Чи потрібна службова записка або інший документ від внутрішнього замовника для проведення закупівлі та обґрунтування її необхідності

Пунктом 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначено, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.

Відповідно до абзацу 1 пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Водночас важливим при здійсненні закупівель є взаємодія уповноваженої особи із внутрішнім замовником, про що йшлось в статті «Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?».

В свою чергу, з огляду на те, що відповідальною особою за здійснення закупівель, які здійснюються для потреб так званих внутрішніх замовників, є уповноважена особа / відповідальна особа замовники іноді задаються питанням чи потрібна службова записка або інший документ від внутрішнього замовника для проведення закупівлі та обґрунтування її необхідності? Тому далі з’ясуємо це питання.

Як було зазначено вище, абзацом 1 пункту 14 Особливостей визначено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

У відповідності до зазначеної норми вбачається, що здійснювати закупівлі замовники повинні у випадку, виникнення певної потреби в товарах, роботах чи послугах.

Відповідно до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» уповноважена особа - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Згідно даного визначення завданням уповноваженої особи є організація та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель, натомість інші види закупівель може здійснювати відповідальна особа.

В той же час, замовники, як правило, мають організаційні структури, які складаються з безлічі відділів, департаментів, служб та інших структурних підрозділів.

При цьому, уповноважена особа / відповідальна особа в основному здійснює закупівлі для таких відділів, департаментів, служб та інших структурних підрозділів, які виконують певні завдання в межах своїх функціональних обов’язків.

Відповідно, з огляду на те, що уповноважена особа / відповідальна особа здійснює закупівлі для таких структурних підрозділів задля належного проведення закупівлі та запобігання виникненню суперечностей між уповноваженою особою та структурним підрозділом замовника при здійсненні закупівлі, зокрема через ймовірне придбання товарів, робіт та послуг не з тими технічними характеристиками, які були необхідними структурному підрозділу замовника, потреба структурних підрозділів повинна бути задокументованою, до прикладу, у вигляді службової записки, в якій буде відображена потреба певного структурного підрозділу замовника у товарах, роботах та послугах та визначені певні вимоги до предмета закупівлі – технічні вимоги, строки та умови поставки товарів / надання послуг / виконання робіт тощо.

Окрім цього, в грудні 2023 року при оприлюдненні інформації про закупівлі в електронній системі закупівель, при створенні річного плану з'явилося додаткове поле, в якому замовники зможуть обґрунтувати доцільність проведення своєї закупівлі.

Так, поки виконання даного функціоналу не є обов’язковим, однак з часом, можливо, будуть внесення зміни в законодавство щодо необхідності обґрунтування доцільності проведення закупівель, а також через суспільний резонанс в останній час через придбання не найбільш нагальних товарів, робіт та послуг в умовах воєнного стану, внутрішнім замовникам в службовій записці доцільно обґрунтувати необхідність проведення закупівлі.

Далі пропонуємо приклад службової записки від структурного підрозділу уповноваженій особі для проведення закупівлі.

Приклад службової записки від структурного підрозділу уповноваженій особі /відповідальній особі для проведення закупівлі

Завантажити службову записку можна за посиланням