Продовження строків розгляду тендерної пропозиції та укладення договору про закупівлю: важливе для замовників

Проводячи закупівлі товарів, робіт та послуг замовники повинні керуватися певними строками, які визначені для тієї чи іншою дії. Зокрема, законодавство містить присічні строки для розгляду тендерних пропозицій та укладення договору про закупівлю. Водночас в силу різних обставин розгляд тендерної пропозиції та / або укладення договору про закупівлю може затримуватися і замовники не можуть вкластися в ті строки, які визначені законодавством. При цьому, законодавство з публічних закупівель передбачає умови, за яких замовники можуть продовжити зазначені строки, які далі розглянемо детальніше.

Продовження строку розгляду тендерної пропозиції

Відповідно до пункту 37 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин 2, 5-9, 12, 16, абзацу 1 частини 14, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей.

Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації.

Згідно з пунктом 41 Особливостей розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин 2, 12, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей.

Відповідно до абзацу 1 частини 15 статті 29 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) за результатами розгляду та оцінки тендерної пропозиції / пропозиції замовник визначає переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю згідно з цим Законом.

Частиною 10 статті 29 Закону визначено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

У відповідності до зазначеної норми, замовник може продовжити строк для розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів. Отож, як бачимо, дана норма містить кілька умов:

• аргументоване продовження;
• продовження до 20 робочих днів;
• оприлюднення повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

Аргументоване продовження. Частина 10 статті 29 Закону скеровує, що замовник може продовжити строк розгляду тендерної пропозиції, однак таке продовження має бути обов’язково аргументованим.

Тобто замовник повинен довести, обґрунтувати, навести аргументи чому він не може дотриматися строку в 5 робочих днів. І, як бачимо, частина 10 статті 29 Закону не містить будь-яких вимог до такої аргументації.

Водночас обґрунтовуючи необхідність продовження строку для розгляду тендерних пропозицій замовник може зазначити, наприклад, технічну складність предмета закупівлі для чого йому необхідно залучити сторонніх фахівців або у відповідності до пункту 42 Особливостей замовнику необхідно звернутися за підтвердженням інформації, наданої учасником процедури закупівлі, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції або ж зазначити інші чинники, які не дозволяють розглянути тендерну пропозицію протягом 5 робочих днів.

Яким чином оформити продовження строку розгляду тендерних пропозицій? Відповідно до частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. Відповідно замовник у випадку прийняття рішення про продовження строку розгляду тендерних пропозицій повинен відобразити таку інформацію в протоколі.

Продовження до 20 робочих днів. У відповідності до приписів розглядуваної норми замовник може продовжити строк розгляду тендерних пропозицій до 20 робочих днів. Тобто в даному випадку загалом строк розгляду тендерних пропозицій, з дня визначення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції та з урахуванням його продовження, повинен становити не більше 20 робочих днів. Водночас замовник може продовжити такий строк і на менший строк, наприклад, до 15 робочих днів.

Приклад

05.06.2023 електронною системою закупівель було визначено найбільш економічно вигідною тендерну пропозицію ТОВ «Х». Відповідно розглянути тендерну пропозицію уповноважена особа має до 12.06.2023 (включно), а у разі необхідності може продовжити такий строк до 03.07.2023 (включно).

Важливо: при продовженні строку розгляду тендерної пропозиції 5 робочих днів не додаються до 20, а включаються у них.

Оприлюднення повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. Обов’язковою умовою припродовженністроку розгляду тендерних пропозицій є оприлюднення повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. Отож, уповноважена особа після того як склала і підписала протокол про продовженнястроку розгляду тендерних пропозицій повинна оприлюднити вище вказане повідомлення. При цьому, Закон не містить вимог до такого повідомлення і замовник може складати його в довільній формі.

Важливо відзначити, що таке рішення уповноваженої особи має бути прийняте в межах строку розгляду тендерної пропозиції, тобто в межах 5 робочих днів, тож і дата протоколу має бути в межах визначеного строку. Проте оприлюднити такий протокол уповноважена особа має повинна протягом одного календарного, а не робочого дня з дня його прийняття. Розглянемо на прикладі.

