Чи потрібно замовнику готувати паперовий протокол, якщо він формується в ЕСЗ

Законодавство сфери публічних закупівель постійно змінюється та оновлюється, так само невпинно оновлюється й електронна система закупівель. І цього разу поява нового функціоналу системи ґрунтується на автоматичному формуванні електронною системою закупівель електронних протоколів. 

Тож пропонуємо розібрати у даному матеріалі яким чином поява нового функціоналу вплине на роботу уповноваженої особи, а також оцінити доцільність заміни паперового протоколу на сформований системою електронний протокол. 

Основні вимоги до формування протоколу уповноваженої особи 

Керуючись останнім абзацом частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

При оформленні протокольного рішення уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55. Більш детально тематику оформлення протокольного рішення уповноваженої особи відображено у матеріалі «Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати». 

Аналізуючи вимоги вищезазначених нормативно-правових актів, протокол повинен містити такі реквізити, як: 

1. Назва документа: протокольне рішення / протокол; 

2. Назва установи / організації, де складається протокол; 

3. Дата протоколу; 

4. Номер протоколу; 

5. Місце засідання / складення протоколу; 

6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини: 

6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа. 

6.2. В основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті. 

7. Підпис особи, яка складає протокол. 

Новий функціонал щодо формування протоколів в електронній системі закупівель 

На початку листопада в електронній системі закупівель з’явилися нові функціонали, в тому числі автоматичне формування рішень уповноважених осіб у вигляді електронних протоколів. 

Системою повинні формуватися такі види електронних протоколів: 

• протокол затвердження річного плану закупівель; 
• протокол продовження строку розгляду тендерної пропозиції/пропозиції; 
• протокол розгляду тендерних пропозицій; 
• протокол визначення переможця закупівлі та намір укласти договір про закупівлю; 
• протокол відхилення тендерної пропозиції/пропозиції; 
• протокол відміни закупівлі/лоту або визнання таким, що не відбувся. 

Замовнику додатково не потрібно вносити жодної інформації та здійснювати додаткові дії. Система автоматично вибиратиме необхідну інформацію, яка вносилась замовником під час здійснення закупівлі через систему, та формуватиме протокол.

Чи варто замовнику відмовитись від ведення протокольних рішень у паперовому варіанті на користь електронних протоколів, сформованих за новим функціоналом? 

Отож коли мова йде про рішення уповноваженої особи, частина 10 статті 11 Закону чітко визначає вид документа, яким воно має бути затверджене. А тому окрім загальним норм законодавства сфери публічних закупівель, замовнику слід врахувати ще й вимоги до формування такого документа, як протокол. 

В той же час форма протоколу, який формує електронна система за новим функціоналом, дещо різниться від вимог до протоколу, затверджених законодавством. Розглянемо деякі із таких відмінностей: 

• дата складання документа не завжди ідентична даті прийняття рішення. 

Приклад: згідно вимог частини 1 статті 4 Закону, замовник повинен оприлюднити річний план закупівель або зміни до нього на протязі п’яти робочих днів з дня його затвердження. Відповідно замовник має можливість прийняти рішення щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього –22.11.2024р., а безпосередньо оприлюднити його, наприклад, – 26.11.2024р. 

В такому разі протокол уповноваженої особи в паперовому вигляді буде затверджено датою його складання – 22.11.2024р. – у день прийняття уповноваженою особою відповідного рішення. А протокол за новим функціоналом сформовано із датою, коли на річний план чи зміни до нього накладено електронний підпис в електронній системі – 26.11.2024р. 

Відповідно такого поля, як «дата складання документа» в автоматично сформованому електронною системою закупівель протоколі не буде – лише «дата підпису». 

• відсутня нумерація у протоколі, сформованому за новим функціоналом. 

Реєстраційний індекс документа (номер протоколу) є обов’язковою складовою протокольного рішення, згідно вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». 

Відповідно при оформленні протоколів у паперовому вигляді, уповноважена особа має можливість зазначити номер протоколу. Натомість замовник не має можливості вносити будь-які корективи та самостійно зазначити відсутній номер у протоколі, який формує електронна система згідно нового функціоналу. 

• вираз «місце засідання / місце складання протоколу» не є ідентичним виразу «місцезнаходження замовника/організатора закупівлі». 

Відповідно в протоколі, який автоматично формує електронна система, інформація щодо місця засідання / місця складання протоколу відсутня. Натомість єдине поле, що містить адресу в такому електронному протоколі носить назву «місцезнаходження замовника/організатора закупівлі», що не задовольняє вимоги, передбачені законодавчими нормами. 

Вищезазначений перелік не є вичерпним, проте доводить, що заміняти паперові протоколи на електронні, сформовані за новим функціоналом, наразі не варто, так як такого роду дії призведуть до порушення законодавчих вимог. 

Натомість пропонуємо замовнику продовжувати оформлювати протокольні рішенні у звичній для уповноваженої особи формі, дотримуючись при цьому норм ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55. 

Підсумки 

Згідно частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. Окрім норм Закону, уповноваженій особі під час оформлення протокольного рішення варто ознайомитись та врахувати вимоги ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55. 

Варто відмітити, що формування протоколу у вигляді електронного документа, якщо така форма передбачена внутрішнім розпорядком замовника, не є порушенням. Проте таке протокольне рішення, як і протокол у паперовому вигляді, повинен містити усі необхідні елементи, передбачені законодавством. 

У той же час електронний протокол, сформований електронною системою закупівель за новим функціоналом, містить певні відмінності від вимог законодавства в частині формування протокольного рішення. А тому рекомендуємо замовникам, не зважаючи на появу електронних протоколів, сформованих за новим функціоналом, продовжувати оформляти протокольні рішення уповноваженої особи у тій же формі, що й до появи такого функціоналу – у паперовому вигляді або ж у вигляді електронного документа із врахуванням норм законодавства та правил внутрішнього розпорядку замовника.