Здійснення закупівель складається з кількох етапів, які мають бути пройдені замовником задля укладення договору та отримання предмета закупівлі.
Одним із етапів при здійсненні закупівель шляхом укладення прямого договору є складення протоколу уповноваженою особою.
Водночас складаючи протокол уповноважена особа повинна враховувати положення закупівельного законодавства, зокрема щодо планування закупівель.
При цьому, при складенні протоколу в уповноваженої особи може виникати безліч питань, приміром щодо визначення дат в протоколі уповноваженої особи.
До прикладу, чи може дата договору, на підставі якого буде публікуватися звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, передувати складенню протоколу уповноваженої особи про затвердження/публікацію річного плану або змін до нього/здійснення закупівлі.
З’ясовуючи дане питання потрібно проаналізувати норми Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припиненя або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) та Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) та розглянути практику Державної аудиторської служби України (далі-ДАСУ).
Згідно з частиною 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Відповідно до зазначеної норми уповноважена особа в протоколі повинна зазначити про прийняття певного рішення, приміром, про затвердження/публікацію річного плану та змін до нього або ж про здійснення закупівлі та, приміром, може в одному протоколі зазначити про затвердження/публікацію річного плану та змін до нього та про здійснення закупівлі шляхом укладення прямого договору та публікації звіту про договір, укладений без використання електронної системи закупівель.
Заразом пункт 14 Особливостей визначає, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки.
Відповідно до частини 1 статті 4 Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі - річний план).
Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
З огляду на наведені норми, проведенню самої закупівлі, зокрема закупівлі, яка здійснюється шляхом укладення «прямого» договору, повинно передувати затвердження/публікація річного плану або змін до нього, які оформлюються складенням протоколу уповноваженої особи.
Тобто згідно розглянутих норм дата укладеного договору не повинна передувати даті складення протоколу про проведення закупівлі та/або затвердження/публікації річного плану або змін до нього.
Натомість зазначення в договорі дати, яка передуватиме складенню протоколу про здійснення закупівлі та/або затвердженню/публікації річного плану або змін до нього суперечитиме вище наведеним нормам Особливостей та Закону.
Зазначеної позиції дотримується ДАСУ.
Позиція ДАСУ
Моніторинг № UA-M-2023-10-03-000035, оголошення № UA-2023-09-15-001650-a
Витяг з висновку за результатами моніторингу: за нормами пункту 14 Особливостей №1178 закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно до частини першої статті 4 Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель, закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Під час моніторингу, на запит Західного офісу Держаудитслужби, Замовником надано протокол уповноваженої особи Замовника від 14.09.2023 №100/УО щодо прийняття рішення про внесення змін до річного плану закупівель на 2023 рік на закупівлю без використання електронної системи закупівель евакуатора з маніпулятором MAN LE 25.264 вартістю 1 399 500,00 грн та оприлюднення відповідних документів на веб-порталі уповноваженого органу протягом п’яти днів з моменту їх підписання.
Водночас, проведеним моніторингом встановлено, що договір №3545/2023/4038937 за досліджуваною закупівлею укладено 07.09.2023, тобто до прийняття рішення про включення такої закупівлі Замовником до річного плану закупівель на 2023 рік (14.09.2023).
Таким чином, Замовником закупівлю товару за договором від 07.09.2023 №3545/2023/4038937 на суму 1 399 500,00 грн проведено з порушенням пунктів 3 та 14 Особливостей №1178 та частини першої статті 4 Закону не у відповідності до річного плану (до включення вказаної закупівлі до річного плану закупівель).
Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App
Моніторинг № UA-M-2023-09-19-000051, оголошення № UA-2023-09-13-003586-a
Витяг з висновку за результатами моніторингу: Відповідно до наявної в електронній системі закупівель інформації щодо закупівлі за ID: UA-2023-09-13-003586-a (капітальний ремонт елементів благоустрою громадського простору по вул.Івана Франка в с.Сухоріччя Львівського району Львівської області; ДК 021:2015: 45450000-6 — Інші завершальні будівельні роботи) встановлено, що договір №285-ВР сторонами укладено 12.09.2023 тоді, як вказану закупівлю до річного плану закупівель Замовником включено 13.09.2023 (UA-P-2023-09-13-001357-a) тобто після укладання договору.
За нормами пункту 14 Особливостей №1178 закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів).
Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно до статті 4 Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель, закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Таким чином, Замовником закупівлю робіт за договором від 12.09.2023 №285-ВР на суму 1 185 000,00 грн проведено з порушенням пунктів 3 та 14 Особливостей №1178 та статті 4 Закону (до включення вказаної закупівлі до річного плану закупівель).
Відповідно замовникам потрібно враховувати зазначені положення Особливостей та Закону щодо планування та здійснення закупівель, а також наведену практику ДАСУ, задля проведення закупівель без порушень закупівельного законодавства.