Для замовників є надзвичайно важливим потурбуватися про забезпечення своєї організації товарами або послугами, що підтримують її життєдіяльність цілий рік. З наближенням кінця 2023 року замовникам вже час подумати про планування закупівель на наступний рік – 2024 рік.
Залежно від специфіки діяльності для замовників може бути різним перелік товарів, в яких є потреба забезпечення весь рік, наприклад, продукти харчування, медикаменти, бензин та інші. Проте щодо послуг, то закупівля комунальних послуг (водопостачання, електрична енергія, природний газ) є необхідною майже для всіх без виключень. Зокрема, комунальні послуги повинні надаватися (постачатися) замовнику з першого дня нового календарного року, що також є новим бюджетним періодом. Однак бюджетне законодавство вимагає взяття бюджетних зобов’язань терміном на один бюджетний рік, а це означає, що 31 грудня поточного року всі договори, укладені в цьому році закінчують свою дію.
Але що ж робити замовнику, якщо користуватися комунальними послугами потрібно з перших днів нового бюджетного періоду, а на укладення договору у новому році потрібен деякий час, особливо якщо закупівля передбачає проведення відкритих торгів (застосування електронного каталогу)?
Для такого випадку закупівельним законодавством передбачено продовження дії договору про закупівлю попереднього року. Що саме передбачено так як це зробити правильно – розглянемо нижче.
Так, на сьогодні, під час дії воєнного стану замовники проводять закупівлі з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022№ 1178 (далі – Особливості), та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Підпунктом 8 пункту 19 Особливостей дозволено змінювати істотні умови договору про закупівлю після його підписання та протягом терміну виконання зобов’язань по ньому у випадку застосування положень частини 6 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон).
Водночас частиною 6 статті 41 Закону передбачено можливість продовження дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.
Як бачимо, договір, керуючись частиною 6 статті 41 Закону, можна продовжити на наступний рік з дотриманням таких умов:
- можна продовжувати на строк, достатній для проведення процедури закупівлі;
- сума, на яку може продовжуватися договір про закупівлю, не може перевищувати 20%;
- видатки на досягнення повинні бути затверджені в установленому законодавством порядку, наприклад, для розпорядників коштів – кошторисом установи.
Слід одразу зазначити, що замовник може застосовувати частину 6 статті 41 Закону або може не застосовувати, а просто з настанням нового бюджетного періоду укласти новий договір про закупівлю для забезпечення своїх потреб. Прийняття рішення про (не)застосування належить до відповідальності самого замовника.
Порядок внесення змін до договору про закупівлю
Допоки поточний бюджетний рік не закінчився і договір про закупівлю ще діє, то необхідно згадати важливе правило: договір про закупівлю можливо продовжити лише в період його дії, тобто, якщо термін його дії встановлено до 31.12.2023, то лише до цієї дати, але не пізніше.
Однак, враховуючи особливості бюджетного законодавства, слід згадати, що визначити додатковою угодою конкретну суму, на яку планується його продовжити, можливо лише після затвердження видатків на цю мету в установленому порядку, адже згідно зі статтею 48 Бюджетного кодексу України розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисом на відповідний бюджетний період.
При цьому також варто пам’ятати про терміни реєстрації бюджетних зобов’язань, встановлені пунктом 2.2 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309).
Отже, застосування частини 6 статті 41 Закону можна описати за таким алгоритмом:
- спочатку в термін до 31 грудня поточного року укласти додаткову угоду до договору про закупівлю на його продовження на наступний рік, але (важливо!) без зазначення конкретної суми;
- керуючись пунктом 2.9 Порядку № 309, протягом 7 робочих днів з дати укладання додаткової угоди подати до органу Казначейства Реєстр та / або Реєстр фінансових зобов’язань і відповідні підтвердні документи;
- у новому році після затвердження кошторисних призначень на новий бюджетний період укласти ще одну додаткову угоду, але в якій вже буде зазначено конкретну суму, на яку слід збільшити договір попереднього року;
- керуючись пунктом 2.9 Порядку № 309, протягом 7 робочих днів з дати укладання додаткової угоди подати до органу Казначейства Реєстр та / або Реєстр фінансових зобов’язань і відповідні підтвердні документи, в тому числі додаткову угоду, в якій визначено суму (20% або менше).
Поки діє додаткова угода на 20% від суми договору попереднього року замовнику потрібно встигнути провести нову процедуру та укласти договір про закупівлю на поточний бюджетний період.
Однак все чітко передбачити неможливо, і різні ситуації, а інколи неуважність (неврахування важливих вимог законодавства) можуть призводити до випадки, з яких потім складно шукати вихід та виправдання дій замовника.
Найпоширеніші помилки замовників при застосуванні частини 6 статті 41 Закону
1. Не укладення додаткової угоди в термін до закінчення дії (до 31 грудня) договору про закупівлю, який планується продовжити на наступний рік.
Якщо ж дію договору про закупівлю не було продовжено, то укласти у наступному році, тобто після закінчення терміну його дії, додаткову угоду вже не можливо.
2. Оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю, після чого вже відсутня технічна можливість на електронному майданчику оприлюднити у новому бюджетному періоді додаткову угоду, в якій визначено продовження договору на 20%.
Варто нагадати замовникам, що відповідно до пункту 4 Особливостей, у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих Особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.
Підсумки
Отже, щоб продовжувати термін дії договору про закупівлю на наступний рік замовникам потрібно врахувати вимоги пункту 19 Особливостей щодо умов внесення змін та частини 6 статті 41 Закону, в який описано вимоги при внесенні змін.
Основними умовами продовження терміну дії договору про закупівлю на наступний рік на 20% є такі:
- продовжувати договір можна на суму, що не перевищує 20% суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю;
- термін, на який продовжуємо, має бути достатнім для проведення процедури закупівлі у наступному році;
- продовження складається з двох етапів: 1. продовжуємо договір на наступний рік поки він діє, не вказуючи в додатковій угоді суму, а лише термін продовження, наприклад, до 31.03.2024; 2. після затвердження кошторисних призначень у новому році укладаємо ще одну додаткову угоду із зазначенням конкретної суми;
- сума, на яку може продовжуватися договір про закупівлю, не може перевищувати 20%, однак може бути менше.
Продовження терміну дії договору про закупівлю на наступний рік є правом замовника, але не обов’язком.
