Порядок надання грантової угоди, процес її формування та виконання: покроковий алгоритм та поради для закупівельника

Спочатку необхідно абсолютно чітко визначити, для чого саме, для досягнення якої мети або вирішення якої проблеми потрібні кошти. Потім, що конкретно необхідно (гроші, приміщення, майно, послуги). Де ці кошти знаходяться, у кого їх можна попросити і як це зробити таким чином, щоб досягти успіху.

Другий крок (пошук джерел відсутніх ресурсів) – пошук грантових конкурсів, мета і завдання яких співпадають з метою і завданням вашого проєкту.

Починати грантову діяльність краще за все з участі у не дуже значних за обсягом фінансування грантових конкурсах. Для того щоб взяти участь у грантовій програмі треба знайти відкриті грантові конкурси, що відповідають напрямку діяльності вашої організації. Для цього треба провести моніторинг сайтів відповідних організацій, які узагальнюють та актуалізують грантові конкурси, в яких можна взяти участь в даний час: умови участі, сума гранту, кінцевий термін подання заявки, аплікаційні форми і т.д.

Визначившись із переліком найбільш прийнятних для підтримки вашого проєкту донорів, необхідно докладно ознайомитись з умовами надання ними фінансової допомоги. Щоб запобігти ситуації, коли проєкт може бути відхилено через недотримання формальних вимог, перед написанням заявки треба уважно вивчити особливості грантових конкурсів, особливу увагу приділяючи наведеним нижче характеристикам:

• географія конкурсу (грантодавець може оголосити конкурс для певних регіонів України);
• тип одержувачів грантів (органи самоврядування, громадські об’єднання, вищі навчальні заклади, заклади охорони здоров’я, освіти, соціального захисту, засоби масової інформації, ініціативні групи тощо);
• пріоритети конкурсу (напрями надання допомоги конкретизуються у пріоритетах конкретних конкурсів);
• терміни подання заявки та підведення підсумків конкурсу;
• розмір гранта та розмір власного внеску;
• термін реалізації проєкту;
• види діяльності, що фінансуються (у деяких випадках у рамках певного конкурсу донор може фінансувати чітко визначені заходи та відмовлятися фінансувати деякі статті видатків, найчастіше- непрямі видатки та/або оплату праці).

Де шукати інформацію про грантові конкурси? В першу чергу — на офіційних сайтах донорських організацій. Рекомендуємо створити власну базу даних грантодавців і час від часу перевіряти їх сайти. З цих джерел можна отримати безліч корисної інформації про вже реалізовані та нові програми міжнародної технічної допомоги, про зміни у грантовій політиці та ін.

Регулярний моніторинг сайтів донорів, з одного боку, дозволить бути в курсі головних новин, а з іншого - потребує багато часу. В останньому випадку можна скористатись послугами багатьох сервісних організацій, які збирають, обробляють та розповсюджують інформацію про грантові конкурси.

Багато центральних органів виконавчої влади розміщують інформацію про проєкти і програми міжнародної технічної допомоги, серед них можна відмітити:

• Міністерство економічного розвитку і торгівлі України (http://www.me.gov.ua);
• Міністерство регіонального розвитку, будівництва та житлово –комунального господарства України (http://www.minregion.gov.ua);
• Міністерство молоді та спорту України (http://dsmsu.gov.ua);
• Департамент підвищення конкурентоспроможності регіону Харківської облдержаадміністрації (http://www.compet.kh.gov.ua/ukr/granti-ta-programi) здійснює щотижневу розсилку актуальної інформації про грантові конкурси.

Третій крок (звернення) – підготовка грантової заявки з урахуванням вимог відповідного грантодавця, надсилання цієї заявки, контакт з представниками організації-донора і отримання коштів або інших ресурсів.

Обов’язковою умовою успішного здобуття грантів є правильно підготовлений проєкт. Тому, розпочинаючи пошук фінансування слід пам’ятати, що за один день написати хороший проєкт неможливо і починати готувати проєктну заявку необхідно завчасно.

Незважаючи на те, що в кожного донора свої вимоги щодо оформлення проєктних заявок, у їх структурі можна виокремити найчастіше повторювані елементи – так званий універсальний формат для написання проєкту, який дозволить включити до заявки практично всі можливі розділи, що зустрічаються у вимогах різних донорів: Титульний аркуш; Резюме проєкту; Вступ; Постановка проблеми; Мета і завдання; Методи; Цільові групи; Припущення; Очікувані результати; Оцінювання; Життєздатність проєкту; План реалізації; Звітність; Бюджет; Додатки.

Саме тому, до підготовки проєктів, а відповідно і заявок на гранти доцільно ставитися не як до разової проби пера, а як до постійної діяльності по залученню додаткових ресурсів для розвитку організації. Така діяльність називається англійським словом фандрайзинг і включає в себе не тільки підготовку заявок на гранти, але і залучення матеріальних ресурсів з інших можливих джерел.

