Чи потрібно документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі

При плануванні закупівель всім замовникам доводиться проходити такий важливий етап як визначення очікуваної вартості закупівель. І на цьому етапі у замовника  може виникнути таке запитання, а  чи потрібно документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі? Тому у цьому матеріалі розберемо дане запитання

Що таке очікувана вартість та чим вона регламентується?

Для початку розглянемо поняття очікуваної вартості, яке міститься в Примірній методиці визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі  та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 (далі - Примірна методика):

очікувана вартість - розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.

Примірна методика застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами) (далі - Закон) та має рекомендаційний характер, що визначено пунктом 1 розділом 1 Примірної методики.

Оскільки, використання Примірної методика має рекомендаційний характер, тому її використання  можливе на розсуд замовника. Відповідно замовник може використовувати при розрахунку як Примірну методику так і власний затверджений порядок чи методику визначення очікуваної вартості. Але замовнику при визначенні очікуваної вартості необхідно дотримуватися принципу здійснення публічних закупівель згідно статті 5 Закону, а саме: максимальна економія, ефективність та пропорційність.

Детальніше ознайомитися з визначенням очікуваної вартості можна в матеріалі: Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі: що врахувати замовникам

Чи визначає законодавство обов’язок документально підтверджувати очікувану вартість?

Аналізуючи Закон з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) можемо дійти висновку, що вони містять норми щодо зазначення інформації стосовно  очікуваної вартості предмета закупівлі, а вимоги щодо документального підтвердження та особливостей визначення очікуваної вартості в цих законодавчих документах відсутні. При цьому Примірна методика також не встановлює вимог щодо документального підтвердження очікуваної вартості.

Проте, пропонуємо далі продовжити аналізувати норми законодавства та звернемося до постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (далі – Постанова № 710). Підпункт 1 пункту 4 Постанов № 710 містить положення рекомендувати з урахуванням затверджених цією постановою заходів:

1) органам місцевого самоврядування - затвердити заходи щодо ефективного та раціонального використання бюджетних коштів, а також забезпечити оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості та / або розміру бюджетного призначення на власному веб-сайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.

Пункт 4-1 Постанови № 710 визначає, що головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня), суб’єктам господарювання державного сектору економіки з метою прозорого, ефективного та раціонального використання коштів забезпечити:

• обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі;
• оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.

Як бачимо Постанова № 710 встановлює вимоги до певних замовників та видів закупівель забезпечити обґрунтування очікуваної вартості предмета закупівлі та в складі «загального» обґрунтування оприлюднити на власному веб-сайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель. Для головних розпорядників бюджетних коштів (розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня) та суб’єктів господарювання державного сектору економіки вимоги містять зобов’язальний характер.

В той же час Постанова № 710 не встановлює вимог до обґрунтування очікуваної вартості предмета закупівлі та відповідно до необхідності документального підтвердження очікуваної вартості предмета закупівлі. Тому замовники можуть скласти обґрунтування на власний розсуд.

Які документи може запитувати Держаудитслужба?

Доцільно звернути увагу на частину 5 статті 8 Закону, яка говорить, щопротягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.

Відповідно до пункту 23 Особливостей Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону.

Таким чином, Держаудитслужба  під час проведення моніторингу процедур закупівель та закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель має право запитувати інформацію та документи у замовника щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу.

Крім того відповідно до частини 1 статті 351-1 Кримінального кодексу України за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.

Розглянемо такі запити на пояснення Держаудитслужбою:

Моніторинг № UA-M-2023-10-04-000005, оголошення № UA-2023-06-08-010969-a

Витяг із запиту замовнику на пояснення: у межах проведення моніторингу закупівлі без використання електронної системи предмету «шифер 8-ми хвильовий 1,75х1,13» (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2023-06-08-010969-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини 5 статті 8 Закону та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабміну від 03.02.2016 № 43, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів) із наступних питань:

1. Яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість (надати інформацію та відповідні документи: аналіз ринку щодо цін,  листування з учасникам ринку тощо)?

Витяг з відповіді замовника на пояснення: 1. Щодо обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.

Очікувана вартість предмета закупівлі та, відповідно, розмір бюджетного призначення визначено методом порівняння ринкових цін. При визначенні очікуваної вартості закупівлі враховувалась інформація про ціни на товари, що містяться в мережі інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах постачальників відповідної продукції та в електронній системі закупівель «Prozorro».

Технічні, кількісні та якісних характеристик предмета закупівлі визначено відповідно до наявної потреби за результатами обстеження та обміру об’єктів, які необхідно відновити.

Для розрахунку вартості закупівлі взято за основу закупівельні ціни попередніх закупівель в нашому регіоні, а саме:

1. UA-2023-06-01-002667-a.
2. UA-2023-04-06-004906-a.
3. UA-2023-06-02-008482-a.

Відповідно до закупівлі № UA-2023-06-01-002667-a, договір №359 від 31.05.2023 року на суму 872,00 грн. в кількості 2 штуки, вартість 1 листа шиферу становить 436,00 грн.

Відповідно до закупівлі № UA-2023-04-06-004906-a, договір №25 від 05.04.2023 року на суму 3465,00 грн. в кількості 7 штук, вартість 1 листа шиферу становить 495,00 грн.

Відповідно до закупівлі № UA-2023-06-02-008482-a, договір №361 від 01.06.2023 року на суму 98880,00 грн. в кількості 240 штук, вартість 1 листа шиферу становить 412,00 грн.

Середня очікувана вартість закупівлі 1 листа шиферу становить: 436,00 + 495,00 +412,00 : 3 = 447,67 грн.

