво, варто врахувати, що відповідно до пункту 5 Загальних умов укладення та виконання договорів підряду в капітальному будівництві, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2005 р. № 668, істотними умовами договору підряду є: (...) джерела та порядок фінансування робіт (будівництва об'єкта). Враховуючи, що норми пункту 19 Особливостей не передбачають можливості внесення змін до таких істотних умов договору про закупівлю, як джерело фінансування, то внесення таких змін буде неправомірними діями сторін закупівлі.