Додаткова потреба: як визначати, алгоритм дій та приклади

Непоодинокі випадки трапляються у замовників, коли виникає додаткова потреба у закупівлі товарів, робіт та послуг, яку замовник не міг передбачити на початку року, тому таким замовникам потрібно зрозуміти що можна вважати додатковою потребою у розумінні Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) та в яких випадках це є новим предметом закупівлі. Цьому питанню й присвячено даний матеріал.

У відповідності до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон). Детальніше про планування закупівель читайте у статті розміщеній на платформі TNDR. «Планування закупівель за Особливостями».

Абзацом 3 пункту 15 Особливостей визначено, що якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена; замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених Особливостями.

Умови застосування

Дано норма має п’ять умов застосування, які мають бути виконані одночасно:

1. виникла додаткова потреба;
2. замовник не міг передбачити таку потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі;
3. тотожний предмет закупівлі;
4. за таким предметом закупівлі, закупівля вже була здійснена;
5. попередня закупівля була здійснена у поточному році.

Умова № 1. Виникла додаткова потреба

Для повного розуміння тлумачення визначення «додаткова потреба» звертаємося до «Словника української мови», адже жоден нормативно-правовий акт такого визначення не містить:

• додатковий - який є додатком до чого-небудь;
• потреба -необхідність у кому -, чому -небудь,  що вимагає задоволення; потрібність. Коли є (буде) потреба; У разі потреби - якщо виникає (виникне) необхідність. Те, без чого не можна обійтись; вимоги, які необхідно задовольнити.

Тобто, «додатковою потребою» можна вважати «необхідним додатком» у закупівлі товарів, робіт та послуг. Для прикладу:

замовник у січні здійснив закупівлю електричної енергію на обсяг – 128,5 тис. кВт/год. У квітні замовнику передали на баланс додаткову будівлю (рішення від березня місяця), відповідно він має й цю будівлю забезпечити електричною енергією, тому йому необхідно здійснити додаткову закупівлю електричної енергії на обсяг – 87 тис. кВт/год. В даному випадку у замовника виникла додаткова потреба.

Умова № 2. Замовник не міг передбачити таку потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі

Друга умова звужує коло випадків для застосування такої підстави, адже окрім того, що у замовника виникла додаткова потреба, він має розуміти та довести, що він її не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі (положення абзацу 3 пункту 15 Особливостей). Розглянемо на попередньому прикладі:

замовник у січні здійснив закупівлю електричної енергію на обсяг – 128,5 тис. кВт/год. У квітні замовнику передали на баланс додаткову будівлю (рішення від березня місяця), відповідно він має й цю будівлю забезпечити електричною енергією, тому йому необхідно здійснити додаткову закупівлю електричної енергії на обсяг – 87 тис. кВт/год. Враховуючи, що рішення щодо передачі будівлі було прийняте у березні місяці, замовник під час планування закупівлі (наприкінці попереднього року) та під час її проведення (у січні) не міг передбачити відповідну потребу. Тому в даному випадку він може це обґрунтувати та документально підтвердити відповідним рішенням, яке прийнято у березні місяці.

Проте, якби таке рішення про передачу будівлі було прийнято у грудні попереднього року або у січні поточного року, то замовник не зміг би застосувати положення абзацу 3 пункту 15 Особливостей.

Умова № 3.  Тотожний предмет закупівлі

Відповідно до Академічний тлумачний словник української мови тотожний - такий самий, однаковий з чимсь, цілком подібний до чогось, схожий один з одним за своєю суттю й зовнішніми ознаками та виявом. Згідно з пунктом 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. В свою чергу Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки 15.04.2020 № 708.

Відповідно тотожній предмет закупівлі визначається за своєю суттю та показником відповідної цифри Єдиного закупівельного словника з урахуванням Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708.

Важливо відзначити, що із положень як Закону так й Особливостей випливає, що замовники мають керуватися своєю річною потребою у необхідних обсягах товарів, робіт та послуг. Окрім цього згідно з пунктом 6 Особливостей замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної Особливостями.

Для прикладу:

продовжимо тему із закупівлею електричної енергії закупівлю електричної енергії. Замовник у січні здійснив закупівлю електричної енергію на обсяг – 128,5 тис. кВт/год. У квітні замовнику передали на баланс додаткову будівлю (рішення від березня місяця), відповідно він має й цю будівлю забезпечити електричною енергією, тому йому необхідно здійснити додаткову закупівлю електричної енергії на обсяг – 87 тис. кВт/год. В даному випадку замовник може вважати це додатковою потребою, адже він вже здійснив закупівлю за тотожнім предметом закупівлі - 09310000-5 Електрична енергія.

Умова № 4. За таким предметом закупівлі, закупівля вже була здійснена

Не менш важливою умовою є попереднє проведення закупівлі за тотожним предметом закупівлі. Тобто замовник має право застосувати положення абзацу 3 пункту 15 Особливостей за умови попереднього проведення публічної закупівлі за тим самим предметом закупівлі. Для прикладу:

замовником у січні місяці закуплено бензин А-95 з обсягом 100 тис. л. У червні місяці замовнику було передано на баланс додатковий автомобіль, тому постає необхідність дозакупити бензин А-95 у обсязі 27 тис. л.

Так як замовник здійснював закупівлі тотожного предмета закупівлі у січні, він має право застосувати норму визначену абзацом 3 пункту 15 Особливостей.

Розглянемо ще один приклад:

замовником заплановано здійснення закупівлі бензину А-95 в обсязі 100 тис. л., яка станом на кінець січня не проведена. На початку лютого у замовника з’явилася додаткова потребу у бензині А-95 в обсязі 34 тис. л. у зв’язку з передачею на баланс додаткового автомобіля.

Тож в даному випадку замовник не може вважати додатковий обсяг новим предметом закупівлі, а має обирати вид закупівлі з урахування річної та додаткової потреби.

Умова № 5. Попередня закупівля була здійснена у поточному році

Останньою умовою застосування положень абзацу 3 пункту 15 Особливостей є здійснення закупівлі у поточному році. Зверніть увагу, що не на потребу поточного року, адже зазвичай замовники здійснюють закупівлю на потребу поточного року у попередньому, а саме: у поточному році. Тому провівши закупівлю, наприклад на потребу 2023 року у грудні 2022 року, замовник не зможе вважати новим предметом закупівлі та відповідно керуватися очікуваною вартістю додаткової потреби у такому випадку. Для прикладу:

у грудні 2022 року замовником здійснено закупівлю електричної енергію на обсяг – 128,5 тис. кВт/год. У березні замовнику передали на баланс додаткову будівлю (рішення від березня місяця), відповідно він має й цю будівлю забезпечити електричною енергією, тому йому необхідно здійснити додаткову закупівлю електричної енергії на обсяг – 87 тис. кВт/год. Але під час визначення виду закупівлі він має враховувати річний обсяг закупівлі та не може вважати додаткову потребу, так званим, новим предметом закупівлі, адже у поточному році він не проводив закупівлю за тотожним предметом.