Розгляд тендерних пропозицій під час закупівлі пального, як і кожної закупівлі є процесом досить обтяжливим та нелегким для замовника. Так як встановлюючи вимоги у тендерній документації, а вимоги є досить неоднозначні, які учасники розуміють на власний розсуд, або і самі замовники, а це призводить до того, що виникає безліч питань та сумнівів, а чи обгрунтовано відхилена пропозиція учасника, а можливо відсутність інформації або документа передбачала надання 24 годин на усунення невідповідностей. Але, насправді відповідь завжди замовнику потрібно шукати у вимогах тендерної документації закупівлі.
У даному матеріалі наведемо декілька рішень Постійно діючої адміністративної колегії Антимонопольного комітету України з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель (далі-Колегія) та проаналізуємо дії замовників на предмет чи допустив помилку замовник під час розгляду тендерних пропозицій учасника чи ні, і в чому така помилка полягала.
Сертифікат системи управління якістю не відповідає вимогам тендерної документації, підстава для надання 24 годин на усунення невідповідностей. Замовником надано повідомлення про усунення невідповідностей, але не враховано всі недоліки у документі
У тендерній документації замовником була встановлена вимога, а саме що Сертифікат системи управління якістю має бути:
- виданий на ім’я учасника,
- стосовно посередництва у торгівлі талонами на пальне та у торгівлі паливом бензовозними нормами,
- виданий акредитованим Національним агентством з акредитації України, державним органом сертифікації відповідно до вимог сфери акредитації, зокрема ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT),
- виданий не раніше 2021 року та повинен бути чинним на момент подачі Пропозиції.
- додатково учасник надає чинний договір з державним підприємством органу сертифікації, який видав зазначений сертифікат або Атестат про акредитацію та додатки до нього.
Під час розгляду пропозиції Переможця, замовником виявлена лише невідповідність в частині ненадання договору з державним підприємством органу сертифікації, який видав зазначений сертифікат або Атестат про акредитацію та додатки до нього, що видав Сертифікат системи управління якістю ДСТУ EN ISO 9001:2018.
Про те, замовником не проведений аналіз самого документу - сертифікату на систему управління якістю №: UA.MQ.230605.01-23 від 10.08.2023 в якому відсутня інформація стосовно:
- що такий сертифікат виданий на ім’я учасника, стосовно посередництва у торгівлі талонами на пальне та у торгівлі паливом бензовозними нормами, виданий акредитованим Національним агентством з акредитації України, державним органом сертифікації відповідно до вимог сфери акредитації, зокрема, ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT).
Учасником надана копія документу для підтвердження переліку власних, орендованих, та/або партнерських АЗС, строком дії до 31.12.2023 року - замовником визначено, що документ не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам до предмета закупівлі так як закупівля відбувається на 2024 рік
Замовник відхилив тендерну пропозицію з підстав невідповідність умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації. При цьому, тендерна документація не містила вимоги вимог щодо строку дії документів для підтвердження переліку власних, орендованих, та/або партнерських АЗС, зокрема, щодо строку дії на 2024 рік. Таким чином, замовником відхилена пропозиція з підстав невідповідності технічній специфікації згідно вимог, які не були встановленні у такій технічній специфікації.
Окрім того, у разі встановлення таких вимог у тендерній документації щодо документального підтвердження наявності власної (або орендованої або залученій на іншій правовій підставі) мережі автозаправних станцій (автозаправних комплексів) чи його партнерів, а у випадку, якщо АЗС не є власною - гарантійний (чи авторизаційний) лист від АЗС про те, що власник АЗС не заперечує та підтверджує можливість Замовника здійснювати заправку на його АЗС та за наявності невідповідностей у таких документах/інформації або їх відсутність, позиція колегії АМКУ, яка викладена у рішенні № 789-р/пк-пз від 15.01.2024, оголошення UA-2023-12-20-012335-a), що такі невідповідності у відповідності до пункту 43 Особливостей підлягають усуненню.
Наданим учасником паспорту якості на бензин автомобільний А-95-Євро5-ЕО, яким визначений гарантійний термін зберігання – 6 місяців від дати виготовлення, та на дату подання тендерної пропозиції гарантійний строк пропонованого товару минув, що стало підставою відхилення тендерної пропозиції учасника
Замовник по змісту тендерної документації, а саме в частині «Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, в тому числі відповідна технічна специфікація» не чітко встановив вимогу про надання учасником інформації/документів, які підтверджують якісні та технічні характеристики предмету закупівлі, тобто замовником не було встановлено переліку документів, які підтверджують технічні та якісні характеристики предмету закупівлі та відповідно вимог до таких документів та до предмету закупівлі, в тому числі гарантійного терміну зберігання товару.
Учасником на власний розсуд надано сертифікат відповідності та паспортом якості на відповідність Бензину А-95 вимогам ДСТУ 7687:2015, тобто надані ті документи, які передбачені Законом України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності» та відповідають вимогам документації. При цьому інших вимог у тендерній документації замовником не було встановлено.
Тому, розглядаючи пропозицію скаржника замовник допустив помилку в частині аналізу документів щодо тих вимог, які були відсутні в тендерній документації замовника та відхилив пропозицію скаржника фактично виходячи із своїх припущень.