У разі отримання повідомлення про перемогу в конкурсі необхідно буде укласти договір з грантодавцем і суворо його дотримуватися. Грантодавець не тільки має право контролювати хід виконання проєкту та цільове використання коштів, але і поширювати інформацію про грантоотримувача.

Реєстрація проєкту щодо надання грантової допомоги

Для того, щоб зрозуміти порядок надання грантової допомоги, варто звернутися до вимог Порядку №153. Відповідно даного порядку перед укладенням грантової угоди та реалізацією її умов, проєкти (програми) підлягають обов'язковій державній реєстрації. Державна реєстрація проєктів (програм) провадиться Секретаріатом Кабінету Міністрів України.

Згідно пункту 14 Порядку №153, для державної реєстрації проєктів (програм) реципієнт (реципієнти) та партнер з розвитку або уповноважена партнером з розвитку особа подають до Секретаріату Кабінету Міністрів України в електронному та паперовому вигляді такі документи:

1) клопотання про державну реєстрацію проєкту (програми), яке містить відомості про:

• партнера з розвитку (найменування, місцезнаходження, місцезнаходження в Україні уповноваженого партнером з розвитку органу, ім'я, прізвище, посада координатора робіт);
• виконавця (найменування, місцезнаходження, адреса в Україні, ім'я, прізвище, посада координатора робіт і за наявності - код згідно з ЄДРПОУ (Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України) або Державним реєстром фізичних осіб - платників податків;
• реципієнта (найменування, місцезнаходження, ім'я, прізвище, посада відповідальної особи і за наявності - код згідно з ЄДРПОУ або Державним реєстром фізичних осіб - платників податків);
• бенефіціара (найменування, місцезнаходження, ім'я, прізвище, посада відповідальної особи);
• номер проєкту (програми), визначений партнером з розвитку.

2) засвідчену партнером з розвитку або виконавцем копію контракту, укладеного між партнером з розвитку і виконавцем, або його частини, в якій визначено цілі, завдання проєкту (програми), види та обсяги міжнародної технічної допомоги, яка надається для цілей проєкту (програми), кошторисну вартість, строк та етапи реалізації проєкту (програми), лист від бенефіціара про підтримку і заінтересованість у результатах проєкту (програми) та згоду на провадження діяльності, зазначеної у контракті. У листі бенефіціара також зазначається інформація про відповідність проєкту (програми) завданням та заходам, визначеним Програмою діяльності Кабінету Міністрів, Угодою про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії і їхніми державами-членами, з іншої сторони, Цілями сталого розвитку, схваленими резолюцією Генеральної Асамблеї Організації Об'єднаних Націй від 25 вересня 2015 р. N 70/1, регіональними стратегіями розвитку, іншими стратегіями.

2-1) засвідчений партнером з розвитку або виконавцем план закупівлі, що складається за формою згідно з додатком 5 до цього Порядку (у разі виникнення потреби в реалізації права на податкові пільги, передбачені законодавством та міжнародними договорами України).

3) документ (меморандум, заява про наміри, план діяльності, технічне завдання, партнерська угода тощо), який підтверджує узгодження цілей, завдань, діяльності за проєктом (програмою) між партнером з розвитку або виконавцем і реципієнтом (бенефіціаром).

Зазначений документ повинен також містити: назву проєкту (програми); мету проєкту (програми); строк реалізації проєкту (програми); завдання відповідно до контракту на виконання проєкту (програми); очікувані результати від реалізації проєкту (програми); кількісні та/або якісні критерії досягнення результативності проєкту (програми); перелік майна, робіт і послуг, прав інтелектуальної власності, інших ресурсів, що придбаваються, надаються в рамках проєкту (програми); очікуваний вплив проєкту (програми) на розвиток відповідної галузі або регіону; зобов'язання партнера з розвитку (виконавця) щодо допомоги; зобов'язання реципієнта (бенефіціара).

3-1) реципієнт, який уклав грантову угоду з партнером з розвитку або виконавцем, замість документа, зазначеного у підпункті 3 пункту 14 цього Порядку, подає завірену ним копію такої грантової угоди.

3-2) реципієнт, який у документі, передбаченому підпунктом 1 пункту 14 цього Порядку, зазначив інформацію про свою згоду на провадження діяльності, передбаченої контрактом, укладеним між партнером з розвитку і виконавцем, не подає документи, передбачені підпунктами 3 і 3-1 пункту 14 цього Порядку.

4) лист-погодження НАДС у разі, коли проєктом (програмою) передбачено підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації державних службовців України.

5) звіт про результати реалізації проєкту (програми) у разі подання документів для державної реєстрації проєкту (програми) у строк, що перевищує шість місяців з початку реалізації проєкту (програми).