Приклад

Електронною системою закупівель визначено найбільш економічно вигідну пропозицію 07.06.2023. Тож уповноважена особа має розглянути тендерну пропозицію учасника до 14.06.2023 (включно). У зв’язку з великою кількість відкритих торгів уповноважена особа не вкладається у визначений строк, тому 14.06.2023 приймає рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів та оформлює його протоколом, який датовано 14.06.2023. Тож крайній строк оприлюднення такого рішення – 15.06.2023.

Важливо: якщо рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції приймається уповноваженою особою у п’ятницю, то його оприлюднення має відбутися у п’ятницю або в суботу.

Продовження строку для укладення договору про закупівлю

Відповідно до абзацу 4 пункту 49 Особливостей замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів.

Отож, з огляду на зазначену норму замовник повинен укласти договір про закупівлю не пізніше, ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю. При цьому, дана норма дозволяє продовжити строк для укладення договору про закупівлю до 60 днів за певних умов, які розглянемо далі.

Обґрунтування необхідності. Так, законодавець згідно розглядуваної норми дозволяє продовжити строк для укладення договору про закупівлю «у випадку обґрунтованої необхідності», водночас не визначає будь-яких вимог до такої «обґрунтованої необхідності». Відповідно замовник повинен з огляду на специфіку предмета закупівлі обґрунтовувати необхідність для продовження строку для укладення договору про закупівлю.

До прикладу, обґрунтовувати необхідність для продовження строку для укладення договору про закупівлю замовники можуть у зв’язку із знаходженням керівника переможця закупівлі у відпустці, що може підтверджуватися листом від переможця.

Продовження строку до 60 днів. Зазначена норма дозволяє продовжувати строк для укладення договору про закупівлю до 60 днів. Тут потрібно насамперед врахувати, що в даному випадку мова йде саме про календарні дні, згідно із правовою позицією Конституційного Суду України, який у рішенні від 07.07.1998 № 11-рп/98 у справі № 1-19/98 щодо офіційного тлумачення частин 2 і 3 статті 84 та частин 2 і 4 статті 94 Конституції України (справа щодо порядку голосування та повторного розгляду законів Верховною Радою України) зазначив: «Термін «дні», якщо він вживається у зазначених правових актах без застережень, означає лише календарні дні.

Також враховуємо, що внаслідок продовження строку для укладення договору про закупівлю загальний строк для укладення договору складатиме 60 календарних днів. Тобто після спливу 15 днів замовник може максимально продовжити такий строк на 45 днів.

Як оформляти продовження строку? Абзац 4 пункту 49 Особливостей не визначає яким чином повинно відбуватися продовження строку для укладення договору про закупівлю. Однак з огляду на приписичастини 10 статті 11 Закону, в яких визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою, замовник у випадку прийняття рішення про продовження строку для укладення договору про закупівлю повинен оформити таке рішення протоколом.

Чи потрібно щось оприлюднювати в електронній системі закупівель? Абзац 4 пункту 49 Особливостей не містить вимог щодо обов’язковості публікації повідомлення щодо продовження строку для укладення договору про закупівлю, як це було у випадку із продовженням строку для розгляду тендерних пропозицій. Відповідно замовники не повинні публікувати в електронній системі закупівель будь-якої інформації. Проте за бажанням модна оприлюднити відповідний протокол разом із договором про закупівлю

Підсумки

1. Закон та Особливості визначають чіткі строки для розгляду тендерної пропозиції та укладення договору про закупівлю, проте дозволяють продовжувати зазначені строки за певних умов.

2. Продовжити строк для розгляду тендерної пропозиції замовник може при дотримані наступних умов: 

• продовження має бути обов’язково аргументованим;
• продовжити строк можна максимум до 20 робочих днів;
• рішення про продовження строку розгляду тендерних пропозицій повинно бути оформлене протоколом уповноваженої особи;
• оприлюднення повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

3. Продовження строку для укладення договору про закупівлю буде правомірним при дотриманні наступних умов:

• обґрунтування необхідності для продовження строку для укладення договору про закупівлю;
• продовження строку до 60 днів, тобто з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю має пройти не більше 60 календарних днів;
• рішення про продовження строку для укладення договору про закупівлю повинно бути оформлене протоколом уповноваженої особи.