Аналізуємо підставу для укладання «прямого» договору про закупівлю: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку із виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником відповідних строків за Особливостями

У даному матеріалі проаналізуємо одну із підстав для здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для закупівлі товарів та послуг (окрім поточного ремонту), 200 тис. грн для закупівлі послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для закупівлі робіт, а саме: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку із виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.

19.10.2022 набрала чинність постанова Кабміну від 12.10.2022 № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Особливості), який розроблений на виконання пункту 3-7 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон). 

Тож, розберемо дане виключення, яке може використати замовник та з’ясуємо складові такого виключення, а  саме:

• нагальна потреба у здійсненні закупівель;
• виникнення об’єктивних обставин;
• неможливість дотримання замовників строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу;
• має бути документально підтверджено.

Нагальна потреба у здійсненні закупівель

Аналізуючи законодавство, віднайти визначення що таке «нагальна потреба» не було можливим, так як законодавець не визначив такого значення, тому скеровуємо до «словника української мови». У Словнику наведене значення нагальний – це якого не можна відкласти, терміновий, негайний, життєво необхідний, дуже потрібний, настійний, пекучий, раптовий, несподіваний. Тобто, нагальною потребою закупівлі є те, що не можна відкласти, термінова закупівля, життєво необхідно та дуже потрібна.

Виникнення об’єктивних обставин

Що є об’єктивними обставинами Мінекономіки, як Уповноважений орган, роз’яснили у своїй відповіді на запит 1592/2020 так:

«коли існуючі обставини, наявні у замовника на конкретний момент, через об’єктивні причини спричиняють необхідність здійснення закупівлі та при цьому унеможливлюють дотримання строків для проведення спрощеної закупівлі, замовник самостійно приймає відповідне рішення, яке має бути аргументованим та за потреби підтверджуватись документально».

Водночас у словнику української мови міститься значення слова об'єктивний - який існує поза людською свідомістю і незалежно від неї; незалежний від волі, бажань людини; протилежне суб'єктивний. Тобто, із значень словника та роз’яснень Мінекономіки можна зробити висновок, що об’єктивною обставиною можна вважати обставину (сукупність умов у яких що небуть відбувається), наявні у замовника на конкретний момент, та яка не залежала від замовника, та яку спланувати не можна було.

Неможливість дотримання замовників строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу

У даному випадку потрібно аналізувати як строки проведення відкритих торгів, визначенні Особливостями так і строки проведення закупівлі шляхом застосування електронного каталогу, згідно порядку встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020  № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу». Отож,

• мінімальні строки встановленні Особливостями для проведення відкритих торгів (без оскарження процедури) – 14 календарних днів (строк оприлюднення оголошення + день аукціону + строк розгляду пропозицій + мінімальний строк укладання договору про закупівлі);
• мінімальні строки проведення закупівлі шляхом застосування електронного каталогу через запит цінових пропозицій 5 робочих днів (подання запиту цінових пропозицій та відбір постачальна + підтвердження постачальника замовлення замовника + строк укладання договору).

Тобто, замовнику потрібно обґрунтувати неможливість дотримання строків та відкласти закупівлю товарів, послуг та робіт на строк достатній для проведення відкритих торгів або застосування електронного каталогу для товару або його відсутність у каталозі товарів. 

Наявність документального підтвердження

Насправді, згідно Особливостей дана підстава надає можливість замовнику укладати договори на закупівлю будь-яких товарів, робіт та послуг, не обмежуючись сумою потреби, якщо замовник зможе довести, вищенаведені обстави та окрім того замовник має мати документи, які підтверджують ті чи інші обставини.

Тож замовник перед тим, як застосувати дану підставу для укладання прямого договору про закупівлю має перевірити чи може він закупити необхідний товар через електронний каталог (якщо ні, то рекомендую підтвердити скріном, так як пропозиції можуть доповнюватися) та довести неможливість здійснення закупівлі через електронний каталог.

Важливо! Дана підстава надає право укласти договір без застосування порядку проведення відкритих торгів та / або електронного каталогу виключно на нагальну потребу, ту що замовник не міг передбачити, яка не залежала від волі замовника, та немає можливості дотриматися строків проведення  відкритих торгів чи застосування електронного каталогу та має документи, які такі факти це підтверджують.

Для прикладу:

Замовник має у власності будівлю. У зв’язку із зміною та погіршенням погодних умов пошкодилося покрівлі даху. За результатами огляду пошкоджень встановлено, що пошкодження мають значиме значення для збереження цілісності будівлі та є критичними, про що складений відповідний акт. Також, з метою визначення виду робіт, які необхідно провести та визначення переліку матеріалів, які потрібні для проведення робіт, відповідно замовник складає дефектний акт або інший необхідний документ. На підставі складених документів замовник має змогу отримати цінові пропозиції потенційних виконавців та визначити очікувану вартість предмету закупівлі. Орієнтована вартість закупівлі визначена у розмірі 1 600 000 грн, а відтак Особливостями передбачено проведення відкритих торгів.

Дії замовника та орієнтовний перелік документів, які має підготовити замовник задля укладання договору про закупівлю, за виключеннями передбачених підпунктом 4 пункту 13 Особливостей:

1. замовник складає акт, яким фіксує пошкодження покрівлі із зазначенням обставин, що зумовили таке пошкодження;
2. готує дефектний акт або інший документ, яким визначено об’єми робіт та матеріалі;
3. запитує інформацію щодо необхідних строків для здійснення закупівлі та обґрунтування таких строків;
4. на підставі дефектного акту або іншого документу формує запит цінових пропозицій та направляє на потенційних виконавців;
5. після отримання цінових пропозицій від потенційних учасників визначає орієнтовану вартість закупівлі та обирає виконавця  / підрядника за найменшою ціною;
6. готує обґрунтування (протокол уповноваженої особи) для укладання договору про закупівлю без застосування електронної системи закупівлі. В обґрунтуванні зазначає, що дану закупівлю замовник не міг передбачити, як планову закупівлю, оскільки пошкодження виникли внаслідок погодних обставин, які передбачити не міг замовник та, які не залежали від волі замовника. Також вказати строки проведення відкритих торгів за Особливостями, які неможливо дотриматися у зв’язку із непередбаченою ситуацією (наприклад зміна погодних умов тощо);
7. укласти договір про закупівлю та протягом 10 днів оприлюднити звіт про укладений договір без використання електронної системи закупівель.

Важливо! Якщо замовник проведе закупівлю більше ніж через 2 тижні після дати складання акту пошкодження покрівлі, наприклад у зв’язку з очікуванням бюджетних призначень, замовнику буде дуже важко довести неможливість дотримання строків для проведення відкритих торгів, адже за цей час замовник міг провести відкриті торги.