Варто відмітити, що практично кожен із вищезазначених пунктів має додаткові нюанси, тож рекомендуємо ознайомитися з ними детальніше у Порядку №153 та враховувати у процесі реєстрації проєкту.

Пункт 16 Порядку №153 повідомляє, що Секретаріат Кабінету Міністрів України розглядає подані усіма заявниками проєкту (програми) документи протягом 10 робочих днів починаючи від дня надходження документів, зазначених у пункті 14 цього Порядку, і приймає рішення щодо проведення державної реєстрації проєкту (програми).

У пункті 18 Порядку №153 зазначено, що державна реєстрація проєкту (програми) підтверджується реєстраційною карткою проєкту (програми), складеною за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку, яка підписується заступником Державного секретаря Кабінету Міністрів України чи іншою уповноваженою особою Секретаріату Кабінету Міністрів України, засвідчується печаткою Секретаріату Кабінету Міністрів України та видається заявникові з надсиланням копії бенефіціарові протягом п'яти робочих днів від дати прийняття рішення про проведення державної реєстрації проєкту (програми).

Одночасно з видачею реєстраційної картки проєкту (програми) робиться відповідний запис у реєстрі проєктів (програм) міжнародної технічної допомоги та розміщується план закупівлі на Єдиному веб-порталі органів виконавчої влади (крім інформації, що становить комерційну таємницю).

Не менш важливим є інформація, відображена у розділі «Використання міжнародної технічної допомоги» Порядку №153. Відповідно реципієнт забезпечує:

• цільове використання міжнародної технічної допомоги під час реалізації проєктів (програм);
• оприлюднення на власному веб-сайті або у засобах масової інформації відомостей про: отримання будь-якого майна, необхідного для забезпечення виконання завдань проєктів (програм), яке ввезено або придбано на митній території України, протягом 10 календарних днів з дати зарахування його на баланс; укладення грантової угоди протягом 10 календарних днів з дати набрання нею чинності.
• ведення обліку використаних коштів, які надаються в рамках міжнародної технічної допомоги у вигляді фінансових ресурсів (грантів), а бенефіціар за результатами моніторингу згідно з додатком 3 до цього Порядку здійснює нагляд за цільовим використанням міжнародної технічної допомоги.

Етапи укладання та реалізації грантового договору

У Посібнику серед різноманітної інформації також можна віднайти ключові аспекти етапу укладення грантового договору:

1. Розробка договору: За формування проєкту договору в основному відповідає грантодавець. Реципієнту необхідно обов’язково ознайомитися із кожною з таких вимог для розуміння фактичних меж, яким потрібно слідувати та які не можна перетинати. У тому числі серед таких умов можуть бути вимоги щодо фінансування, характеристик предмета, можливості залучення додаткових робітників, закупівлі матеріалів, виду закупівлі, звітування на відповідних етапах, тощо.

2. Переговори: У випадках, якщо реципієнту необхідно уточнити відповідні деталі щодо потенційної грантової угоди, зробити це можна ініціювавши переговори з надавачем гранту. Намагайтесь не підписувати договорів до моменту, допоки кожен із викладених у ньому пунктів не буде вам зрозумілим. Після заключення договору внести зміни до його умов буде більш проблематично, ніж на даному етапі.

Спробуйте також усвідомити, що кожна міжнародна організація бажає надиктовувати власні правила, які можуть здаватися українським організаціям дещо незрозумілими чи навіть суперечливими. Проте варто уточнити кожен з таких моментів і не намагатися надавити на грантодавця, щоб змінити його позицію. Для прикладу, якщо грантодавець прописує в умовах грантового договору конкретну процедуру закупівлі, то реципієнт може уточнити деталі проведення такої закупівлі. Але в будь-якому разі не потрібно сприймати незнайомі нюанси, як щось катастрофічне. Варто зрозуміти як провести закупівлю шляхом, вказаним у проєкті договору, виконавши при цьому його умови.

3. Підписання договору: Після ознайомлення та узгодження умов проєкту грантового договору, звісно ж сторони повинні скріпити його у відповідності до вимог самої угоди. Підписання договору може відбуватися в електронному чи паперовому форматі, в залежності від вимог грантодавця.

4. Початок реалізації проєкту: Ще раз наголошуємо, що при виконанні проєкту грантової угоди варто особливо звертати увагу на деталі та виконувати кожен із її пунктів. Від цього напряму залежатиме успішність проєкту та можливість зарекомендувати себе як сумлінного реципієнта, що створить базу для інших потенційних грантових угод.

5. Моніторинг та звітність: Вимоги щодо подання звітності зазвичай є невід’ємною частиною грантової угоди. Даний аспект забезпечує процес комунікації та зв’язку між грантодавцем і одержувачем гранту, а також дозволяє контролювати безпосередньо кожен етап виконання проєкту. Важливо щоб така звітність подавалася у відповідних обсягах та виключно у ті строки, які передбачені умовами проєкту. Такі звіти можуть включати фінансову, наративну та результативну інформацію.

