Дорожня карта закупівельника для проведення закупівлі без використання електронної системи закупівель по виключеннях з контрольними точками (згідно пункту 13 Особливостей)

Одним із початкових етапів здійснення закупівлі є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Водночас визначаючи очікувану вартість закупівлі замовникам слід керуватися принцип максимальної економії, який визначений в статті 5 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон), а також враховувати положення, які містяться в наказі Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі».   

Одним із найефективніших способів визначення очікуваної вартості закупівлі є запит комерційних (цінових) пропозицій, який замовникам варто використовувати при визначенні очікуваної вартості закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей. Приклад такого запиту за посиланням. 

При цьому, замовникам при визначенні очікуваної вартості закупівлі варто враховувати особливості закупівель згідно пункту 13 Особливостей, зокрема, приписи підпункту 6 пункут 13 Особливостей, який визначає — «…сума договору про закупівлю не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено через відсутність достатньої кількості учасників процедури закупівлі (учасника процедури закупівлі)…». 

Оформлення протоколу уповноваженої особи. Стаття 11 Закону передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

Тому з огляду на те, що включення закупівлі до річного плану здійснюється за рішенням уповноваженої особи, замовнику при включенні закупівлі до річного плану необхідно сформувати протокол. 

Оформлення протоколу. При прийнятті рішення щодо проведення закупівлі без використання електронної системи закупівель на підставі пункту 13 Особливостей в протоколі замовнику необхідно вказати конкретний абзац/підпункт, на підставі якого здійснюється закупівля та вказати пункт13 Особливостей. Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно приймати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель на підставі пункту 13 Особливостей.   

Приклади протоколів доступні за посиланням. 

Строки для оприлюднення РП чи змін до нього становлять п’ять робочих днів з дня затвердження річного плану (або змін) до нього. 

Абзац 1 пункту 17 Особливостей передбачає, що договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої — п’ятої, сьомої — дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей. 

З огляду на те, що договір, який укладається на підставі пункту 13 Особливостей є договором про закупівлю, замовнику необхідно в такому договорі передбачити підстави для внесення змін до істотних умов договору, які визначені в пункті 19 Особливостей та визначити порядок внесення змін по кожній з них. 

У відповідності до Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» замовники, а саме головні розпорядники бюджетних коштів (розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня), суб`єкти господарювання державного сектору економіки зобов’язані готувати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.  

Однак оприлюднювати таке обґрунтування на сайті обов’язку немає. 

Детальніше про це питання читайте в статті Чи потрібно оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі при укладенні прямих договір згідно виключень, які передбачені Особливостями? 

Укладення «прямого» договору. Особливістю здійсненні закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей є те, що здійснення закупівлі відбувається в неконкурентний спосіб.  

Водночас здійснюючи закупівлі згідно розглядуваної норми замовникам слід враховувати, що згідно певних підстав укласти договір замовники можуть виключно з конкретно визначеними суб’єктами, до прикладу, згідно підпунктів 5, 7, та 8 пункту 13 Особливостей. 

Підготовка обґрунтування підстави для здійснення. При здійсненні закупівлі згідно пункту 13 Особливостей замовники повинні підготувати обґрунтування обраної замовника підстави, адже пункт 13 Особливостей законодавчо зобов’язує готувати обґрунтування застосування будь-якої підстави, що визначена цим пунктом. 

Який документ може виступати обґрунтуванням для здійснення закупівлі? Законодавство безпосередньо не визначає, який документ може бути в якості обґрунтування. Проте, з аналізу положень нормативно-правових актів можна дійти до висновку, що такими можуть бути: постанови, рішення, накази, розпорядження. 

Окрім цього, обґрунтуванням може бути й протокольне рішення уповноваженої особи. Але такий документ має бути погоджений (затверджений) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. 

На що звернути увагу! В обгрунтуванні (розпорядчому рішенні замовника або в іншому документі) рекомендуємо зазначати: 

• цитату законодавства, якою керується уповноважена особа під час укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару; 
• обґрунтування застосування обраної підстави для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару. В обґрунтуванні варто наводити переконливі аргументи, а для цього уявіть себе аудитором, який прийшов перевіряти таку закупівлю; 
• документальне підтвердження аргументів, що підтверджують необхідність застосування виключення, визначеного пунктом 13 Особливостей. Законодавчо не визначено обов’язку додавати документальне підтвердження, але воно фактично буде підкріплювати аргументацію замовника.  

Законодавча норма. Абзац тридцять четвертий пункту 13 Особливостей, пункт 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону. 

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання есз, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для закупівлі. При здійсненні закупівлі згідно пункту 13 Особливостей замовник зобов’язаний опублікувати в електронній системі закупівель разом зі звітом, договір та додатки до нього у форматі PDF, а також обґрунтування підстави для закупівлі, а також запит від Збройних сил,  інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів (якщо договір укладено за пп. 21 п. 13 Особливостей), не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору. 

При цьому,  договір про закупівлю та додатки до нього, а також відповідний запит (якщо договір укладено за пп. 21 п. 13 Особливостей) у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей будуть приховані електронною системою закупівель та оприлюднюються автоматично в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.  

Обрання в есз підстави для здійснення закупівлі та обґрунтування закупівлі. При публікації звіту з недавнього часу до функціоналу майданчиків було додано два електронні поля: «підстава» та «обґрунтування» закупівлі.  

Тому замовник оприлюднюючи звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель у відповідності до вимог пункту 13 Особливостей, повинен заповнити два електронних поля: 

• перше: передбачає конкретний список, сформований на основі виключень, передбачених у вищезазначеному пункті Особливостей; 
• друге: замовник може зазначити обгрунтування ще й у текстовій формі відповідного електронного поля, яке ним готується у вигляді окремого документа.  

Законодавча норма. Пункт 19 Особливостей, стаття 10 Закону та Порядок № 1082. 

Можливість внесення змін до договору про закупівлю. Вносити зміни до істотних умов договору про закупівлю замовники можуть виключно у відповідності до пункту 19 Особливостей.  

Натомість вносити зміни до неістотних умов договору сторони договору повинні на підставі загальних правил ЦКУ, ГКУ та самого договору. 

Оприлюднення інформації. У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів:  повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; додаткову угоду у форматі PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін. 

Законодавча норма. Пункт 4 Особливостей та пункт 12 частини 1 статті 10 Закону 

Звіт про виконання договору про закупівлю. Абзац 1 пункту 4 Особливостей зобов’язує замовників звітувати у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей.  

Проте, задля уникнення ризиків здійснення моніторингу рекомендуємо також замовникам публікувати звіт про виконання договору і при виконанні договорів про закупівлю, які укладені відповідно до пунктів 13 Особливостей. При цьому, у замовника відсутній обов’язок зазначати країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі під час звітування.