Відсутність документів, які підтверджують інформацію про відповідність пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі, встановленим замовником відповідно до додатку 2 Документації є підставою для відхилення тендерної пропозиції учасника
Замовником встановлена вимога у тендерній документації про надання учасником документів, які мають підтвердити інформацію про технічні та якісні характеристики предмету закупівлі. Зі змісту вимог тендерної документації учасник мав би підтвердити всю інформацію, яка зазначена замовником у пп. 1.6. , 1.7., 1.8. Додатку № 2 до тендерної документації.
Водночас, у складі Пропозиції переможця ТОВ "У_" відсутні документи, які б підтверджували інформацію про відповідність запропонованого Товару учасником Технічній специфікації:
- згідно п. 1.6. Додатку № 2 - На запропонований товар під час його транспортування, виробництва, тощо повинні застосовуватися заходи із захисту довкілля, передбачені законодавством України;
- згідно п. 1.7. Додатку № 2 - Об’єм партії палива визначається Замовником самостійно та доводиться до Учасника відповідною заявкою.
- згідно п. 1.8. Додатку № 2 - Розрахунки за товар здійснюватимуться за фактом їх отримання на підставі видаткової накладної. Оплата поставки Товарів буде здійснюватися з розрахунку потреб Замовника на місяць.
- згідно п. 1.6.5. Додатку № 2 - Учасник повинен мати єдині зразки талонів або паливних смарт-карток, за якими буде можливість заправки на всіх запропонованих Учасником АЗС. За бажанням Замовник може працювати за талонами або паливними смарт-картками на свій вибір.
Тобто, замовником під час розгляду пропозиції переможця припущена помилка в частині того, що замовником не перевірено пропозицію переможця на предмет того чи підтверджена переможцем інформація, яка була викладена замовником у пунктах 1.6, 1.7, 1.8 додатку №2 до тендерної документації.
Учасником надано копії сертифікату відповідності та паспорту/сертифікату якості на Бензин А95 Євро5 Е0 відповідно до ДСТУ 7687:2015, а не сертифікату відповідності та паспорту/сертифікату якості саме на бензин А95 Євро5 Е5 відповідно до ДСТУ 7687:2015 є підставою для відхилення пропозиції такого учасника
У даному випадку замовник не припустився помилки, а навпаки здійснив розгляд тендерної пропозиції у відповідності до вимог тендерної документації. Тобто, у документації було чітко визначено, що учасник на підтвердження якісних та технічних характеристик має надати сертифікат відповідності / паспорт якості на Бензин А95 Євро5 Е5 відповідно до ДСТУ 7687:2015, а учасником було надано сертифікат відповідності / паспорт якості на Бензин А95 Євро5 Е0 відповідно до ДСТУ 7687:2015, що є підставою для відхилення тендерної пропозиції.
Також, варто звернути увагу на те, що у разі наявності в умовах тендерної документації вимог наступного змісту « учасник може пропонувати товар технічні та якісні характеристики якого є не гіршими або товар, що пропонується учасником може бути кращим за технічними та якісними характеристиками», то в такому випадку замовник міг би прийняти пропозицію учасника , який запропонував Бензин А95 Євро5 Е0 відповідно до ДСТУ 7687:2015.
Відсутня довідка у довільній формі щодо погодження із продовженням терміну дії невикористаних замовником талонів та щодо зобов’язань учасника дотримуватися загальних засад цивільного законодавства та усіх вимог нормативно-правових актів, що регламентують господарську діяльність, у тому числі з питань захисту довкілля – підстава для відхилення тендерної пропозиції учасника
Під час розгляду пропозиції переможця, замовник розцінив надану у гарантійному листі від 14.11.2023 № 1106/2 інформацію, яка стосується терміну дії зазначених талонів або скетч-карток, водночас у даному гарантійному листі відсутня інформація про те, що учасник у разі закінчення терміну дії талонів/скретч-карток невикористаних Замовником обміняє ці талони протягом робочих днів з дати звернення на аналогічні саме з незакінченим строком дії без додаткової за це оплати Замовником або продовжити саме термін використання наявних у Замовника талонів та інформації, що під час постачання товару учасник зобов’язується дотримуватися загальних засад цивільного законодавства та усіх вимог нормативно-правових актів, що регламентують господарську діяльність, у тому числі з питань захисту довкілля.
Якщо розглядати саму інформацію, яку вимагав замовник та мав підтвердити учасник закупівлі, то по своїй суті така інформація під час проведення закупівлі не мала, як такого значення, а такі вимоги замовнику варто було б включити до умов проекту договору поставки, і в такому випадку учасник, який став переможцем і підписав договір поставки мав би виконувати такі зобов’язання в цій частині, але уже на етапі його виконання, а не під час проведення закупівлі.
Тому, відсутність такої інформації, яка мала бути надана учасником стала підставою для відхилення тендерної пропозиції, як така що не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, що не було здійснено замовником.
Підсумки
Розглядаючи тендерні пропозиції учасників замовнику слід керуватися виключно тими вимогами, які були у змісті тендерної документації, та у разі виявлення невідповідностей або недоліків, враховуючи практику АМКУ правильно прийняти рішення про надання 24 години на усунення невідповідностей чи відхилити тендерну пропозицію учасника з наведенням обгрунтувань такого відхилення.