6. Завершення проєкту та оцінка результатів: За умов дотримання всіх вимог щодо грантової угоди та законодавчих вимог щодо неї, реципієнт на даному етапі має можливість оцінити кінцеві результати співпраці з надавачем гранту та подати відповідну фінальну звітність. У певних випадках грантодавець також додатково оцінює результати проєкту шляхом здійснення особистого візиту.

Після підписання грантової угоди, сторони приступають до реалізації її умов.

Ряд ключових аспектів щодо процесу реалізації грантової угоди

1. Планування: Даний аспект є відправною точкою для подальших дій реципієнта від моменту підписання грантової угоди. Він включає розробку детального плану, розподіленого на відповідні етапи, із зазначенням чіткого розподілу ресурсів, закріплення відповідальних осіб, термінів виконання кожного з етапів, а також очікуваних проміжних та загальних результатів. Даний план варто погодити із грантодавцем аби налагодити процес звітності на відповідних етапах та інших деталей.

2. Залучення ресурсів: Для виконання грантового проєкту одержувачу гранту дозволено залучати додаткові аспекти у межах, визначених грантовою угодою та відповідним законодавством (міжнародним, національним). Такими ресурсами можуть бути: персонал, обладнання, матеріали та фінансові кошти.

3. Виконання дій: В даному випадку передбачається чітке слідування затвердженому плану та здійснення супутніх дій, які сприяють виконанню даного проєкту.

4. Комунікація з грантодавцем, в тому числі здійснення моніторингу та контролю, подання звітності: Важливо налагодити комунікацію із надавачем грантів таким чином, щоб сприяти процесу здійснення моніторингу у межах грантового проєкту. Погодивши виділення грантових коштів під конкретний проєкт, грантодавець зазвичай зацікавлений у його виконанні та намагається активно контролювати даний процес. За виявлень певних помилок, надавач гранту обов’язково повідомить про це реципієнта і той у свою чергу зможе вчасно скорегувати та виправити такі невідповідності.

Під звітністю мається на увазі той же комунікаційний зв’язок, що і при моніторингу, проте у зворотному напрямку. Своєчасне надання періодичної звітності полегшує процес контролю та сприяє досягненню бажаних результатів.

5. Забезпечення стійкості результатів: Від помилок та невдач ніхто не застрахований, та все ж для реципієнта важливо втримувати стійкі результати, аби виконання кожного із етапів грантового проєкту не здійснював негативного впливу на інший. Пам’ятаємо, що при закладенні неякісного фундаменту, неправильному формуванні стін чи використанні неякісного матеріалу уся будівля може зруйнуватися. Так само і з планом проєкту - рівнозначно оцінюємо кожен з його етапів та прикладаємо максимум зусиль для достримання усіх вимог та термінів.

6. Завершення проєкту: Остаточний етап, на якому сторони повинні оцінити виконаний проєкт у вигляді фінального звіту. У цьому ж звіті необхідно відобразити інформацію про досягнуті результати, використані ресурси та висновки щодо ефективності та впливу проєкту. Успішна реалізація проєкту забезпечує досягнення запланованих результатів, стійкість впливу та позитивний досвід для обох сторін.

7. Оцінка проєкту: Аби зрозуміти наскільки результативним був проєкт, його можна оцінити. Така оцінка може включати аналіз звітів, інтерв'ю з учасниками проєкту, анкетування, відвідування місць реалізації проєкту та інші методи.

8. Вивчення отриманого досвіду: Аналіз успішних та проблемних аспектів виконання грантового договору дозволить одержувачу гранту зробити відповідні висновки та врахувати їх під час майбутніх взаємовідносин. І звісно ж успішне завершення проєкту та ефективна співпраця з грантодавцем значно підвищать можливості реципієнта на здобуття нових потенційних грантів.

9. Розповсюдження результатів: Щоб забезпечити вплив результатів проєкту на ширшу аудиторію, одержувач гранту може розробити стратегію розповсюдження результатів. Це може включати публікації, конференції, вебінари, робочі зустрічі та інші заходи, спрямовані на презентацію результатів, надання рекомендацій та залучення інтересів інших грантодавців, партнерів та учасників ринку.

10. Підтримка стосунків з грантодавцем: Зазвичай надавачі грантів залучені не лише до одного проєкту, а займаються даним видом діяльності періодично. Відповідно підтримка контакту із грантодавцем дозволить реципієнту дізнаватися про потенційні грантові проєкти, брати участь у них участь або ж отримувати іншу відповідну підтримку, в тому числі запрошення на заходи, пов’язані з результатами проєкту, тощо.