Чи варто діючій уповноваженій особі перевіряти наявність звітування за закупівлями, які були проведені попередньою уповноваженою особою

Відповідно до пункту 4 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону. 

Натомість публікувати звіт про виконаний договір про закупівлю при здійсненні закупівель на підставі пунктів 9, 11, 11-1, 11-2, 13 та 90 Особливостей замовники не зобов’язані. 

Однак необхідно звернути увагу на те, що відповідно до пункту 23 Особливостей, Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі». 

Розглянемо в яких випадках оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель: 

1. Відповідно до абзацу 5 пункту 9 Особливостей, під час здійснення публічних закупівель, передбачених цим пунктом, без використання електронної системи закупівель замовники повинні відповідно до Закону дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель, зокрема максимальної економії, ефективності, запобігання корупційним діям і зловживанням, та за результатами їх здійснення за умови, що вартість закупівлі становить або перевищує 50 тис. гривень, оприлюднювати в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту; 

2. Пунктом 11 Особливостей визначено, що для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов'язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. 

У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. грн, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. 

3. За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до пункту 13 Особливостей, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону. 

Відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні в разі здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель, за умови що вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору; 

4. Відповідно до пункту 68 Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу» № 822 від 14.09.2020, за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону. 

5. Згідно абзацу 3 пункту 80 Особливостей, у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, замовники здійснюють закупівлі: товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, шляхом укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель або в порядку, передбаченому абзацом другим цього пункту, з урахуванням положень, визначених цим розділом особливостей. 

При цьому пунктом 90 Особливостей визначено, що з а результатами закупівлі без застосування електронної системи закупівель, здійсненої відповідно до абзацу 3 пункту 80 цих особливостей, замовник не пізніше ніж через три робочих дні з дня укладення договору про закупівлю оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. У такому звіті у полі «Донор» замовник зазначає інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility. 

Тому у вищеперелічених випадках, коли оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, які підлягають моніторингу, замовникам доцільно оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю з метою мінімізації ризику початку моніторингу. 

Щоб визначити строки щодо звітування про виконання договору про закупівлю необхідно звернутися до абзацу 1 пункту 4 Особливостей, в якому визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону. 

В свою чергу, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону визначає, що звіт про виконання договору про закупівлю публікується замовником протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання. 

Таким чином в замовника наявний обов’язок щодо звітування протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох наступних подій: 

• виконання сторонами договору про закупівлю; 
• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами; 
• його розірвання. 

Рекомендуємо також ознайомитись із матеріалами «Звіт про виконання договору про закупівлю: що потрібно знати замовнику» та «Що таке звіт про виконання договору про закупівлю?». 

Причини згідно, яких варто перевірити наявність звітування за закупівлями, які були проведені попередніми УО 

Для того, щоб визначитися чи варто перевіряти наявність звітування про виконання договору про закупівлю за результатами закупівель, які були здійсненні до діючої уповноваженої особи необхідно визначити причини необхідності здійснення такої перевірки: 

• діюча уповноважена особа визначена відповідальною за завершення переданих їй закупівель, які були розпочаті до неї. 

Якщо уповноважена особа визначена відповідальною за завершення переданих їй закупівель, то вона зобов’язана завершити закупівлі розпочаті до неї. Саме звітування про виконання договору про закупівлю свідчить про те, що сторони виконали свої зобов’язання або такий договір з різних причин був розірваний. 

За неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю уповноважена особа буде нести відповідальність визначену у частині 1 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а саме: неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 грн.), але за умови, якщо строки визначені законодавством припадають на період дії її повноважень. В іншому випадку відповідальність буде нести попередня УО. 

• ризик початку моніторингу закупівель органами ДАСУ по яких відсутній звіт про виконання договору про закупівлю. 

Частина 3 статті 8 Закону визначає, що повідомлення про прийняття рішення про початок моніторингу процедури закупівлі орган державного фінансового контролю оприлюднює в електронній системі закупівель протягом двох робочих днів з дня прийняття такого рішення із зазначенням унікального номера оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі, присвоєного електронною системою закупівель, та / або унікального номера повідомлення про намір укласти договір про закупівлю у разі застосування переговорної процедури закупівлі, а також опису підстав для здійснення моніторингу процедури закупівлі. 

Відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 8 Закону моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії. 

З огляду на викладене, Державна аудиторська служба може проводити моніторинг закупівлі тільки до закінчення строку дії договору / договору про закупівлю. Але необхідно врахувати Позицію Верховного суду в Постанові Касаційного адміністративного суду Верховного суду України по справі № 200/5201/22 від 29.11.2023 розглянуту в матеріалі «Чи може ДАСУ перевірити «прямий» договір після закінчення строку його дії», яка зводиться до того, що належним підтвердженням виконання сторонами умов договору про закупівлю при закінчення строку його дії можна вважати опублікований замовником в електронній системі закупівель звіт про виконання цього договору. Відповідно, не опублікування звіту про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель дає підстави вважати, що строк (термін) дії договору про закупівлю не закінчився. 