Очікувана вартість закупівлі становить 1500х447,00 = 670 500,00грн.

Крім цього, переглядались ціни на товар у прозоро маркеті (додається).

Моніторинг № UA-M-2023-05-19-000037, оголошення № UA-2023-04-04-002644-a

Витяг із запиту замовнику на пояснення: у межах проведення моніторингу процедури закупівлі послуг гідродинамічного очищення артезіанських свердловин (ДК 021:2015:76530000-7: Послуги з проведення внутрішньосвердловинних робіт) (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-04-04-002644-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини 5 статті 8 Закону, підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабміну від 03.02.2016 № 43, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів), а саме: надати інформацію та розрахунки з підтвердними документами щодо обґрунтування розміру витрат (бюджетних призначень), технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

Витяг з відповіді замовника на пояснення: Щодо розміру бюджетних призначень та очікуваної вартості закупівлі зазначаю наступне.

Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі обумовлено статистичним аналізом загальнодоступної інформації про ціну предмета закупівлі на підставі затвердженої центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері публічних закупівель, примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, а саме: згідно з пунктом 1 розділу ІІІ  Примірної методики.

З метою визначення очікуваної вартості предмету закупівлі було отримано наступні цінові пропозиції: ТОВ «Рона Інжиніринг» від 20.02.2023 року № 73, ТОВ «Компанія Крона плюс» від 22.02.2023 року №21/1, ТОВ «Енергія XXI» від 21.02.2023 року №48, що додаються.

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, вул. Ревуцького, 32 становить: (250000+ 240000+285000)/3=258 333.33 грн. з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, вул. Євгена Харченка, 29 (Бортничі) становить: (580000+580000+600000)/3=586 666.66 грн. з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, вул. Петра Григоренка, 41 становить: (250000+240000+285000)/3=258 333.33 грн. з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, бульв. Ярослава Гашека, 17/1 становить: (280000+280000+300000)/3=286 666.66 грн з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, вул. Академіка Єфремова, 24 становить:(420000+420000+435000)/3=425 000.00 грн з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, просп. Правди, 4 становить: (420000+420000+435000)/3=425 000.00 грн з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, вул. Лондонська, 3/2 становить: (500000+510000+525000)/3=511 666.66 грн. з ПДВ

Середня очікувана вартість послуг за адресою м. Київ, просп. Гагаріна, 7 становить: (300000+270000+335000)/3=301 666.66 грн з ПДВ

Таким чином, очікувана вартість закупівлі становить: 258 333.33 + 586 666.66+ 258 333.33 +286 666.66 + 425 000.00 + 425 000.00 + 511 666.66 + 301 666.66 =3 053 333.30 грн з ПДВ

Моніторинг № UA-M-2023-04-18-000038, оголошення № UA-2023-01-19-016099-a

Витяг із запиту замовнику на пояснення: у межах проведення Управлінням Західного офісу Держаудитслужби в Закарпатській області моніторингу процедури закупівлі «Бензин та дизельне паливо», інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2023-01-19-016099-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини 5 статті 8 Закону та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби в Закарпатській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 02.07.2018 №185 зі змінами, постала потреба в отриманні інформації (пояснення) із питань:

Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування розміру очікуваної вартості, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі?

Пояснення (інформацію та підтвердні документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.

На запит замовник  пояснення не надав:

Витяг з висновку за результатами моніторингу: за результатами аналізу питання щодо надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом установлено порушення абзацу 1 частини 5 статті 8 Закону.

При моніторингу будь-якої закупівлі чи це відкриті торги чи це закупівля без використання електронної системи Держаудитслужба надсилає запити замовнику на пояснення,  в яких просить надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких здійснено визначення очікуваної вартості, або запитує яким чином та на підставі яких документів визначено очікувану вартість закупівлі, або надати інформацію та розрахунки з підтвердними документами. Таким чином,  Держаудитслужба просить надати документальне підтвердження визначення очікуваної вартості закупівлі та навіть розрахунки очікуваної вартості.

Тож задля уникнення порушень радимо документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі, а також варто розробити документ, в якому буде описано метод розрахунку та здійснено розрахунок очікуваної вартості. Документальним підтвердженням можуть бути надані постачальниками цінові пропозицій, а також задокументована, згідно Примірної методики, загальнодоступна інформація про ціну, до якої відноситься в тому числі:

• інформація про ціни товарів та послуг, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах виробників та / або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «Prozorro» та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках;
• довідкові ціни на товари та послуги, що публікуються в спеціалізованих виданнях, які випускаються в друкованій та електронній формі або розміщуються в мережі Інтернет (у разі їх наявності);
• біржові котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж (в разі біржового товару);
• дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань;
• дані офіційних статистичних видань, в тому числі іноземних.

Підсумки

Використання Примірної методики носить рекомендаційний характер, тому при розрахунку очікуваної вартості замовник може використовувати як Примірну методику так і власний затверджений порядок чи методику визначення очікуваної вартості. В свою чергу при визначення очікуваної вартості необхідно дотримуватися принципу - максимальна економія.

Законодавство не містить вимог, щодо необхідності документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі. Але в свою чергу Держаудитслужба при моніторингу будь-якої закупівлі має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи). Досить часто Держаудитслужба надсилає запити замовнику на пояснення, в яких просить надати документальне підтвердження визначення очікуваної вартості закупівлі та навіть розрахунки очікуваної вартості. Тому, з метою недопущення порушень, рекомендуємо документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі: отримувати запити цінових пропозицій постачальників, задокументувати отриману в результаті збору та аналізу інформацію про ціни, а також розробити документ, в якому буде описано метод розрахунку та здійснено розрахунок очікуваної вартості.