З цього висновується, що при закінченні строку дії договору про закупівлю, який визначений в такому договорі, за відсутності в електронній системі закупівель звіту про виконання такого договору, орган державного фінансового контролю вправі провести моніторинг процедури закупівлі. 

Отже, Державна аудиторська служба може здійснювати моніторинг закупівель, в яких строк (термін) дії договору про закупівлю закінчився за умови відсутності в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю, який є належним підтвердженням виконання сторонами умов договору про закупівлю при закінченні строку його дії. Вчасне оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю призводить до неможливості здійснення моніторингу такої закупівлі в подальшому, тобто після оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю аудитори не зможуть здійснювати моніторинг такої закупівлі. 

• попередження майбутніх порушень та усунення триваючих порушень. 

Таким чином приходимо до висновку, що у разі покладання на уповноважену особу обов’язків щодо  завершення переданих їй закупівель, така уповноважена особа повинна здійснити перевірку переданих їй закупівель, в тому числі на предмет звітування про виконання договору про закупівлю та відповідно у разі наявності підстав для звітування здійснити оприлюднення звіту про виконання такої закупівлі. Адже за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю уповноважена особа буде нести адміністративну відповідальність. 

У випадку, якщо уповноважена особа не відповідальна за завершення закупівель, які були проведені попередньою уповноваженою особою, діюча уповноважена особа може здійснити перевірку закупівель на предмет звітування про виконання договору про закупівлю для виявлення закупівель по яких  можливий ризик проведення моніторингів Державною аудиторською службою, а також для попередження майбутніх та усунення можливих триваючих порушень. 

При виявлені закупівель, по яких необхідно оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю, рекомендуємо звернутися до керівника замовника в письмовій формі з повідомленням про виявлення закупівель по яким допущені порушення публічного законодавства попередньою уповноваженою особою та по яким можливе в майбутньому порушення, а також зазначити їх перелік. Лише на підставі розпорядчого рішення керівника замовника або іншого документа по вказаним закупівлям за наявності підстав визначених публічним законодавством оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю. 

Як знайти закупівлі, по яких не оприлюднений звіт про виконання договору про закупівлю 

Перевірити закупівлі, які по яким необхідно оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю можливо за допомогою фільтрів на електронному майданчику, на якому зареєстрований замовник або скористатися публічним модулем аналітики BI Prozorro. 

Покроково розглянемо як використати BI Prozorro для визначення закупівель, по яких не оприлюднений звіт про виконання договору про закупівлю. 

1. Заходимо на сайт https://bi.prozorro.org/ та відкриваємо Додаток «13.Етап договорів»: 

2. Переходимо на лист «Відбори», в якому за допомогою фільтрів можна обрати договори: 

3.  Обираємо фільтр «Організатор», натискаємо на нього, вводимо код ЄДРПОУ установи: 

4.  Далі через фільтр «Підстатус договору» обираємо  «активний» статус договору: 

5. Після цього обираємо фільтр «Тип методу закупівлі», а в ньому вибираємо вид закупівлі, за якими необхідно прозвітувати про виконання договору: 

6. Далі обираємо фільтр «Дата планового закінчення дії договору (згідно договору)» та обираємо за який період мали завершитися договори, які шукаємо або дату завершення договору. 

Наприклад, якщо  необхідно знайти всі договори, що мали завершитись за період з 1 січня до 31 грудня 2025 року включно, тоді необхідно прописати в пошуку такий вираз >=01.01.2025<=31.12.2025. 

Якщо потрібно знайти всі договори, про які не було прозвітовано і в попередні роки, то тоді необхідно прописати в пошуку вираз так  <=31.12.2025. 

7. Потім переходимо на лист «Договори» натиснувши кнопку Листи. 

8. Отримуємо готову таблицю з переліком договорів  сформовану за вибраними фільтрами, по яким відсутній звіт про виконання договору про закупівлю. Дану таблицю можна завантажити на  комп’ютер. Для цього у будь-якому її місці необхідно натиснути правою кнопкою миші та вибрати «Завантажити як …» та обрати формат завантаження даних. 

Підсумки 

Таким чином, з аналізу вищевикладеного приходимо до висновку, що діючій уповноваженій особі варто перевіряти наявність звітування про виконання договору про закупівлю, які були проведені попередньою уповноваженою особою, не тільки у випадку, коли діюча уповноважена особа призначена відповідальною за завершення переданих їй закупівель, а й в протилежному випадку (не призначена). Адже здійснення такої перевірки, виявлення закупівель, по яким не оприлюднено звіт про виконання договору, а також здійснення дій спрямованих на попередження майбутніх та усунення триваючих порушень, зменшить ризики проведення моніторингів Державної аудиторської служби.